新时期医院档案信息化管理的实现路径分析

李军伟

发展是解决一切问题的关键。发展必须是科学发展。而信息时代背景下，信息化则是实现科学发展的先决条件和内在驱动力。作为承担重要公共服务功能的医疗机构，医院档案不仅是记载海量历史信息的平台，更是以借鉴历史经验促进医疗技术创新与管理优化的重要源头。而医院档案信息化管理不仅是在技术层面提升品质和效率，更是基于先进技术推动思想意识转型升级的重中之重，需要格外加以关注。

一、医院档案信息化管理的重要意义

（一）提升管理品质与效率

信息化对于企事业单位管理工作最首要和突出的意义莫过于提升管理品质和效率。传统人工管理模式下，医院档案完全依赖人工进行收集、整理、查询，极其有限的管理人员面对近乎无穷的档案显然不成比例。这不仅给管理人员造成沉重工作压力，而且无从谈及时效性。不仅如此，人工操作难以从根本上避免人为失误的情况。比如档案破损、污渍、残缺乃至遗失等问题始终存在，势必不同程度影响到档案重复应用水平，也会随着时间推移逐步降低档案管理品质。正因如此，不少医院档案管理长期处于低质低效、乏人问津的恶性循环状态，以至于档案管理工作逐渐边缘化，成为缺少关注的管理末端环节。

但信息化管理则能从根本上解决以上所有问题。信息技术的光速传输与海量存贮首先有助于解决人工管理的品质与效率问题。只要确保原始档案录入时全面、详尽、准确、真实，其后无数次浏览、查询和使用都不会出现数据缺损或遗失等问题。加之信息技术大幅缩短了应用时限，将人工管理状态下以“天”为单位的管理时限压缩至“分钟”乃至“秒”，可在最大程度上实现实时化、实效化。显然，这种基于信息技术支撑的高品质和高效率将同时满足档案使用者与管理者各方的现实需求。

不仅如此，随着大数据分析、人工智能等众多前沿技术逐渐深入应用，档案管理信息化还将助力医院各类档案资源实现自动分析与智能分析，进而使档案管理成为提升医疗服务品质和管理水平的核心要素之一。无疑，这对改变当前部分医院档案管理相对边缘化困境大有帮助。

（二）实现资源优化配置

在大幅提高管理品质和效率的基础上，医院档案管理信息化还将助力实现资源优化配置。比如在部分医院改扩建项目完工后，针对院内各科室分配办公场所的问题上，档案室便可依据掌握的历史信息提出优化建议，或从历史分配信息中发现不合理、不科学的地方加以改良等。

这种基于既有档案的优化和改良不仅有理有据，提高了资源管理与分配的可靠性，也将在更大程度上降低资源配置的主观性与盲目性，使有限的资源得以应用于需求最急切的环节，同时避免人为臆测带来的不必要浪费。不仅如此，更加优化的资源分配还将助力医院节省开支、降低成本，将省下的资金与资源投入技术升级、项目研发等环节，从而推动医院服务与管理事务的长远发展。

二、医院档案信息化管理的常见问题

（一）重视程度相对有限

客观上看，医院档案信息化管理与技术业务和其他管理工作的信息化发展进程在启动时间上基本相当，也在医院整体战略规划中占有一席之地。然而相较于技术业务与其他管理工作信息化更加直接的效果展示，档案管理信息化的价值体现相对隐性。这就造成不少医院自上而下形成了相对忽视档案管理信息化建设的不良趋势。而这种重视程度相对有限的情况直接或间接地影响到了医院档案信息化管理的可持续发展。

比如在涉及投入方面，档案管理信息化建设往往是被常态化顺延的备选项。也就是说，当面对资金、物资或人员等有限资源的投入时，档案管理信息化建设常常位居末席。一旦资源相对紧张、稀缺，则档案管理信息化“轮空”便成为首选。如此一来，各种资源的投入或补充便断断续续、时有时无，档案管理信息化建设也在这种缺乏关注的状态下时断时续，给信息化建设的系统性和规范性形成较为严重的负面影响。

（二）制度建设相对滞后

由于缺少足够重视带来的又一类问题是制度建设相对滞后。医院档案管理信息化在制度建设方面长期存在循规蹈矩、因循守旧的情况。具体来说就是在制度建设方面缺乏与时俱进的优化改良，长期受制于陈旧落后管理制度的束缚和局限难有突破。

比如档案管理及其信息化建设过程中缺少科学、合理、客观、有效的管理标准，且管理流程过于笼统、简单，细化程度不足、可执行性欠缺。

又如负责档案管理的工作人员缺少清晰和准确的分工，管理实践中责权无从区分，造成人人负责又无人负责的混乱状态。

再如不少医院在档案管理人员队伍建设方面存在专业水平低、技术能力差等问题。这是由于在管理规则制定的起始阶段就存在制度缺失和空白，体现在管理实践环节就出现入行门槛低，能力要求少的情况。如此便造成具有专职档案管理资质的人员数量不足，而兼职管理人员却为数不少。更有少数医院将档案管理部门作为容纳关系户的场所，吸纳既无理论知识又无专业技能的外行从事档案管理及信息化建设的核心事务等。

