疫情防控常态化下高校财务管理的信息化建设

○哈尔滨工业大学 张颖萍 孟 瑶

一、引言

为贯彻教育部办公厅联合财政部办公厅于2020年2月7日发布的《关于切实做好学校疫情防控经费保障有关工作的通知》，要求各直属高校结合疫情防控工作特点和实际需求，积极筹措资金并及时调整支出结构，确保疫情防控资金及时到位，高校财务必须发挥好疫情防控工作的重要保障作用。为有效遏制疫情传播和扩散，全国各地高校纷纷推迟2020年春季开学时间，G高校隶属工信部建校已有百年历史，总资产百亿以上，师生近4万人，体量大、人群密集程度高，防疫难度大，推迟开学线上授课也成为G高校暂缓之策。为防疫工作做好前期各项准备工作，既要面对此次疫情大考，又要保障高校教育、科研各项事业稳步发展。高校财务管理人员一方面在抓好自身防疫保护工作的同时又要保障防疫资金落实到位高效使用；另一方面要在防疫工作常态化下如何进一步优化高校财务管理流程、改进服务方式提高高校财务管理的信息化水平，让师生少跑腿信息多跑路，构建适合“双一流”高校发展的科学、高效、人性化的新型财务管理模式。

二、疫情给高校财务工作带来的影响——以“985”G高校为例

(一)疫情直接影响财务工作的可持续性

此次新冠肺炎疫情来势凶猛，虽然整体情况已经控制，但高等院校师生人员密度高，学生来自五湖四海，人员流动性强，一旦有人感染，受疫人员会成几何基数成倍增长，防控难度极大。为了有效防控疫情传播，G高校计财处于2020年2月2日发布紧急通知取消假期值班时间，同时发布紧急工作联系人，上班时间根据疫情防控情况另行通知，随后又发布了到期项目结转经费延期收回通知和2019年发票延期报销通知。为了贯彻学校的“线下停课线上学，限制人员进出、学校运转不停”的规定，G高校计财处安排财务人员错峰到岗办公，延缓项目经费收回、延缓发票报销截止日来应对疫情期间工作暂停带来的影响和损失，图1选取G高校最近四年上半年的凭证数量数据，充分说明受疫情影响G高校财务核算工作锐减，高等院校财务工作的持续、正常才能保障高校科研、教学等工作的顺利展开，如何精准发力应对这场挑战成为高校财务人员急需解决的问题。

图1 2017—2020年上半年G高校凭证数量趋势图

(二)疫情对“面对面”报销模式的挑战

近年来，随着高校内部控制制度不断完善，不相容岗位职责分离权责细化，各科室岗位明晰，科室间业务分工不同但相互沟通、交流不少，财务工作绝大部分业务是“面对面”线下办理，为了集中高效办理业务形成了财务报账大厅，以G高校为例从原始发票的签字、预约、制单、审核、付款；税务发票、往来票据的开具；经费预算调整、财务业务的咨询、国际旅费业务；学生助学金发放、抚恤金丧葬费提取等都是线下“面对面”处理，这极大的增加了人与人之间接触的机率，无法做到疫情防控“零接触”，给师生、财务人员都造成了重大安全隐患。G高校已经在2018年开始使用投递机收单，但大部分师生还是愿意投递给人工服务窗口，疫情期间投递机只是取代人工收单，收单后还是财务人员手动分配给会计核算人员，单据经过人手多次接触和传递，如果消杀工作不到位，这种传递方式无异于增加了疫情病毒的传播途径，对疫情防控极为不利。

(三)疫情对高校收支状况的影响

受疫情影响国内外经济形势持续走低，我国财政资金压力极大，必然会压缩一般性财政资金预算支出。财政部、教育部等部门在2020年4—5月间，对部署高校“二上”财政资金预算进行两次压减，要求专项资金经费压减幅度不低于20%，日常运行经费压减幅度不低于10%。财不转事难办，疫情防控极大的影响了高校财务经费收支。一方面教学、科研项目暂停影响教师教学和科研经费预算执行进度，进而影响下一年度预算执行和下拨；另一方面，学校外部经济形势低迷，极大影响了学校老师承接的横向科研经费来源，学校取消已承接的各类会议和培训、学校内部商户店铺关闭都极大地影响了学校其他收入来源，校内外经济收入滑至冰点的同时又要维持极高的后勤运营经费支出。因为受疫情影响G高校2020年6月末通知返还春季学期未住校学生住宿费，学校的学费、住宿费收入也极大减少。为更好的防控疫情G高校对全校师生进行核酸检测，该笔核算检测费全部由学校承担。为了关心疫区受困学生、在校封闭学生和未返校毕业生，G高校共计发放学生疫情特殊补助289万。经济整体形势下行，财政资金吃紧，高校财务收支压力陡增，过紧日子，做好统筹规划，执行全面预算绩效管理对于高等院校来说已经刻不容缓。

