基于财务档案管理的问题及完善对策

周艳荣

财务档案管理作为面向经济业务领域的档案管理工作，近年来虽然受到了更多的关注与重视，但在相关工作实践中，却仍然存在着一些比较明显的普遍性问题，而财务档案管理工作的整体发展，也因此受到了较大的限制。基于此，本文对现阶段财务档案管理工作存在的诸多问题进行了分析，同时围绕财务档案管理问题的应对策略展开了探讨，希望能够对相关财务档案管理工作的优化改进与有效开展起到一定促进作用。

财务档案管理通常包括会计档案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件管理、决议档案管理、合同档案管理等内容，不仅能够依据各类合同、票据等原始记录，对经济活动进行真实反映，同时还可以为财务管理决策提供重要参考依据，对财务管理工作的有效展开能够起到很大帮助，而从提高财务管理水平的角度来看，针对财务档案管理问题及相关对策的研究，自然也是十分必要的。

一、财务档案管理工作中的主要问题

（一）工作制度有待完善

在现代财务管理理论的影响下，财务档案管理工作的受重视程度已经得到了较大提升，但针对财务档案管理的相关工作制度建设，却仍然处于相对滞后的状态，并未能够形成统一的管理标准，而在缺少统一制度标准作为基础支撑的情况下，财务档案管理工作的有效性自然也会受到直接影响。例如在财务档案的收集阶段，由于很多业务人员的财务档案管理意识尚比较薄弱，未能清楚认识到自身在提交档案资料、财务信息等方面的责任义务，因此常常会出现各部门数据难以共享、财务档案收集难度较大的问题。而在档案整理归档阶段，相关财务档案管理制度的缺失，则会使财务档案分类、组卷、排列及目标编制的规范性大大下降，并导致财务档案存放混乱、丢失等问题。

（二）专业人才有所不足

与其他档案管理工作相比，财务档案管理的工作要求更高，要想保证各项工作任务的有效落实到位，档案管理人员不仅需要具备档案管理方面的良好专业素养，同时还需要熟悉掌握财务会计领域的各项专业技能。然而从目前来看，由于国内的专业财务档案管理人才仍比较少，相关人才培养体系也不够完善，因此很多财务档案管理岗位都并非是由专业人员担任，各方面专业素养都着一定的缺失，而这也使得财务档案管理的工作质量受到了较大影响。例如在合同档案管理方面，很多合同文件归档前都需要进行专业审查，确定合同签订时间、具体条款、附件等内容的完整性、准确性，如果档案管理人员对合同档案管理不够了解，那么在审查合同文件时就很可能会出现疏漏。另外，有些财务档案管理人员虽然具有着良好的专业素养，但却存在着工作态度消极、工作行为随意等问题，职业道德素养存在明显不足，这同样会使財务档案管理的工作质量受到影响。

（三）制度执行难度较大

除工作制度的缺失问题外，当前财务档案管理工作在制度执行上同样面临着不少的困难，尤其是在财务档案管理本身专业性要求就比较高的情况下，相关制度要求的落实执行更是会显得十分具有难度。例如有些财务档案管理人员的工作观念比较陈旧，常常会将财务档案管理看做是简单的收支凭证记录，对财务档案管理复杂性也缺乏清醒认识，即便相关法律法规与制度规范中已经对具体工作细节提出了明确要求，也同样未能按照制度规定来进行工作行为约束，进而导致了工作制度执行不到位的问题。有些财务档案管理人员则存在着工作积极性不足的问题，常常会为了应付监管而执行工作制度，对于监管存在缺失的工作内容，工作制度要求的贯彻落实则会大打折扣，最终导致财务档案管理粗放化的问题。

（四）档案应用相对局限

财务档案管理并非是对各类财务档案的简单收集、归档、整理、保存，而是要通过各项档案管理工作来保证财务档案的完整性、真实性、规范性，使其能够为相关财务管理决策或其他管理工作提供支持。但在现阶段的财务档案管理工作中，由于很多管理人员对财务档案的重要作用仍缺乏全面认知，对财务档案的应用也主要局限在责任事故分析、经济前景预测等方面，即便各类财务档案能够得到有效管理，也很难在相关财务管理工作中得到有效应用，这显然是不符合财务档案管理工作目标的。另外，从财务管理的角度来看，如果财务档案管理不到位，相关档案资料中的信息存在缺失或错误，那么据此展开的财务管理决策就很容易出现偏差，因此在当前财务档案管理工作质量难以保证的情况下，财务档案的应用范围同样会受到很大限制。

（五）信息化建设相对滞后

在信息化技术得到广泛应用的背景下，信息化已经逐渐成为了未来财务档案管理工作的必然发展方向，而面向财务档案管理的相关信息化建设，也随之在财务部门中得以全面展开。但需要注意的是，由于财务部门的信息化建设要求较高，相关信息化建设工作的推进速度也比较缓慢，无论是对硬件基础设施的建设，还是对相关先进技术方法、软件工具的引进，都处于相对滞后的状态，因此信息化财务档案管理的优势同样未能得到充分发挥，而档案财务管理工作整体工作效率、工作质量的提升，也同样受到了很大限制。

