数字化环境下档案信息资源的整合及利用

余迎

摘 要：档案管理工作，属于企事业单位的主要工作之一，工作目的在于充分收集数据，为未来工作的开展提供指导以及证据参考。基于此，本文以数字化环境为背景，对档案信息资源的整合与利用方法进行了详细分析。首先，文章强调了整合与利用上述资源的重要性。其次，从数据的利用、系统的建设等方面出发，探讨了整合与利用的要点。最后，重点结合国家档案局《在2020年全国档案局长馆长会议上的报告》，对档案信息资源的整合与利用方法进行了研究。

关键词：数字化环境;档案信息;档案馆;信息系统

数字化环境基于互联网技术的发展而出现，为各领域的发展，创造了肥沃的土壤。数字化环境下，各领域运行所产生的数据量增多，且仍呈现不断增加的趋势，与此同时，各项信息化系统的应用，同样为社会运行效率的提升，提供了坚实的保证。档案管理工作，同样需结合数字化技术，提升对信息资源的整合与利用水平，如此方可持续提升管理质量，改善管理效果。

一、档案信息资源整合利用的重要性

数字化环境下，做好档案信息资源的整合与利用工作，符合国家对档案管理未来发展趋势的需求，同样有利于提高档案管理效率。具体而言，上述工作的重要性，主要体现在以下方面：

1.符合国家要求

国家档案局《在2020年全国档案局长馆长会议上的报告》中指出，当前，我国正处于“十三五”胜利收官时期，将马上进入“十四五”时期。在过去的几年内，我国企事业单位在档案管理工作中，取得了可喜成果，证实了当前所用管理模式的有效性。但如长期采取同一模式落实工作，极容易导致工作模式无法跟紧时代的步伐，致使管理效果难以达到预期。在“十三五”走向“十四五”的重要阶段，需要对档案管理工作进行创新，要积极结合数字化资源，在数字化环境下，对档案信息进行充分整合以及利用，确保信息能够发挥其价值，为有关领域的长远发展提供支持。

2.提高工作效率

传统的档案管理工作模式，具有一定落后性，具体体现在效率低、质量低、难度大、风险高四方面。上述问题的出现，与管理工作的实施者无明显联系，但与管理所用工具显著相关。在过去，工作人员所采取的檔案信息整合模式，一直以人工模式为主。随着近年来档案数量的增加，人工模式的弊端逐渐暴露。工作人员需要耗费大量精力，方可实现资源的收集，效率极其低下，且难度较高。另外，人工整合信息的过程，同样可能出现信息错误的风险，严重影响档案质量。在数字化环境下，将信息化工具应用到档案信息资源的整合与利用中，能够有效弥补传统模式的缺陷，更大程度提高档案管理效率，提升资源整合的便利性、有效性与准确性，同时使资源的利用率得到提升。

二、数字化环境下档案信息资源整合及利用要点

数字化环境下，有关领域应充分利用数据，积极应用软件，充分利用资源，方可使资源的整合与利用效果得到呈现。

1.充分利用数据

近年来，随着各领域发展规模的扩大，以及社会对人才需求量的提高，档案信息的数量正在不断增多。在上述信息中，不仅包括人力资源信息，且包含着我国居民过去的历程，以及相关领域过去的发展路径。不同的档案，其中所包含的信息千差万别。是否能够对其进行充分利用，关系着能否在其中找到规律，从而借助规律，对人力资源进行合理分配，制订未来的工作计划，确定下一步的发展战略与目标，从全局角度看，这对国家规范、长远的发展具有重要价值。2020年是不平凡的一年，在这一年里，新型冠状病毒肺炎暴发，以美国为代表的各个国家，经济发展速度均不断减缓，甚至经济停摆，市场陷入崩溃。在紧迫的形势下，在我党的领导下，在全国人民的共同努力下，中国成为全球唯一未受新冠肺炎的影响而导致经济陷入崩溃的国家，不仅如此，我国经济的发展反而稳步提升。上述成果的达成，与对档案信息的充分利用存在联系。在紧张的局势下，我国各领域充分利用了档案信息，实现了对疫情的有效控制，在大数据的支持下，借助数字化技术取得了多项突破。在未来的档案信息资源整合与利用过程中，工作人员同样需要以“充分利用数据”为要点，利用数字化技术对档案信息进行收集与处理。与此同时，在计算机中建立档案库，实现对大量信息的存储，以便需要时可对其进行利用。

2.积极应用软件

数字化环境下，档案信息的整合以及利用，离不开信息化软件的支持。信息化软件，又称信息化系统，是借助计算机终端以及网络技术而形成的一大系统，具备多样化功能。与传统的人员档案管理模式相比，系统的应用能够有效提升管理效率，并降低对档案资源进行整合的难度。对各项软件进行充分利用，可使工作人员随时对信息进行收集与整理，甚至可随时予以利用。

数字化档案管理信息系统，一般包括档案整理、保存、管理、利用、调取、统计、销毁等多项功能。有关领域需要以“积极利用软件”为要点，借助软件的多种功能，实现对档案信息的充分整合与利用。具体方法如下：（1）整理：在数字化管理的模式下，可实现档案信息的全文搜索、批量归档等功能，大大减少工作量和提高工作的准确性。（2）保存：有关领域可以利用信息化系统，对档案信息进行存储。信息在被接收后，均可存储在数据库中。数据库具有容量大的特点，存储性能极强。经过存储的数据，可长期存在于数据库中，工作人员可随时对其进行整合与利用。（3）管理：借助信息化系统，工作人员同样可实现对档案信息的管理，包括对信息进行更改、删减、增加等，档案库存信息一目了然。与传统模式相比，上述模式下信息的整合性更强。（4）利用：工作人员可在需要时，借助信息化系统对档案资源进行利用，提高工作效率。（5）调取：在信息化系统中，工作人员可采取多种手段对档案信息进行调取。在获取权限后，工作人员便可进入到系统中，通过输入档案信息的存储时间、档案名称、相关人员等关键词的方式，筛选出一批符合需求的档案信息。在上述信息中，工作人员同样可进一步筛选，确保能够在短时间内调取档案，并予以利用。与传统档案利用模式相比，上述模式下工作人员无须花费大量时间对档案进行归类，也无须在大量档案中查找需求档案，工作难度明显减小。（6）统计：在信息化系统中存在着运算功能，工作人员可利用上述功能对资源进行统计，便于发现其规律，从而针对性的予以应用。（7）销毁：工作人员可借助信息系统销毁档案，利用系统的功能，高效率的达到工作目的。