高校档案管理工作的信息化建设探究

石贞贞

摘 要：本文通过浅析新形势下高校档案管理工作特点，以及高校档案管理工作信息化建设的积极作用，对高校档案管理工作信息化建设中存在的问题进行了探讨，并提出了如何更好进行高校档案管理工作信息化建设的相关策略。

关键词：高校档案;档案管理;档案信息化

由于计算机的快速普及，极大推动了大数据、云计算等各种高新技术的快速发展，这些高端技术的应用可以不断提高产业的技术生产和运营效率，降低产业的运营成本，各行各业开始更加注重将产业与新技术结合，逐步与信息时代相融合，避免在发展过程中被时代逐渐淘汰。在高校档案管理相关工作中也是如此，随着我国高等教育体制的不断变化，高校招生规模逐步扩大，每年高校新生、毕业生、高校员工人数逐年增加，涉及的教学资料也越来越多，同时也增加了高校档案管理相关工作的开展难度，传统的纸质档案管理已经变得无法完全适应这种新形式。

因此，必须借助高效率、高配置的信息技术对其进行改革，通过促进档案管理与新技术的结合，提高档案管理的服务效率。高校档案管理的主要内容包括教学档案、人事档案、学校建设档案等，这些档案是非常重要的个人信息，如果丢失或损坏会对学校工作、学生、教师个人造成不良的社会影响。但目前阶段，高校学生档案管理工作还存在一些不足，因此积极加强高校档案管理信息平台建设也是高校适应时代快速发展和推进高校档案科学管理的必然要求。

一、浅析新形势下高校档案管理特点

新形势下，高校档案管理工作发展呈现出档案管理服务模式信息化、数据存储和档案资源整合利用管理数字化、资源整合自动化、资源利用管理服务模式多样化五大特点。首先，以高校档案管理中的主要应用场景为例，高校档案管理模式以各种科学技术为依托，利用大数据可以建立“档案数据库”，通过对专业统计数据的分析，准确合理地设置人事招聘岗位、合理管理毕业生档案、高效调派在校生档案、迅速准确地开展教学工作，从而实现各类人员信息的准确有效匹配。其次，还可以通过多媒体渠道信息采集全面的档案信息，实现可靠、高质量的高校档案管理服务。

1.高校档案信息存储和管理实现数字化

在高校利用信息化、数字化推进校园系统建设的背景下，逐步加快了高校教学档案管理向数据存量信息化、资源存取数字化迈进，将高校档案高效保护变成实体化，深化高校档案保护管理效能。以学校教学过程中档案管理的数字化开发为例，根据用户交互性、可操作性和信息安全性的不同需求，档案管理模式形成了内部网站工作人员经常使用的web客户端/web服务器框架结构模式和外部网站用户经常使用的web浏览器/web服务器框架结构。在信息系统管理架构上，初步形成了包括数据管理层、业务层、逻辑管理层和数据展现层的管理体系。并加入了管理数据库的应用选择和管理数据采集、系统管理和信息系统安全控制设计等相关内容，有效促进了档案管理技术水平和档案工作服务水平的提高。

2.高校档案管理的资源整合的信息化

随着高校建设现代化的不断深入，以数字档案信息技术为支撑的高校档案管理系统智能正在不断加快。信息化为充分整合高校现有的数字档案信息资源，实现高校档案管理资源的整合与共享提供了重要的技术支撑，档案信息的有机信息整合也加快推进。同时，高校的一些特色专业档案、师生档案等多种相关档案可逐步纳入高校数字档案馆，为今后不断进行高校档案信息的有机信息整合和共享奠定坚实的基础。

3.高校档案管理工作呈现多样化

随着高校档案管理工作的不断深入，服务高校科研工作、服务高校历史文化体系建设、服务高校历史文化研究逐渐成为高校档案管理工作的主要着力点，这也呈现出了当前高校档案管理工作的多元化发展特点。特別是高校档案资源也逐渐成为社会信息资源的重要组成部分，高校档案管理工作发生了很大的变化，由以前的只针对学校教学、教职工、学生的服务转变为与社会衔接的更广泛的工作职能，高校档案管理也由以前重视后端资源的收集转变为前端资源的收集，以便更好地进行多元化服务。

二、高校档案管理工作信息化建设的积极作用

在高校档案管理工作由传统向现代化转变的过程中，通过各项信息化手段的应用可以通过对高校档案信息进行数字化存储，进而便于划分成不同的类别，如教学档案信息、人事档案信息。这一明确的体系建设和遗失档案管理工作思路更加清晰，避免传统的纸质档案管理中存在的无法全面查看档案信息等一系列缺陷。对提高高校信息化管理的水平发挥着积极作用。

1.顺应高校档案管理的发展趋势

随着高校档案的不断增加，档案管理工作也随之增加。高校档案管理信息化建设利用技术手段的有效实施，通过数字化技术取代以往的手工方式，大大减轻了档案管理人员的工作量，提高了档案管理的效率，能够为广大师生带来更加便捷的服务，也能使档案资料保存年限延长。

2.提高档案管理工作人员的能力

信息技术已经广泛应用于各个领域，随着高校的不断发展，档案管理对管理人员技术和综合素质的要求也越来越高。作为高校档案管理人员，必须具备较高的数据处理和分析能力，为了高效地处理大量的数据信息，必须加强对信息技术的掌握。因此，数字化时期高校档案管理信息化建设的不断完善，通过引进新的管理软件和管理设备，可以在一定程度上提高档案人员的业务能力，有助于其自身技术的充分提高。

3.提高了学校档案管理水平

信息化档案管理工作将原来的人工管理和大量纸质文档存储转化为以计算机为主的信息化管理层面。将原来在密密麻麻的档案架中提取档案信息，发展到在电脑端全面操作，完成档案查找和调取工作，使信息资源在全校范围内，不受时间和空间的限制，得到充分的利用，并通过全院档案库信息化建设，将分布在各部门的档案资源整合形成统一管理，简化传统的档案管理中的许多烦琐程序。

4.促进各高校之间的档案资源共享