探究档案信息化管理中纸质档案的重要性

张瑞君

摘 要：适当的管理档案信息的方法可以提供有效的参考，以强调纸质文件的重要作用。纸质文件是传统的文件载体，该文件载体主要以纸和笔的形式显示，主要目的是相应地记录人类活动。现有文件的某些内容以图形格式显示，尽管电子文件在信息开发过程中变得越来越普遍，但纸质文件仍在文件管理过程中发挥着重要作用。本文分析了纸质档案在档案信息管理中的重要性，为相关研究提供参考。

关键词：纸质档案;档案信息化;管理;重要作用

引言

我国的计算机水平正在不断提高。随着计算机水平的不断提高，档案信息管理已成为档案管理的重点，但是纸质档案的重要性在档案信息管理过程中不容忽视，纸质文件在文件管理中也是非常重要的内容。在文件管理过程中，需要澄清的是文件信息管理不能完全替代纸质文件。

一、纸质档案综述

1.纸质档案的概念和特征

纸质档案顾名思义指的是将所有的信息记录在纸上，例如信件，电报，家庭账户，书籍，合同，重要的信息等等，这种记录方式可以将所需要的信息完整地保留下来，以供将来需要时进行参考。但是纸质档案记录信息的时间较长，使用起来特别方便。

2.纸质档案的好处

自创建以来，纸质档案馆已有约2000年的历史。具有如此长的历史寿命的原因具有电子档案无法替换的优势。首先，档案中的信息和载体是密不可分的，这种不可分割性也称为依赖性。因为记录在纸质档案中的信息非常稳定，可以长时间的保存，并且一旦封存不容易被更改，或者被销毁，并且纸质档案可以反映信息的独创性，但是在计算机系统上记录的资料有可能出现丢失、毁坏的情况，造成的后果也是不可想象的。纸质文件是用笔记下来所有的历史事件，文本和图表可以清晰地表示了时间和事件的基本背景，对公认具有很强的说服力，并且易于接受。此外，纸质档案馆是高度安全的，并由专业档案工作人员保存，纸质档案需要长期存放并具有专业的保管权，因此通常不容易损坏。当然，纸质档案在保存过程中会遭受氧化和水解，但是通过谨慎有效的针对性措施，可以有效避免此类问题，并可以保存纸质档案较长的时间。在保存纸质档案的过程中，档案的载体和信息是统一的，因此可以完全保证整个纸质档案信息的独创性，并且在使用过程中不容易篡改纸质档案信息，满足了一些可靠性的要求。而且，由于纸质档案信息和载体是紧密相关的，并且在变更过程中非常困难，因此应确保纸质档案内容的稳定性，并充分利用载体和信息。此外，纸质存档持久耐用的原因是在申请纸质档案过程中，只需要获取图表和文本就可以，而无须经过更多复杂的步骤。而且纸质档案持久耐用的另一原因是因为在使用过程中具有较长的保质期，在存储期间不会受到损坏。而且，在纸质档案的存储过程中，如果存储不当，则会发生氧化和水解，但是可以通过降低化学反应条件来解决问题，最大限度地延长档案的使用时间，提高纸质档案的价值。

3.纸质档案的缺点

纸质档案需要大量搜索并且效率低下，这可能会浪费资源。首先，纸质文件是排他性的，只能由一个人读取，这使得多个人难以同时共享。其次，获取纸质文件需要进行大量工作，获取文件所需的信息也很困难，从而降低了效率。

同时，纸质档案在记录、归档、装盒的过程中需要很多人的协同配合，而且在这些过程中还会由于工作人员的粗心而出现错误，为了尽可能地避免错误，还需要有专门的审核校对人员，只有严格地完成了这一系列的程序，才能保证整理好的档案有更大的实际价值。由此可见，纸质档案十分消耗人力资源。

纸质档案的管理与电子档案的管理相比也比较落后，电子档案是通过计算机來进行管理的，管理的各个程序在计算机上已经设计好了，基本不需要人力来负责，而且像档案丢失、档案出错、档案受潮等基础错误都不会发生，而纸质档案必须派专人来管理，同时，还要经常整理，检查某些档案是否丢了或者有破损的情况，如果发生了这样的情况，管理员们要及时补救，同时，管理员还必须认真记牢各个纸质档案的位置，以免需要查找资料时找不到。

所以说，纸质档案的管理一方面会消耗大量的人力物力，另一方面也不利于多人同时共享，导致了传播信息的速度变慢。

二、档案信息化管理背景下纸质档案的重要性

纸质档案是我国使用最早的档案形式，它在我国有着悠久的历史，纸质档案在我国存在了那么长时间而没有被淘汰，那它必然有着在档案信息化背景下出现的电子档案所不可替代的重要性，下面，我们就来认真分析一下纸质档案在档案信息化背景下存在的重要意义。

1.纸质物理文件具有更高的可靠性和更强的生命力

在数据管理时代，纸质档案比电子档案更加可靠，在文件信息管理的背景下，文件材料的详细开发和广泛使用已使其在纸质档案中可以有效保存和发挥原始文件的作用。

2.纸质物理文件具有更高的稳定性和安全性

在电子档案信息存储过程中，电子档案的安全性受到计算机的限制，其中，电子信息的安全性由于系统的不稳定性及其易受病毒和黑客的攻击影响，如果受到病毒的入侵，文件数据很可能丢失。而纸质文件本身非常稳定，并具有良好的安全性。

3.纸质物理文件可以保证文件的可靠性

档案馆的最基本作用在于保存档案的原始证据和法律证据。在存档的情况下，全面实现数字化。但是需要解决两个问题：电子存档的可靠性和法律效力。纸质档案的良好管理绝对可以保证其可靠性，而且纸质文件的信誉和法律效力远高于电子文件。在管理文件信息的过程中，很难判断电子文件的真实性，因此在这些更重要的文件中，为了使电子文件具有真实性和法律效力，还需要保存原始纸质文件。

4.纸质物理文件具有更高的稳定性和安全性

在计算机软件存储信息文件有时是不安全的，因为计算机软件可能会受到病毒和黑客的攻击，造成信息文件的丢失，以至于造成不必要的损失，由此可见，电子信息存储的安全性较差。而纸质档案是在纸上记录下来的，如果管理的比较严格，不会有丢失、损坏的现象发生。与纸质文件相比，计算机相关的软件及其信息在保存时有一些缺点，电子文件在传输和使用方面利用率较低，因此需要采取相应的保护措施。如今，网络黑客和病毒严重威胁了计算机网络系统和电子信息的安全，计算机网络防火墙的建立以及病毒检测和查杀系统可以在安全保护方面发挥重要的作用，但是随着黑客和病毒修复工作的不断完善，电子档案信息中可以依赖的安全保护技术和方法很难再提供安全保护。因此，需要保存纸质档案，现如今纸质档案的安全管理模型和经验已经非常成熟，为了确保信息环境中电子档案的安全性和可靠性，不仅要不断创新和开发、应用各种类型的信息安全技术手段，以保证纸质档案的安全性。