档案安全保障管理机制的构建探讨

丁国玲

摘 要：突飞猛进的科技在提升档案管理效率和质量的同时，也对档案信息安全造成威胁。为了能够营造良好的档案管理环境，要结合实际状况，遵循全面监控、相对稳定、实事求是、效益效率兼顾等原则，积极构建多个不同方面的安全保障管理机制，在保证档案管理安全的基础上，提供更加优质的档案服务，从而提升档案资料应用价值。

关键词：档案管理;信息化技术;安全保障机制;档案资源

【引言】

近年来，档案安全管理工作备受关注。要结合实际状况，融入先进管理理念，制定完善的机制、制度，为推动档案安全管理工作向制度化和规范化方向发展提供保障。本文从档案安全保障管理机制入手，结合开展管理机制构建工作期间应遵循的原则展开阐述，针对如何高效落实这项工作进行深入探讨。

1 档案安全保障管理机制概述

档案管理工作具有显著的系统性和复杂性。需要着重强调档案安全技术工作的重要性，否则会对安全管理工作有效性造成影响[1 ]。为了保证档案资源具有安全性和完整性，就要将档案安全保障管理机制构建工作落到实处，全面结合现阶段时代发展趋势，积极引入先进管理技术，从而达到提升档案安全系数的目的。

2 档案安全保障管理机制构建原则

现阶段档案管理工作存在一些不足，为了防止产生难以控制的问题，就要全面落实档案安全保障管理机制化构建工作，在体现出科学性与全面性的同时，严格遵循下面几项原则。

2.1 遵循全面监控原则

主要就是考虑到档案管理工作具体涉及的内容较多，同时也具有较强的复杂性，一旦存在不规范的管理行为，就会产生非常严重的安全问题，所以不能否认档案安全保障工作实际上属于系统性非常强的一项工程[2 ]。基于此，在构建档案安全保障管理机制期间，就要严格遵循全面监控原则，在对其中各个环节工作要点和难点进行细致分析的同时，做好管理方案规划和构架建立等多项工作，在从根本上排除安全隐患的同时，提升档案的安全。

2.2 遵循相对稳定原则

开展档案安全保障管理机制构建工作期间，是否与实际状况全面结合，对于该项工作能否高效落实具有决定性影响。考虑到此项工作具有较强的持续性，在实际机制构建工作时，就要严格遵循相对稳定原则;但是也要着重落实创新工作，防止产生人力和物力资源浪费问题，从而降低产生安全问题的概率。

2.3 遵循实事求是原则

各个单位在经营管理和发展过程中，实际应用的各项资源之间具有较大的区别。面对此种状况，实际落实机制构建工作时，就要遵循实事求是原则，根据自身发展目标和档案管理需求，对实际制定的机制构建方案进行优化。在此期间，要防止照搬其他单位或是其他国家档案管理方案的现象。

2.4 遵循效率效益兼顾原则

为了能够保证档案安全保障管理机制构建工作具有科学合理性，各个单位要全面结合经济学原理，做好深入分析和精准评估工作[3 ]。这样不仅能够防止该项机制造成较大的经济压力，也有助于进行统一管理，从而将经济效益提升工作与档案安全保护工作进行全面结合。

3 构建档案安全保障管理机制的主要对策

3.1 充分利用成功经验，健全完善组织机制

通过全面分析，能够发现档案这项资源，对于各个行业创新发展具有重要的推动作用。如果想要保障档案资源充分发挥推动作用，就要全面提升档案管理工作安全性。基于此，在前期阶段就要高效开展组织机制构建与完善工作。在此期间，不能对过于简单的方式进行应用，否则就会对档案管理工作开展的最终效果造成影响。在设定组织机制过程中，各个单位就要从不同角度对于组织机制进行分析，从而为后续显著提升综合效益奠定基础。

比方说：在招聘档案管理岗位优秀人才期间，负责人就要全面贯彻并落实招聘规范条件，同时也要结合岗位人才需求变化状况进行合理调整。通过做好这些工作，不仅能够招聘到更多档案管理优秀人才，也能将打造高能力和高素养档案管理团队这项工作落实到实处[4 ]。不仅如此，在对组织机制构建方案进行设计期间，与之相关的各个单位，要结合自身档案组织管理要求，借鉴和学习其他单位的成功经验，进而保证规划设计工作高效开展，达到显著提升工作效率和工作质量的目的。

