河南省民办高校档案管理研究

引言

对民办教育给予鼓励和支持，一直是中国特色社会主义教育体系的重要体现。2002年颁布的《中华人民共和国民办教育促进法》和2010年教育部颁布的《围家中长期教育改革和发展规划纲要（2010—2020年）》明确规定了民办教育的形式、组织和活动。为使河南省民办教育更进一步的发展，河南省教育厅于2017年发布了《河南省教育事业发展“十三五”规划》，指出要大力支持民办学校发展，提高办学质量。2018年河南省人民政府发布《河南省人民政府关于鼓励社会力量兴办教育进一步促进民办教育健康发展的实施意见》，建议不仅要充分发挥党在民办学校中的主导作用，而且要在制度和机制创新方面率先行动。

长期以来，由于民办学校体制的制约和自身的不足，相对于公办学校，民办高校的档案管理明显比较落后，因此，如何使民办高校的档案管理丁作与自身的成长相适应、相协调地发展，已经成为业界和学术界迫切需要解决的现实问题。

一、国内外研究现状分析

国外的“私立高校”这一概念对应的就是我国的民办高校，他们非常重视其档案管理工作，尤其是信息资源的利用，因此，有许多关于私立高校档案工作的相关研究，其中以研究开发利用高校档案信息资源方面的文献为主。Phumzile Hlophe认为应该预先测度用户的潜在需求，主动引导用户取得信息，加速建设高校档案的数字化进程等。Sei-ichi Koike认为提升档案馆的服务水平，可以通过内部网站、举办专题展览和召开研讨会等方式。Kim，Heejung提出了改进档案资源数字化，深化与学校图书馆等管理部门的联络程度。Y·Lemay认为可以用评估的方法，研究学校档案部门服务效率的相关问题。

国内学者主要针对信息化建设和管理体系两个方面展开研究。高强指出要以网络建设为基础、以信息技术为支撑、以信息资源为核心的原则建设档案信息化。张丽指出发挥信息化档案的实际效用，就要结合自身特点，运用技术设备，重视建设数字资源。张宏慧等学者认为民办高校的档案管理工作应结合自身情况，同时借鉴其他高校和企业的档案管理经验。毕再丽从档案管理的特点、管理体系和管理队伍等方面说明了民办高校档案管理的创新措施。张寒梅认为相关部门要根据民办高校本身的规律特点提供指导，档案管理办法不能一成不变。康艳侠提出在探索适宜民办高校自身特征的档案管理体系的同时，要充分利用现有的信息资源和社会资源。

经过以上分析，虽然关于民办高校档案管理的研究并不算少，但是针对其外在影响因素的研究比较欠缺。我国关于民办高校档案管理的现状、问题和策略研究仍然比较宏观、抽象，缺乏结合民办高校自身特点的针对性研究，本文探索正好可以弥补这一空白。

二、河南省民办高校档案管理的基本认知

（一）民办高校档案的性质

1、基础性。民办高校在教育、经营和管理等活动中形成的各种文件资料，具有保存意义，被记录归档的文件就形成了档案。民办高校档案最普遍的特征就在于它的基础性，主要体现在其信息的积累性和管理的伴随性两方面。首先，其信息资源的不断积累不仅可以为民办高校在教育、宣传、科研等方面给予材料支持，也能够在凭证依据、法律诉讼等方面提供佐证素材，每一所民办高校的无形财富都包含着这些日积月累的档案资源;其次，管理的伴随性主要是指在民办高校管理工作中，与档案管理有关的工作无处不在，以及在民办高校发展过程中，档案管理具有客观存在性的特点。

2、服务性。通过合理地开发利用档案信息资源，可以使其具体价值得以充分体现，主要表现为提供服务。民办高校档案的服务性要求档案人员在工作时不仅要快速地对档案利用需求作出应答，还要注重服务质量和服务效率、提高主动解决需求的意识，也就是在提供服务时要做到及时、高效和主动。

3、文化性。我国民办高校的发展历程并不久远，却都致力于建设与自身特色相结合的校同文化，展现自身文化魅力。民办高校档案作为校园文化的代表之一，有其独特的生产力，它的文化性是指其档案文化成果的造就以及档案文化服务的提供。民办高校的档案文件保存了大量有价值的信息资源，不仅可以升华凝练为知识理论，而且丰富了民办高校的物质文化。民办高校档案见证了过去，记录着现在并走向未来，它所记录的文化成果是全校师生的精神食粮。

