信息化在中职档案管理中酌应用探析

王海诺

摘 要：随着我国经济与科技的不断发展，信息化技术在各个行业中也逐渐起到了不可替代的作用，给人们的生产和生活带来的巨大的便利，同时也在推动着各个行业的发展。就中职类院校而言，进行高效的档案管理工作十分重要，但是现阶段很多的中职院校的档案管理工作并不到位，无法帮助中职院校更好进行发展。中职院校的档案管理工作不仅仅关乎中职院校的进一步发展，更关乎学校的教育改革能否有效开展，教学质量能否得到有效提升。现阶段很多中职院校在开展档案管理信息化建设时存在着一定的不足之处，影响其进一步的稳定发展。为了更好开展中职院校档案管理工作，本文针对档案管理信息化建设中存在的问题进行探究，并提出相应的解决措施，从而为中职院校的发展奠定良好基础。

关键词：中职院校;档案管理;大数据;信息化建设

中职院校的档案类型不仅仅包含了学生档案还包含了人事档案，这些档案不仅仅关乎学生未来的毕业与就业，更关乎每一位学生在未来工作生涯中的发展，如果在学生的毕业阶段档案出现了问题，那么很可能会导致学生无法正常毕业，甚至会由于人事档案存在问题，导致学生在未来工作中无法正常享受各种福利待遇。随着教育改革的推行，中职院校的学生数量越来越多，所以档案数量不断增加，如若继续采用以往的档案管理方式，必定会影响档案的管理效率，不利于对人事档案和学生档案的正常管理。为了实现档案管理效率的提升，从而推动中职院校的进一步发展，应当引进更加先进的信息化管理方法，利用信息化的方式来对档案进行更加高效的管理。信息化的管理方式能够节约大量的资源，能够高效快速实现对人事档案内容的信息交互，大大提高了档案的管理效率。

一、中职院校档案管理现状

目前，由于我国对于信息化档案管理技术的普及較晚，同时由于部分地区教育资源不均衡，所以很多的中职院校在档案管理上都采用的是传统的管理方法。在信息化档案管理方法进行普及时，很多中职院校并不愿意进行相应的改革，由此可见，传统的档案管理方式已经成为很多中职院校档案管理的固有方式，这种管理观念已经根深蒂固。但是在信息化技术的发展之下，越来越多的学校都进行了信息化改革，使得教学效率和教学质量都得到了大幅度提升，如果不对传统的档案管理方式进行改革，必定会降低学校整体的运行效率，阻碍学校的进一步发展。

现阶段大多数中职院校的档案管理是通过纸质材料进行的，随着学生数量以及档案变动的增多，进行档案信息记录时需要消耗大量的纸张和时间，在记录时还需要有大量的人力来进行校对，一旦产生错误也难以更正。人事档案不仅仅关乎学生未来的工作，更是一个人在未来享受工资待遇、社会保障等福利的依据，是对一个人人生轨迹的重要记载。纸质档案在转运过程中极易丢失，同时会占用大量的存储空间，不仅如此还要时刻注意保存方式，一旦档案出现受潮或者失火就会造成巨大的损失。现阶段学生与教职工的档案信息都有着十分重要的作用，如果发生档案的损坏或者丢失，会严重影响他们的学习与生活。在进行学生档案的调阅或者更新时，需要经过烦琐的查找，大大降低了档案管理的工作效率，对此应当积极推广信息化档案管理建设，促进中职院校档案管理的全面优化。

二、中职院校档案管理存在的问题

1.缺少对档案管理的重视

现阶段中职院校档案管理信息化建设和水平较低，最主要的原因是由于学校缺少相应的重视，中职院校为了更好提高教学质量和教学效率，把大部分的精力集中在招生和教学上，缺少精力开展档案管理信息化建设。此外，现阶段信息化档案管理系统还不够成熟，仍然存在着一定的不足，同时开展信息化建设时还要引进相应的专业设备和专业人才，需要消耗大量的人力、财力，对于大多数中职院校而言这一开销是十分巨大的，因此无法实现信息化档案管理建设工作的开展。

2.档案管理者管理水平低

在传统的档案管理模式下，档案管理者的工作内容简单，其专业素养较差，缺少对于计算机知识的了解，无法对计算机和信息化设备进行操作，所以无法胜任信息化的档案管理工作。这就使得很多中职院校不能够及时改进档案管理方法，导致档案管理整体的信息化水平提升缓慢，不能够更好适应时代的发展。

3.信息技术不够成熟

随着信息化技术的不断发展，信息技术的覆盖面不断扩大，给各个行业发展带来机遇的同时也带来了全新的挑战。传统的档案管理方式虽然存在着诸多的弊端，但是能够很好地保证档案的安全，如果采用信息化档案管理方式，就必须要保证数据库的安全等级足够高，如果被不法人员侵入很可能会导致档案信息的丢失，造成不可挽回的巨大损失。现阶段信息化档案管理技术对于数据的安全性还无法保障，仍然存在着数据被窃取或修改的可能，并且软件在使用时无法对管理者的权限进行明确的要求，缺少结构化、系统化的管理方式，同时缺少专业人才的维护与管理，很可能会出现数据安全的问题。

三、档案管理信息化的必要性

1.时代发展的必然结果

随着信息技术与数字化技术的不断发展，信息化已经成为大势所趋，信息行业的发展正在不断加快，人们对于信息的处理与管理能力不断加强，当然管理信息化建设存在的问题终将被克服。随着中职院校的不断发展，各种类型档案的数量不断增加，越来越多的单位需要对学生的人事档案进行调查与交互，并且对学生人事档案中的信息进行调查，为了能够更好地将档案信息进行管理，提高信息的查找效率，就必须开展信息化档案管理建设。现阶段各行各业对于信息技术的需求越来越大，这必定会促进信息技术的更新换代，所以信息化的档案管理必定会成为未来发展的趋势。

2.提高资源共享效率必然需求

随着信息化技术的不断发展，高效成为人们工作与学习不断追求的目标，所以越来越多的企业与学校都开始利用信息化的办公方式，利用信息化方式不仅能够很好地保证信息的时效性还能够提高信息的传递效率。对此，中职院校不得不开展档案管理的信息化建设，只有如此才能够更好与社会需求相对接，同时改变资源的管理模式，实现档案管理资源的高效共享，从而提高档案使用和传递效率。