3.2 梳理档案存储环境，积极构建风险机制

在实际落实档案管理工作期间，极易受到多项因素的影响，无形中就会埋下安全隐患。为了能够避免产生严重损失的风险，就要准确落实档案风险管控机制。在开展该项工作期间，需要在梳理档案存储环境的基础上，严谨有效地构建风险机制。同时也要确保风险机制具有针对性，否则不利于档案管理风险防范工作效率的提升。从客观的角度对风险机制构建工作进行分析，就会发现在落实这项工作期间，不可避免会产生风险问题。一旦忽视安全隐患的危害性，没能及时采取解决措施，就会增加产生风险的概率，这样不仅会对档案管理工作效率和质量造成影响，也会对相应单位各项工作的开展造成影响。因此，在落实档案安全保障机制构建工作期间，就要将具体的状况，与风险机制构建工作进行有效融合，进而重新开展风险评估工作[5 ]。每一个单位的档案安全管理要求存在差异，这就要求各个单位的档案管理风险防范机制具有自身特色。除此之外，始终都要以谨慎的工作态度来构建风险机制，从而为各个单位高效落实档案安全管理工作提供指导。

3.3 明确原有制度缺陷，逐步完善制度机制

档案安全保障管理体系构建期间，涉及的构建工作多种多样，其中制度机制构建工作不能忽视。即便有很多单位在使用传统档案管理方式期间取得了相应效果，甚至也创造出了非常可观的价值。但是在社会整体逐步发展的趋势下，多种具有创新性的理念和方法出现并被应用，如果在此种状况下还是对传统档案管理模式进行应用，将难以满足发展要求，甚至还会对档案管理工作造成消极影响。因此，为了能够更加高效地完成档案管理工作，为了能够保障档案管理要求，就要着重开展制度机制构建工作。在此之前，需要精准找出原有档案管理机制存在的不足，从而制定与之相对应的完善方案，其中非常关键的一项工作，就是要准确记录档案形成过程、具体发生的变化。在实际进入到档案成型阶段之后，需要将审查工作落实到实处，主要就是为了能够提升档案安全管理机制应用有效性。在最后阶段做好档案管理与维护等多项工作[6]。如果在开展档案维护管理工作期间，发现存在档案损坏问题，就要在第一时间向上级部门进行汇报，在此之后指派专业人员进行后续处理，这对于降低各项损失具有重要作用。

3.4 提升人力资源利用率，优化人员管理机制

社会整体发展，越来越注重档案安全保障管理机制构建的完善性，其是保障档案安全管理工作高效开展的一项基础条件。高效开展档案安全管理人员管理机制构建工作，如着重开展档案管理高能力人才培养工作，在不断强化其安全管理意识的同时，要求档案安全管理人员严格按照规范化要求做好各项工作。除此之外，各个单位还要构建具有科学合理性的奖惩机制，以此来激发档案管理人员的工作积极性，从而为我国档案安全管理行业向规范化方向转变，提供保障。逐步优化人力資源结构，结合档案管理各个岗位人员要求，推动档案安全管理工作逐步向现代化方向转变。

结束语：

综上所述，档案安全保障管理工作不能忽视，在落实各项机制构建工作期间，避免产生延续传统管理理念，使用传统管理模式的问题，要从多个角度出发，最大程度上避免产生档案遗失和错漏等问题。为了能够进一步提升档案管理质量和效率，档案管理工作人员要全面认知档案安全保障管理机制构建的原则和内容，在为后续人们查阅和利用档案提供诸多便利条件的同时，使档案资料充分发挥作用。

参考文献：

[1]盖凤.新时代信息数据化背景下企业档案管理创新思考研究[J].商讯，2021（11）：91—92.

[2]李月惠.保障数字化档案信息安全的措施研究[J].兰台内外，2021（10）：10—12.

[3]丁丽双.计算机技术在档案管理现代化中的运用探讨[J].兰台内外，2021（06）：24—25.

[4]杨晓灵.数字化档案安全体系建设探索[J].城建档案，2021（02）：34—35.

[5]裴鑫.高职院校档案安全保障现状调研及对策——以广州市高职院校为例[J].城建档案，2021（02）：121—122.

[6]杨志强.电子档案安全保障管理机制的构建问题研究[J].兰台内外，2020（04）：77—78.

（作者单位：曹县发展和改革局）