“数字中国”背景下的档案工作数字化管理

林妙影

摘 要：党的十九大报告中明确提出了建设“数字中国”的重要性及具体指导方针：“加快数字中国建设，就是要全面贯彻新发展理念，积极借助信息技术，将数字化融入到各行各业中，用新动能推动新发展，以新发展创造新辉煌。”可见，数字技术的广泛应用，为推动中国新发展带来了至关重要的影响。基于此背景，加强档案工作数字化管理，不仅能够提升档案工作的效率和规范性，还能增强安全性，进一步实现“数字中国”的建设目标。本文就数字中国背景下的档案工作数字化管理展开探讨。

关键词：数字中国;档案工作;数字化管理

十八届三中全会公布的《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》要求深化医药卫生体制改革，具体体现在“健全网络化城乡基层医疗卫生服务运行机制”“充分利用数字化手段，促进优质医疗资源纵向流动”“允许医师多点执业”等方面。多点执业的推行必须建立在患者病历数字实现在不同医疗机构之间的交换和共享的基础上，这就对区域卫生数字化、医院集团数字化提出新要求。对此，基于建设“数字中国”的时代背景，档案管理工作也应当积极向数字化靠近，借助多样化的信息技术，确保档案质量和安全性的提升，全面挖掘、发挥档案价值。

1 数字化档案管理的内涵

数字化管理作为新时代下档案工作的必然趋势，其主要是指运用电子档案代替传统的纸质档案，并全面实现文字、图像、视频等资料的自动化搜索和整理，不仅能够大大提升档案工作者的工作效率和质量，还能够方便后续的查阅、调取工作，降低成本投入，实现数据的备份和挖掘[1 ]。

档案工作数字化管理具有大量的优势，其不仅能够减少传统档案收集存储的物质空间，降低成本，还能够对相关数据进行及时的采集和归档，打破了时间和空间的局限性，提升了档案数据的真实性和准确性，确保了档案保存和利用的安全性，且能够使得各个部门的资源达到共享。

2 “数字中国”背景下档案数据管理目标

2.1 保障数据质量

随着信息技术的发展，档案管理工作在享受着数字化带来便捷的同时，互联网的开放性也在无形中增加了电子档案存储的风险，档案管理工作面临着文件易改、易丢的危机。档案数字化管理首先就必须要确保档案资料的质量，只有真实、完整的资料，才能够在后期发挥其真正的价值，才能够为相关人员提供决策依据。当前，相关电子存证平台大量涌现，正在逐步取代档案部门进行数据取证工作。如果档案部门没有运用合理的技术保障各个阶段的数据质量，那么就会使得个别数据失真、丢失，相应的利用价值也大打折扣。

2.2 维护数据安全

“数字中国”的建设必须要求切实保障国家数据安全，增强数据安全的预警和溯源能力。《数据安全管理办法》中明确规定了：“如果网络运营者以经营为目的收集重要的数据或个人敏感信息，应当明确数据安全责任人[2 ]。”对于档案管理工作来说，其更需要给予一定的安全保障和支撑，将档案数据的安全管理工作贯穿于全过程之中。管理人员要结合自身的理论知识和工作经验，精准地判断出业务流程中是否存在安全风险，并针对不同的风险制定针对性的应急措施。

2.3 加强数据开放利用

档案管理的本质目的就是实现档案的利用，发挥并挖掘其数据价值，由此便利人民生活，促进企业提质增效，更好地为社会和群众服务。一方面，各地政府部门要借助网络等数字基础设施建设，帮助各个企业、单位部门的档案管理实现数字化，不断加强设备资金的投入力度，扩大数据来源;另一方面，政府部门还要支持市场主体创新，最大化实现数据的开发利用，实现数据的共享和整合。

3 “数字中国”背景下档案工作数字化管理建议

3.1 完善档案数字化管理机制

首先，档案数字化管理工作必须要依据国家对档案管理的明确要求，构建健全的管理系统和制度条例，建立双重管理机制，不断约束并规范工作人员的操作行为。对数字化管理工作的内容进行细化，并根据档案部门的实际需求，设立明确的工作岗位，将各项职责落实到个人。建立合理的责任分配制度，制定更加程序化的工作流程，除了要全面实现数字化管理之外，还要确保档案管理工作的全面性和规范性，要求管理人员按照不同资料的类型、内容进行分类，将档案资料的格式做以明确和要求。

3.2 提升档案管理人员综合素质

档案管理人员作为档案数字化管理的主要执行者，其专业素质和职业道德直接决定了档案数字化管理的成效。档案管理部门应当积极注重对管理人员的招聘和培训，通过适当提升招聘门槛，定期开展培训活动，不断强化管理人员的数字化理论知识和技能，切实增强其计算机操作水平，能够灵活地将各种应用技巧运用到实际的工作过程中。

3.3 加强档案系统数字化建设

依据不同地区的档案部门实际需求，应积极推进数字化档案电子系统工程，加大資金和设备设施的投入力度，开发并利用各类先进的软件，以能够实现对档案资源的正确录入和处理，强化档案资料的开发与共享。

3.3.1 构建档案档案数据存储系统。采取网络在线储存或离线储存的方式，有效储存管理档案数据，为档案信息的开发与利用创设优质条件。采用照相机、扫描仪、计算机等现代化设备，切实增强档案信息数据存储能力。

3.3.2 构建档案管理模块化系统。建立档案管理模块化系统，主要是档案日常管理模块、电子文件存盘管理模块、数据采集传输模块等，如此便可直接浏览、修改与打印管理档案信息与数据。

3.3.3 构建档案查询系统。根据Microsoft SQL Server2008软件，查询管理档案信息。基于工作具体需要，录入、检索、查询与浏览档案信息与数据，局域网中的权限客户可按照自己的管理权限，电子浏览、提取与检索档案，获取全面、真实、完善的档案信息数据，分布式、多样化查询档案信息，以此来提高档案信息利用价值。