企业印章管理及其风险防范研究

李莉

企业的印章是企业生产经营管理中行使企业职责的工具和凭证，对公司开展正常的生产经营活动具有重要的作用和影响。正确、恰当的使用印章能够助推企业正常业务的开展并保障企业的合法权益。但是，印章如果使用不当，不仅使企业正常业务无法开展，还可能带来相应的经济损失和法律责任。在企业实践中，由于印章使用不当引发的重大经济损失案例屡见不鲜。因此，探讨企业印章管理及其风险防范具有重要的现实意义。本文在分析企业印章管理及其风险防的重要性基础上，深入探讨了企业印章管理中涉及的关键风险点及其表现，并针对性的提出了企业印章管理优化及其风险防范的对策建议。

一、引言

某上市公司，由于法人私自违规使用企业印章，为一些公司筹措资金签订担保合同，由于担保发生，为企业造成担保达10亿元的经济法律纠纷。某烟草企业，由于单位公章管理不善，出纳私自使用单位预留银行印鉴，用现金支票和转账支票把单位账户资金取现、转入个人账户，供自己非法占用与使用，造成企业1000多万元的资金损失。

通过以上案例可以看出，企业印章是企业身份和权力的证明。盖有企业印章的文件，是受法律保护的有效文件，同时意味着企业对文件的内容承担法律责任。企业印章如被他人盗用或冒用，很可能给企业带来不必要的纠纷和企业无法承担的责任。企业的印章是企业生产经营管理中行使企业职责的工具和凭证，对公司开展正常的生产经营活动有重要的作用和影响，管理好印章的使用，并控制相应的风险具有重要的现实意义。

印章有很多种类，对于企业主要有公司的行政印章、合同专用章、财务专用章，公司部门印章，还有党委、工会、团委、支部印章，涉及建设成立项目部的有项目部印章，公司有关协会印章，如果有分公司或子公司的也有相应的分子公司印章，还有公司法人、负责人等个人印章用于公司业务。

上述印章在公司属于不同的部门，使用环境各不相同，但如果对外使用，都代表了公司的行为。一旦使用印章后，都具有代表公司的性质，公司都要承担相应的法律责任并承担相应的法律后果。公司印章对外往往都涉及投资或资金等方面的事项，这样印章带来的都是重大财务、经济及投资等风险。因此，企业需要防范印章管理中可能出现的各种风险。

二、企业印章管理涉及的关键风险点及其表现

印章的管理和使用存在各种风险，因印章管理及使用不善给许多企业带来了诸多经济损失及法律纠纷等，但还是有很多企业视而不见，没有充分认识印章管理的重要性，对印章管理的重视程度不够，仍然在印章的管理和使用中对风险认识不足和重视不够。主要有以下一些风险。

（一）印章刻制枚数不规范的风险

单位印章刻制的数量没有明确规定，即没有认真研究公司需要哪些印章，该刻制多少枚印章，何时刻制，何时启用等情况。由于没有统一规划，各部门或分子公司随意刻制印章，导致印章刻制混乱。同时，印章的刻制没有公司审批流程，私自随意刻制公司印章的风险。

（二）印章刻制地点不规范的风险

没有在公安机关定点或指定单位刻制印章，不及时备案刻制的印章。由于随意找地方刻制印章，同时没有及时备案，对印章使用风险埋下了巨大隐患。

（三）印章使用制度不完善的风险

一些企业没有印章管理制度，使用印章没有相应审批流程，印章使用全权由印章管理人员决定。这种情况会造成印章使用随意，未经领导审批私自用印和对用印内容管理不严格的情况发生带来风险。

（四）对用印内容审核不严的风险

对印章使用内容审核不严格，违规在空白纸张或空白票据上用印。由于纸张或票据空白会给居心叵测的人及犯罪分子留下可乘之機，利用空白漏洞谋取不正当利益。甚至可能在空白支票或空白纸张上用印的情况发生，产生巨大的用印风险。

（五）没有专人监督用印的风险

印章没有专人保管，如果因工作需要，有人随意携带印章外出及使用，缺乏有效监督，就存在使用印章失控的风险。

（六）印章使用登记不详实的风险

印章使用台账管理混乱或无使用印章管理台账的风险。印章使用没有进行有效登记，同时没有相应的台账记录等情况，会导致以后无法有效溯源印章的使用情况。

（七）印章保管不善的风险

印章保管不善，导致印章丢失或被盗用的风险。一些企业没有设置专人保管印章，印章保管制度不健全。印章保管随意，谁用后谁就保管，容易造成印章丢失或被盗，由于保管混乱，可能导致印章丢失或被盗后，单位不知道，没有及时去公安机关报案或公告作废，给企业留下用印造成损失的风险。

（八）出借资质使用印章的风险

一些企业为了扩大生产经营规模，允许出借资质，承揽业务等情况，包括允许挂靠企业使用印章等等。印章是代表企业的行为，一旦用印企业就要承担相应的责任。

（九）对项目部印章重视不够的风险

对项目部印章的管理不重视、不严格、不规范。一些企业认为项目部工作范畴有限，用印也只限于项目部业务，没有对项目部印章的使用引起高度重视，对项目部印章的使用范围及审批没有加以约束，造成项目部印章使用失控，给企业带来一定的法律风险。其实项目部印章也是公司印章的一部分，一旦用印也是代表公司的行为。