4、涉密性。民办高校的资料文件虽大部分是对外公开的，但也有一些保密文件，这些保密文件经过归档就会变为涉密档案。民办高校档案的涉密性主要体现在机密性和自利性两方面。首先，机密性是指牵涉了保密文件的民办高校档案具有的机要性，保护民办高校的自身利益是机密性档案出现的首要任务;其次，自利性是指民办高校的档案管理要忠于高校本身的发展，民办高校档案具有资产的性质，它的所有权为高校自身，社会应该对民办高校档案的管理工作给予尊重。

（二）民办高校档案的特点

1、档案来源的社会性。民办高校档案的社会性指的是它与社会、人群、各类机构之间的紧密联系，其所有的信息资源均来自于社会，又都用之于社会，具体体现在三个方面。首先，民办高校在招收、培养学生的过程中所记录的档案材料，在日积月累的过程中能够全面反映高校的人才培养特点;其次，以社会各个元素为研究对象的科研成果经档案记录后又推广于社会;最后，作为一项文化遗产，民办高校档案是随着社会的发展演变而进步的。

2、档案产权的模糊性。依照国际惯例，产权的模糊性主要体现在法律与经济方面，民办高校档案产权也是一样。首先，完整的法律地位和有效的法律保护是判别民办高校档案产权是否清晰的重要法律标准，而民办高校档案产权并不完全符合这两个标准;其次，民办高校档案产权所有者的控制力较强、市场运行中的内在责权利的统一是民办高校档案产权清晰的经济标准，而我国民办高校目前还很难做到。

3、档案管理的效益性。效益管理，就是在民办高校的档案管理工作中采用价值高、效能高、成本低的原则。民办高校档案管理的效益性主要体现在三方面。首先，民办高校的档案工作是基于自身发展的需求，其切入点和落脚点都应放在提高效能上;其次，在建立科學高效的体制的同时，在管理相关机构、人员方面都要考虑成本投入;最后，在档案管理工作的各个方面都要充分利用信息资源，为各类需求做好服务。

4、档案管理的动态性。民办高校档案的动态性是其通有特征，主要表现为三个方面。首先，在数量和内容方面，民办高校的档案是随着高校发展和市场环境变化而不断更新的;其次，在管理模式方面，民办高校的档案管理的模式是与高校自身特点相适应的，不同发展阶段的管理模式是不一样的;最后，在工作人员方面，南于晋升几率小、待遇普遍低的特点，民办高校档案管理人员不仅具有专业不稳定的问题，还具有流行性大的特征。

三、民办高等学校档案管理工作存在的问题及成因

文章从民办高校档案管理的法律法规、组织机构及基础设备设施、专业人员素质、档案编研工作以及信息化建设等角度出发，分析了目前民办高校档案管理存在的相关问题以及主要原因。

（一）存在的主要问题

1、档案机构及基础设施不健全。第一，档案管理机构缺失。有些民办高校在有能力成立专门的档案机构的条件下，并未设置相关机构、配置专业人员，而是由其他部门人员进行分管，使得高校档案散落在不同部门职员的手中。第二，基础设施配置不健全。在档案用房上，很少会使技术用房、库房以及阅览室独立开放。在库房的基础设施上，大部分的高校只装备了计算机、扫描仪等基础设施，而不具备除尘器、空气净化器、去湿器等档案专用的设备。

2、档案意识不强。第一，高层管理人员的档案意识不强。首先，很多民办大学的发展规划中不包括他们的档案机构的设置和基础设施的配置以及档案工作人员质量的提高等;其次，管理部门未确定档案工作的组织架构，也没有建立高校高层管理人员共同负责、不同级别部门共同参与的档案管理工作组织体系。第二，教师和学生的档案意识较弱。主要表现有：对档案认知有偏差，很多师生都只对人事档案有印象，并不了解人事与教研档案的差别;民办高校的很多师生不具备档案管理规范化意识，他们不清楚档案资料文件的各项规范要求，也不知书写材料必须耐用，使用字符必须标准化;大部分师生不清楚学校档案管理相关的法律法规和管理制度，导致平时的工作学习中缺乏归档的意识。第三，档案工作者没有意识到档案的必要性。这是学校档案意识不强的重要因素。主要表现有两点：一是宣传力度不够，民办高校档案认识的增强非常依赖档案工作人员的教育宣传;二是管理意识不足，河南民办高校档案工作人员对所采集的档案资料很少按照科学方法进行分类、组织、存储、编写和研究等，一般只会简单地进行分类、存储。