这种制度建设方面的不足直接导致档案管理信息化建设出现片面化、局部化问题，是新时期医院档案管理工作面临的又一显著缺陷。

三、新时期医院档案信息化管理的实现路径

（一）转变观念、提高认识、建立健全管理机制

要使一项具有改革性质的管理模式落到实处，前提之一就是管理理念的高度具有颠覆性的突破意识。也就是说，医院档案管理信息化的实现首先需要的是管理观念的时代化变革，需要对陈旧落后的管理思维及其机制进行充分全面的超越。因此，新时期医院档案信息化管理实现的先决条件之一就是转变观念、提高认识。

尤其是领导干部和院方决策层成员需要充分认识到档案管理信息化建设对医院长远发展、现代化管理具有的决定性意义。只有自上而下形成了关注档案管理信息化建设的整体氛围，医院档案管理工作才能从习以为常的人工模式提升到更加科学、理性、现代的信息化模式。

要在意識和观念的层面实现超越和突破，档案管理信息化首先需要被纳入医院战略决策的一揽子方案内。比如在各类资源投入比例的规划层面，档案管理信息化建设不能继续作为轮空首选项，而是需要保持相对稳定的投入比例。即便医院获取资源的能力或机会极其有限，针对档案管理信息化投入占比也需要在维持低比例的状态下保持延续性。即，针对档案管理信息化建设的投入比例可以较业务或技术投入更低，然而不能存在随意中断、可有可无的情况。

这是由于长期延续的投入才能确保信息化建设在日积月累之下实现从量变到质变的飞跃，才能经由足够时间的积淀实现品质与效率的超越。不仅如此，保持资源投入的延续性也是对档案管理信息化建设高度重视的体现，是提醒院内成员关注档案管理及其信息化建设的重要手段。

在此基础上，建立健全管理机制不可或缺。比如从原始档案形成开始，标准化、精细化原则就需要充分体现在体制机制层面。也就是说，针对档案管理及其信息化建设的管理制度需要涵盖从原始档案形成直至最终进入平台的方方面面。完善的制度设计不但是为了保障管理的规范性，也是为了实现有章可循，确保每个关联环节不因制度缺失而人为臆测、主观操作。这既是保证原始档案品质的主要措施，也是为了在全面信息化建设进程中确保对档案数据的完全识别、科学管理和充分利用。

（二）实事求是、因地制宜、持续适度增加投入

前面已经提到保持对档案管理信息化建设的资源投入延续性的重要性，然而不同区域经济发展程度不同，区域内医院经济基础、资金实力必然大相径庭。这对于医院各项成本支出的影响极其重大。而体现到每个医院管理实践中，就需要结合自身实际情况，实事求是、因地制宜、持续适度增加投入。

对发达地区实力雄厚的医院而言，丰沛的资金和资源决定了其在档案信息化管理实现过程中可以尝试一步到位，也就是一次性添置齐备建设信息化所需的各项软硬件设施设备。同时随着数据量持续增加，院方也有实力保持扩容。

不过对相对欠发达和不发达地区的医院则有不同。这些地方医院经济基础相对薄弱，每年获得财政资金支持力度相对有限，能够用于档案管理信息化建设的资金和资源势必相应减少。更有不少医院长期面临资金不足的困境，改进技术和优化业务等方面所需资金已极为紧张，涉及档案管理方面的投入更加捉襟见肘。因此，这些地方医院可以尝试小步慢行的方式分阶段投入。

比如首先从配置最基础的信息化硬件设备着手，以满足各科室至少一台可联网的信息化终端为起点，其后逐步增加诸如存贮器、扫瞄仪等辅助设备。考虑到医院档案数量上的庞大性，在确保安全的前提下，采取本地存贮结合云存贮的方式保存档案数据是投入不足状态下的可选策略。

（三）破除信息壁垒，提高安全水平

部分医院推进档案信息化管理的进程中，协作性不足是影响信息化建设水平的又一重要因素。也就是信息化建设过程中存在信息壁垒问题，档案数据在标准化、全面性方面存在不足。这其中固然存在技术水平的负面影响，也有不少人为阻碍的因素。因此，医院还需要加强宣传教育，督促各部门之间加强配合协调，保障档案传递的品质与效率。

同时，信息技术应用及平台化管理始终受到安全性制约，需要在信息化建设中格外警觉。一方面，医院需要形成档案信息化安全管理的常态监督和审核机制，也就是保持对平台安全性的高频率检验和测试。另一方面則要定期升级各项安保措施，包括传统的防火墙和更加前沿的密钥管理或指纹识别等。

四、结语

医院档案管理信息化改革起步时间较早，也积累了一定经验。然而至今仍有部分医院档案管理信息化存在种种问题。这其中固然有对先进技术理解不尽深刻、应用不甚完备的重要原因，但归根到底还在于管理理念层面重视程度有限，受到传统粗放化管理残余影响依旧所致。因此，新时期医院档案管理信息化发展一方面要重视软硬件方面的持续性投入，确保信息化技术与时俱进，满足客观环境的各种要求。但另一方面更要提高思想认识水平，秉承精细化、人本化、科学化原则，以信息化思维引领档案管理转型升级。这不仅是新时期医院档案信息化管理有效落实的重要手段，也是基于科学发展战略推动医院管理工作信息化发展和提质增效的必由之路。

（作者单位：张家口市第五医院）