（十）未及时收回印章的风险

一些企业在公司部门调整及项目撤销、分、子公司解散等情况发生后，没有及时收回印章和销毁相应印章的工作，导致印章管理缺失，带来一些潜在风险。

（十一）对印章丢失处理不当的风险

一些企业对印章丢失或被盗及仿冒等问题重视不够，没有采取及时报案或登报作废等处理办法，造成给企业带来重大损失的情况发生。

（十二）其它风险题

印章使用的其它风险。如企业印章被不法分子仿制仿冒等情况发生，给企业带来的不确定风险。

三、企业印章管理优化及其风险防范的对策建议

企业做好印章管理并防范相应的风险是一件非常重要的事情。针对前述企业印章管理中存在的各种风险，建议从以下一些方面采取措施：

（一）企业合理刻制与企业业务相适应的印章

企业应根据企业的体制机制及业务范畴，认真研究企业需要刻制哪些类别的印章，合理安排印章的刻制数量，并由公司有关部门统一组织刻制。对印章刻制及发放使用等进行严格统一管理，任何部门或个人未经公司统一安排和审批同意不得随意刻制与公司有关的印章，公司要搞好印章刻制的档案管理。

（二）规范刻制印章，及时备案

刻制印章要根据国家相关法律法规要求，由企业有关职能部门到公安机关定点或正规的印章刻制单位进行公章刻制，并进行备案。坚决杜绝找不正规单位或街边地摊及个人刻制企业印章的行为发生。因为到不正规地方刻制印章，就可能留下了企业印章被仿冒、仿制的风险。

（三） 规范印章的启用

企业对印章的启用及使用范围要下发正式的文件予以明确。对于临时机构刻制印章，也要公司统一去办理印章的刻制及备案等工作。公司未下发启用印章的文件，不得使用。

（四）严格印章使用审批

企业对于印章使用的登记和使用审批管理统一规范模式。对于用印台账的格式要统一并记录资料清晰明了，能有效记录用印人员姓名、用印事项、何人批准、用印时间等情况。用印章审批要严格按照企业批准的权限进行审批。审批人也要在登记台账中亲自签名，不能代签。用印必须由印章保管人亲自盖印，不能把印章拿给别人自己使用。

（五）落实用印监督

印章的保管要有专门的保险箱保管存放，设置双人管理保险箱钥匙。取用印章必须两人在场，相互监督印章的使用。因特殊情况，要携带印章外出时，必须经过有关领导的批准，同时要有监印人随同出行。

（六）搞好印章使用台账

建立印章使用台账制度，印章使用应有规范的台账记录，合理設计台账记录表格，明确用印人员、用印事项、用印审批领导签字确认事项，以使资料便于保存，也便于以后对用印情况进行查找追溯。

（七）加强内部审计

内部审计是企业有效防范内部风险的一种有效手段。企业监察审计部门定期检查印章的使用与管理情况，也是对企业印章落实审计的要求，对发现问题及时处理，能有效防范印章管理使用不当给企业带来的风险。

（八）规范印章使用范畴

企业要加强部门、分子公司、项目部等下属单位的印章使用管理。公司要下发文件，明确下属部门或分子公司、项目部等单位印章的使用范围和审批权限。如部门印章就只能用于内部行文及内部业务，不能对外使用及开展对外业务;项目部印章不能对外签订任何合同事宜;分子公司的印章使用也有严格的条款约束等。

（九）严禁出借资质

根据国家相关法律法规，对于企业严禁出租出借资质证书及非法挂靠行为的发生。合法经营是企业健康发展的生命力，作为合法企业严禁出借资质的情况发生。

（十）及时销毁作废印章

企业要及时回收和处理已撤销的部门、项目部或支部、工会、分子公司等的印章，并对已使用的印章管理台账作妥善存档保管。不能对于已不存在的部门或单位的印章疏于处理。

（十一）加强维权

企业对于发现仿冒本单位印章的情况要及时采取向公安报案等处理措施，用法律手段维护企业权益。同时，要把发现仿冒印章的情况及时在报刊或重要媒体发布通报等，及时向社会公开，全面维护公司利益。

四、结语

综上所述，印章的使用和管理必须严格和规范。只有通过制度约束和流程管控，才能有效防范印章管理中的漏洞，避免印章使用不当或管理缺失给企业带来巨大的管理风险和重大的经济损失。随着社会经济的发展，现代企业管理制度更加规范与完善，落实精细化管理已是每一个企业的必修课。企业对印章的管理也一样更加严格和规范。

企业对印章管理中存在的法律风险要有充分的认识和具体的管理措施来防范风险。对于印章的保管和使用都要有明确的制度及使用管理规范。从制度入手，规范印章的使用，防止因制度的不完善及印章制度执行不力等带来的风险。同时加强全员的法制教育，提高大家的遵纪守法意识和行为。在印章的使用中守住底线，不碰红线，全面维护企业合法权益。

（作者单位：金铁集团有限责任公司）