3、具体规章制度不完善。第一，类型不统一，内容不全面。目前，河南省民办高校档案管理制度存在较多缺失，如缺乏档案鉴定与销毁制度、档案统计制度、电子档案管理制度等。第二，缺少系统性。尽管一些民办学校建立了基本的档案管理制度，但因没有全局性的思路，就只制定了一些日常的管理制度。第三，不能较好地结合学校的实际情况。一些民办高校档案管理工作没有根据自身的实际情况来建立管理制度，因此，在实际应用和操作中存在一定的困难。

4、专业队伍建设不合理。第一，人员结构不合理。首先，学历、职称结构不合理，在河南民办高校的档案部门的职员里，博士生、硕士生只占少数，本科生、大专生相对较多，他们的职称一般只是初、中级，高级专业职称的比例低于全国平均水平;其次，档案人员老龄化问题突出。虽然招聘退休的高校公职人员可以胜任这份工作，但是也有其弊端，这些人的学习能力以及创新能力一般比较低，不利于民办高校档案工作的发展。第二，专业人员较少。在民办高校档案部门工作的专职人员，很少是专门学档案专业的，大多只经过较短时间的培训就开始工作了，档案管理水平较低。

5、编研工作不完善。第一，形式单一。大部分的研究编写成就是学校发展历史，荣誉证书集，专题文件册等等，缺乏创造力，并且没有密切关注民办高校工作的热点和难题，也未强调出民办高校的特点。第二，质量较低。目前在河南民办高校中，档案编研工作中“编写”形式较多，但“研究”的成就较少，大都是汇编等初级成果，多是原始文件的总结，深入的编写研究成果很少。

6、信息化程度不高。第一，档案信息化设施配备不健全。许多河南民办高校在档案应用技术核心设备上装备不足，档案信息采集设备的配置率也需要进一步增长。第二，档案应用系统的使用效果不佳。档案应用系统包括的内容有文件管理系统、档案外部利用系统、与其他高校系统的接口等，虽然河南民办高校使用档案管理系统的较多，但档案外用利用系统和档案网站建设状况不尽如人意。第三，数字化档案信息资源建设率低。在河南民办高校中，档案目录数据库建设已逐步由过去的手工检索转变为计算机检索，发展较好;但档案全文数字化的建设比较落后，这非常不利于民办高校档案工作效率的提高。

（二）主要成因分析

1、重视的程度欠缺。尽管河南民办高校的档案工作近年来虽然在改善，但还是没受到应有的重视，不能满足其发展的需要。造成这一现象的主要原因有两点。一是主要投资者对高校的档案管理不看重。绝大多数民办高校都是投资办学，独立运营，自负盈亏，所以这些创办者很看重成本和效益，而没有认识到有效的档案管理的重要性，对档案管理、人才引进等方面的资金投入不够。二是档案职工对档案管理工作不上心，这些多是因为档案人员的素质水平一般造成的。

2、办学水平不高。民办高校的档案管理与其管理模式、实力水平等密切相关，并与之形成相应的互惠关系。一般来说，民办高校的办学水平越高、管理模式越高效、社会认可度越高，对档案管理就越重视;而对于管理模式仍处于强家族式企业作风、办学水平较低的民办高校，对档案管理的态度就比较消极。总之，民办高校对档案管理工作的重视程度越高，就越能将其档案转变成信息资源，从而规避许多风险，树立好的社会形象，成为综合实力较强的高校;反之就越不容易实现长远发展。