二、财务档案管理问题的有效应对策略

（一）加快工作制度建设

面对财务档案管理工作规范性不足的问题，还需从财务档案管理的相关工作制度建设入手，将档案资料收集、归档、整理等方面的各项工作要求明确下来，为细节工作的有效落实执行提供详细标准与规范。例如在档案资料的分类管理方面，应在财务档案管理制度中将财务档案明确划分为凭证（如原始凭证、记账凭证、其他会计凭证）、账簿类（如总账、明细账、日记账、各类辅助账簿）、报告类（如月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告）、合同文件、财务人事档案、税务资料、银行资料等几大类别，以便于实现对复杂财务档案的准确分类。而在归档管理方面，则需要在档案管理制度将归档顺序及档案内容要求明确下来，如封面信息（如单位、年月、名称、卷号）、审查标准、登记归档时间等各项归档工作要求，同样需要在相关制度中进行详细阐述。另外在存档阶段，如为纸质财务档案，则还要根据档案零散程度、查阅频率的不同，在制度中区分订本式、活页式等不同存档方式的适用条件。

（二）重视专业人才培养

档案管理人员作为财务档案管理工作的执行者，其业务能力、专业水平、职业道德素养都会对财务档案管理的有效性产生直接影响，在当前专业财务档案管理人才相对较少的情况下，要想保证财务档案管理工作的有效开展，同样还需通过相关培训教育工作来对专业人才进行培养。在业务能力方面，由于财务档案管理具有着很强的复杂性，因此为保证财务档案管理人员提升业务能力，还需依托完善的工作制度组织常态化的培训活动，组织财务档案管理人员对档案资料分类、凭证管理、合同档案管理、档案室环境控制等方面的制度要求展开学习，以保证所有财务档案管理人员都能够准确理解工作制度要求，并在实际工作将制度要求严格落实到位。同时，针对财务档案管理的特点，还要注意将财务会计方面的专业知识纳入到培训内容中来，为财务档案管理人员提供学习财务会计专业基础知识的机会，使其能够更好的适应财务档案管理工作。而从职业道德素养的角度来看，则需要加强对财务档案管理人员的思想教育，高度强调财务档案管理工作的重要性，明确财务档案管理在财务管理决策乃至整个企业发展方面的关键性作用，以帮助财务档案管理人员树立正确的职业道德观念与工作责任意识，使其能够以更加积极、认真、负责的态度参与到实际工作中来。

（三）加强制度执行监管

在完善的财务档案管理工作制度下，各项制度要求执行落实同样显得至关重要，因此面对财务档案管理制度执行难度较大的问题，还需由财务部门面向财务档案管理工作建立完善的工作監管制度，通过对财务档案的随机抽查审核与定期巡查，全面了解财务档案管理人员的实际工作情况以及相关工作制度的落实执行情况。同时还要将财务档案管理的制度执行监管与相关奖惩机制联系起来，一旦发现财务档案存在分类错误、归档混乱、原始凭证缺失等问题，则需要追究财务档案归档、整理等相关工作的负责人，按规定对其进行惩罚，以实现对财务档案管理人员工作行为的有效约束，保证制度要求能够严格落实到位。

（四）拓展档案应用范围

对于财务档案应用范围有限的问题，一方面需要加强对财务档案管理工作的规范，保证财务档案的全面性、规范性以及档案资料内容的完整性、准确性，为财务档案的广泛应用创造良好基础条件。而在另一方案，则需要针对财务档案的应用范围进行拓展，引导财务管理等各岗位工作人员将财务档案应用到编制财务、成本计划、解决经济纠纷、打击经济犯罪等工作领域中来，以凸显财务档案的重要作用，积累财务档案应用的相关经验，进而实现对财务档案的广泛应用。

（五）持续推动信息化建设

从长期发展的视角来看，要想是财务档案管理工作的现存问题得到有效解决，同时还需要准确把握信息时代下财务档案管理工作的发展趋势，针对财务档案管理积极开展信息化建设，尽快将纸质财务档案转为电子档案，同时在各项经济业务活动中对电子凭证、电子合同进行推广，建立完善的财务档案管理信息系统，以充分发挥出信息化财务档案管理的优势，实现财务档案管理工作效率、工作质量的稳步提升。

三、结语

总而言之，现阶段的财务档案管理工作虽然仍存在着很多普遍性问题，但只要能够从财务档案管理制度建设、制度执行监管、专业人才培养等方面入手，采取有效的应对策略，就必然能够使现存问题得到有效解决，实现财务档案管理水平的进一步提升。

（作者单位：河南省疾病预防控制中心）