信息时代办公室档案管理工作的改革与创新探究

【摘  要】档案是本单位各类历史事件的真实记录和凭证;档案管理是本单位各项管理工作中的重要组成内容。办公室在一个单位中发挥着轴心作用，档案管理是其管理工作的重要内容之一。当前，互联网技术与电子信息技术实现飞速发展，为加强档案管理工作提供了新的途径和方法。本文对信息时代，办公室主要以文书档案为例，对如何实现档案管理工作的改革与创新进行分析和探讨。

【关键词】办公室管理;信息化;档案管理;解决措施

引言

办公室由于工作内容和性质，档案管理的对象通常以文书档案为主。同时，它也是档案管理工作的重点和难点之一。其产生于单位的行政管理事务中，种类多且数量大。文书档案在管理上，具有系统性和严密性，流程复杂，程序严格 。它主要包括收集、分类、整理以及存储几个主要管理步骤。此外，开展档案利用，如借用时，也要履行严格的手续。由于档案利用对促进本单位发展和行业进步来说，具有十分重要的社会意义，因此，档案管理工作更应该引起足够的重视和关注。

1.办公室对文书档案进行归档的意义和作用

办公室管理工作中，文书档案是本单位重大历史事件的重要载体，文书档案归档工作具有十分重要的意义和作用：

1.1能为后续工作打牢基础

文书档案是单位的重点历史事件的原始记录，在收集整理这些檔案并保证其真实性完整性方面，文书档案的归档工作要求严格，并一般以一年为一个周期，具有时限性。正由于文书档案归档工作是保证后续工作开展方面发挥着重要的基础作用，应此，应该做到应收尽收，对需要及时进行文书档案收集并归档。

1.2能促进工作效率提档升级

无论什么单位，它的管理工作都是要承前启后的，按照一定的规则展开的。即，它的延续性较为突出。实现规范管理的办公室，使包括文书档案管理在内的各项管理工作始终在规范有序的框架下进行，把工作效率提高到一个新的水平。文书档案归档工作不但是管理水平的高低的具体体现，也能有效提高资料信息整 理收集难度，从而促进各项管理活动的高效展开。

1.3能为单位科学决策提供借鉴

办公室管理的文书档案，全面而真实地记录了单位的历史大事，是记录单位发展的进程的全记录，在建设单位文化工作方面发挥着重要基础性资料作用。对其进行科学分析，可以紧密结合近期单位发展趋势，制定出科学的决策，使其更具科学性，是单位领导做好科学决策的好帮手。

2.办公室在信息时代进行文书档案归档的主要不足

2.1信息化管理仍然滞后

近年来，科学技术的进步速度可谓是有目共睹。以电子信息技术为例，它已经使我们的生产生活发生了巨大变化，更极大地提高了各行各业的工作效率和工作质量及强度。但同时，我们也应该看到的是，办公室在进行档案归档工作时，虽然也较多的应用了信息技术，但其范围仍然并不够广泛，纸质档案仍然占据了主要部分。由于其易破损或丢失的特点，对归档管理工作造成了一定的不良影响。加上应用软件缺少，部分工作人员在电子信息技术方面知识储量不足，实际操作能力弱，影响了信息化管理工作的效果。

2.2档案管理意识应进一步加强

对于档案管理工作，很重要的一点是意识问题。部分单位领导受多种原因影响，对办公室文书归档工作的重要性认识不足，档案管理意识亟需要加强。这方面，主要表现在部分单位领导认为这一项工作没有什么专业技术含量，随意找一个人就能做，故而，由老、弱、病人员负责此项工作的占了一定比例。同时，文书档案管理做的基本上都是幕后工作，收入水平普遍较低，影响了工作人员的工作积极性，更影响了其工作效率。

2.3规范管理程度亟需要提升

当前而言，大部分单位对办公室文书档案归档工作已经有了充分的认识，并结合实际，在积极促进办公室文书档案归档工作方面，做了许多工作，开展了许多活动。但是，在实际工作中，管理制度应进一步健全，应进一步抓好管理制度的执行方面，仍然有较大的提升空间。此外，由于监督机制尚未完全执行到位，也使工作人员开展文书档案归档工作过程中存在着一定的随意性，“错档、失档”现象也不同程度存在，同时，由于难以及时发现，也影响了档案管理工作效率的提高。

3.解决文书档案归档中相关问题的具体措施

3.1统筹文书档案归档工作管理

档案管理工作与一个单位的各部门都是密不可分的。为此，单位应成立档案管理工作领导小组，指定牵头负责部门，定期举行会议，切实帮助专兼职档案管理人员树立和提高文书档案归档意识。同时，还要做好档案管理工作的定期检查，做好规范考核，加大档案相关法律法规、规范及其作用的宣传力度，进行定期检查，并把考核结果纳入业绩考核中，还应适当提高档案管理人员待遇，提高其工作积极性，保证档案归档工作顺利推进。

3.2发挥和利用好电子信息技术

积极利用发挥电子信息技术的优势，将电子信息技术逐步植入到办公室文书档案归档工作中并做好持续性完善，使纸质档案逐步被电子档案所取代。这样，不但能够有效提高工作人员在开展档案收集、档案储存以及借阅与处理等方面工作效率的同时，更能有效促进整个单位管理工作的提档升级。主要做法可包括，引进文书档案管理专业软件，建立网络平台等，实现数据信息快速传输与处理。

3.3强化专业化人才培养

档案管理工作具有较强的专业性，为此，应该坚持专业的事由专业的人做。应严格把住档案管理人员入口关，一方面，可以在单位内部实行准入制，只有符合一定标准和要求的人员方可从事此项工作，一方面，还可以适当提高薪酬待遇，以引进高素质专业人才，从而促进办公室文书档案归档工作的效率与质量双提升。此外，还要重视上岗人员上岗前的培训考核，加强现有人才培养，定期开展专业化培训，提升他们的综合素养。

除做好以上方面之外，还应该切实加强文书档案的制度化管理，实现明确流程，明确标准，明确目标，促进本单位文档案归档工作的提档升级。

4.结语

总之，办公室文书档案是本单位整体重要信息的真实反应和真实记录，会对本单位的正确决策与发展发挥着重要的促进和借鉴作用。信息化时代，办公室文书档案归档工作重要性应该引起更多的人重视，更应该在充分认识到当前不足的基础上，积极改进，促进这项工作提档升级。

参考文献

[1]党景丽.文书档案数字化归档管理模式的探讨[J].甘肃科技，2019，35（23）： 73-74+54.

[2]王平.信息化技术在医疗设备档案中的开发及利用[J].中国医疗器械信息，2019，25（21）：158-159.

[3]谭娜.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].文化创新比较研究， 2018，2（31）：131+133.

作者简介：包丽梅（1986.04-），女，本科，学士学位。

黑龙江省大庆市杜尔伯特蒙古族自治县大山种羊场    黑龙江大庆    166269