3、自身发展局限。首先是经营理念引起的，民办高校具有一定的法律自主权，以及灵活的办学机制，且受政府束缚小。因此，民办高校更多地依赖于高层的意志，他们不理解档案管理对于民办高校权益的重要意义，更看重投资效益。其次是商业模式的局限性，我国民办高等教育的发展依靠市场，但投资者大多是商人，主要是以家族式管理方式為主。而随着民办高校规模的增大，家族式管理方式的弊端就会显露。最后，民办高校职工较高的流动性会削弱档案机构人员的档案意识。

4、法律法规缺失。目前，民办高校进行档案管理时所主要参考的法律法规中，并未确切提出任何具体的可操作的措施或者是针对性建议，这主要因为民办高校的产权权属划分不明确，进而在民办高校的档案管理政策制定方面，国家有关行政部门也有些不确定，这导致民办高校的档案管理比较粗糙。长期下来，会渐渐形成民办高校档案法律法规的空白区域，导致越来越多的问题。

5、行政引导缺乏。一是因为民办高校拥有一定程度的法律自主权，所以跟公办高校不同，民办高校的档案管理情况几乎是取决于他们的管理者;二是档案行政管理部门对民办高校的档案管理工作存在困惑。由于私立和公立高校在管理模式上的差异，导致行政部门针对公立高校的管理方式并不能直接用民办高校，只能借鉴一部分，所以行政部门比较难做到对民办高校的专业化引导和服务。

四、加强我国民办高校档案管理工作的策略

（一）提升档案管理意识

1、提高民办高校创办人及管理高层的档案管理意识。民办高校在档案管理方面并不如公立高校一般严谨，而民办高校举办人和管理高层对档案管理的态度是其档案管理工作水平的决定性因素之一。

目前，绝大多数民办高校负责人认为档案管理工作并不会影响学校整体发展，很难带来更大利益，没有必要投入太多资金;加之民办高校在法律上的一定自主权，更是限制了他们管理档案资料。针对以上固有思维，应当更重视民办高校档案管理工作的顶层设计，树立正确的高校档案观。首先是高校创办人强化档案思维，其次是在档案管理理念上进行转变和校正。将档案管理意识纳入学校发展全局规划中，充分意识到档案管理工作与学校发展之间的紧密关系，确保档案管理工作更好地开展。

2、加强民办高校师生的档案管理意识。民办高校师生的档案管理意识强弱对本校档案的完整性起直接制约效应，也与档案管理的质量有密切关系。所以，增强广大师生的档案管理意识，是做好民办高校档案管理的基础性工作。强化学校师生的档案管理意识主要应从以下三点下功夫：一是强化档案管理规范化和标准化意识，即在归档文件的拟稿、审核、签发、缮印、校对等等各个环节要符合档案管理的规范和标准;二是要有档案整合意识，要留意各类档案资料收集的齐全性以及完整性;三是加强档案移交归档意识，按照相应归档制度，将具有保存价值的文件材料及时向专有负责机构移交归档。民办高校师生作为高校中的最大群体，形成档案管理意识后，可以更好地为学校开展档案管理工作贡献力量，推动档案管理的规范化与科学化。

（二）完善档案管理制度設计

“无规矩不成方圆”，事实上，必要的制度是制约民办高校档案管理工作的关键性因素。完善的制度以其自有强制性和规范性，保障民办高校档案工作得以顺利开展，并对民办高校档案管理工作进行责任追究和监督。因此，加快建立健全民办高校档案管理工作制度，是充分高效发挥其档案价值的必要途径。

1、完善档案管理法律法规制度。目前我国仅有《档案法》对民办高校档案管理工作开展及档案内容保护起约束作用，但相关配套法律法规还不完善。因此，应当着重推动档案管理法律法规从以下三个层面予以完善：一是行政层面，是对民办高校提出的强制性管理规定;二是标准层面，是对民办高校档案管理的推荐性意见;三是文件层面，通过文件、通知、意见等形式发布解决民办高校档案管理工作中出现的新问题、新矛盾，填充民办高校档案管理工作的空白区域。而在制定和完善法律法规时，要深刻认识到其对档案管理_丁作的发展起到的保障以及束缚作用，更要熟知当代民办高校档案管理中每个业务环节的操作特点。在充足调研基础上，首先发布一部分单项档案管理规章制度，以点带面，等到条件成熟后再将规章制度上升为国家层面的法律法规制度。

2、完善民办高校档案管理具体制度体系。民办高校作为档案管理的主体之一，除了必须遵循国家相关的档案法律法规规章制度外，还要根据国家颁布的档案行业标准，结合本身的特点进行必要的补充、更改，以贴近民办高校的实际情况来制定适合自身的规章制度。一是针对学校本身特点制定档案管理工作章程，明确校内各级各部门档案管理权责分配及操作流程;二是对现行的档案管理规章制度予以修正和适当的补充，例如，对档案管理部门的机构属性进行整合，补齐民办高校的某些缺失档案，修改不正确、不规范的档案规章制度名称，合理地简化相关规章制度等。档案管理水平较高的民办高校，可以先行尝试建立档案工作奖惩制度、民办高校档案工作管理委员会等外部保障制度。但最关键的是要将档案管理工作作为一项长期计划，逐步完善具体制度体系。

（三）完善民办高校内部治理体系与治理能力

完善民办高校内部治理体系和治理能力，是响应党和国家号召，推动民办高校档案管理向正规化道路迈进的主要路径。

1、着力建立健全档案管理组织结构。明确的档案管理工作组织结构是推动民办高校档案发展的关键。随着我国民办高等学校的不断发展壮大，要尽快构建高层分管、各个职能部门及下属二级学院积极参与的档案工作组织体系，为民办高校档案管理工作顺利开展做好组织保证。同时要加快建立专职档案管理机构，高校档案管理机构的职责就是负责统一保管各类档案，为学校的自身发展提供有力的信息资源利用服务，各民办高校要根据自身的实际情况，建立健全与其办学规模相匹配的档案机构。

2、按需购买配置档案基础设施设备。民办高校档案管理的质量与基础设施设备的硬件环境建设息息相关。民办高校应根据本身的经济条件，选择高效实用、适合自身实际的档案管理硬件配置。基础设施与档案库如果滞后于其发展需要，不止会影响民办高校档案工作水平和形象，更会使档案部门在学校的地位“边缘化”;但如果需求与民办高校自身发展不符，对其的财力、人力、物力等资源也是一种浪费，档案部门也会由此处于相对被动的地位。

3、加强档案管理人员队伍建设。第一，要配备专职档案管理人员。民办高校要根据自身实际情况和档案管理具体工作任务适时地合理地配备专职档案工作人员，以保证其有充裕的时间和饱满的精力与去完成档案管理工作，逐步实现学校档案标准化、规范化和科学化的管理。第二，要完善队伍治理结构，改变人才管理理念，实现人才从单一向综合性、差异性人才的转化，促进档案管理人员资源的保障、开发和利用，持续完善档案人员队伍的管理结构。第三，积极引进专业人才。目前各高校都将“档案学”作为一门专业学科，民办高校要制定优惠政策以吸引专业上有较强能力的毕业生，使其加入档案队伍，为档案专业队伍建设注入新鲜的血液。第四，加强档案管理人员培训。以提高档案管理工作人员的可持续发展为长期目标，并且着眼于现在实际情况，挖掘其潜力与优势，加强对现有的工作人员举办针对性强的业务培训，使档案人员更好地适应现实工作，提高档案管理业务和管理技能。构建一支适合民办高校长远发展，结构合理、素质优良、充满生机、业务精干的档案管理队伍。

随着2002年《中华人民共和国民办教育促进法》制定以来，我国民办高校进入了快速发展期。民办高校的管理水平提升问题已成为目前社会各界关注的热点之一。但民办高校档案管理没有受到应有的重视，随着近几年相关政策和制度规定的出台，民办高校档案管理工作有了明显进步，取得了一些成就。在提升民办高校档案管理工作能力时，若没有较强烈的档案管理意识，民办高校档案管理工作定会较难推进。要提高民办高校高层管理者档案意识，并强化师生的档案规范化意识。此外，还需根据民办高校本身的实际情况，加强组织结构、人才队伍、基础设施建设。在完善民办高校档案管理内部治理结构的基础上，推动实现更规范、更标准、更科学的档案管理，积极地为民办高校可持续健康发展做出贡献。

作者简介：潘君（1971-），女，河南尉氏人，馆员（中级），研究方向：档案管理。

（责任编辑 李琳）