三、以“985”G高校为例财务管理的现状

(一)“面对面”的审签、报销形式效率低

G高校财务报销形式依然是通过纸质媒介报销，虽然已经实现网上预约报销功能，但依然需要将发票等资料和打印出来的预约单，线下经过经办人、验收人、负责人签字，有些特殊事项还需要主管财务负责人、科研业务主管负责人和校级领导等人签字方可报销，疫情期间如果集齐全部人员签字非常困难，面对面签字的模式既不利于疫情防控甚至会加重疫情传播，这也与“双一流”大学信息化管理理念相违背。虽然G大学已经实现电子发票报销唯一性认证，可是电子发票依然纸质化粘贴报销，与电子发票推行理念背道而驰。G大学已实现财务收单机器化，分别在三个位置放置3台预约单投递机，投递机实行每单一扫一投，投递机箱满，需要人工开箱取单，很多师生为了省时省事，扫描一份投递多份，或者不扫描直接投递的情况时有发生，给财务人员后期重新扫描分配造成困难，接单的投递机并未实现智能化，仅仅相当于预约单“投递筒”，并未减轻财务人员工作量，无疑把部分财务工作延迟后置化，预约单经手人过多，不利于防控疫情，加大了疫情传播风险。

(二)数据共享、多部门联通环节薄弱

高校的科研、财务、国资、学工和人事等部门绝大部分都有自己的运行系统，各自为阵缺乏统一性和综合性，由于各部门系统孤立，数据共享程度低，涉及多部门联合处理的业务，需要耗费更多精力和人力，造成信息不对称沟通成本高。目前，G高校财务系统和科研系统仅部分业务、部分数据对接，仅涉及经费到账认款业务，整体看对接程度不够高，预算执行进度、经费预算调整等业务都没有对接。G高校财务系统和国资系统仅固定资产业务对接完成，无形资产等业务依然线下手工处理。G高校财务系统和人事系统、学工系统暂时没有任何业务对接。要想提高高校信息化管理水平，就要改变信息传递不畅、数据共享差及多部门联通环节薄弱的现状，利用大数据互联网技术创新网上财务管理手段、提高财务管理水平是目前大部分高校当务之急的工作。

(三)系统预算控制弱，业务类型同质化

G高校的财务预约系统可以实现财务业务预约、工资和助学金的查询、科研项目的查询和授权，该系统还没实现控制预算执行进度、分析预算执行结果、凭证档案查询等功能，系统预算控制功能薄弱，预约系统综合功能还有很多局限性。G高校财务核算中材料费、差旅费占据半壁江山，由于业务内容、核算方式高度重复，同质化现象严重，从图2可以看出材料费、差旅费报销占据2020年全年44%的业务比重，报销量大、逐笔处理效率低，每当遇到项目节点、上一年度发票报销截止日、年底国库资金节点报销工作负荷量极度增加，加大了财务人员的工作压力，重复性的浪费人力资源。

图2 2020年G高校凭证结构对比图

(四)退单率高，物流状态不完整

一方面，经济水平越发展对财务管理的规范程度和要求程度越高，财务管理的细节越多；另一方面，国家出台了对高校科研实行“放管服”简政放权的管理政策，师生对高校财务管理的“服务”理念愈加提高。由于高校师生教学、科研压力大，报销细节内容多，对财务知识了解有限，有些理解甚至有偏差，很多信息不对称，造成G高校退单率高，2020年全年退单高达 10 435 笔。报销中经常存在预约大类错误、计算金额错误、签字不齐全、票据内容有问题、材料不齐、手续不规范、发票过期和发票丢失等问题，这些问题只有财务人员线下现场报销审核时才能发现，财务人员通过短信、电话的方式与师生沟通解决，不能得到及时处理的单据会在财务人员手上大量积压，增加财务人员的工作量也延迟报销单的处理进度，极大地影响了报销效率和速度。G高校很多业务是网上取号业务办理，这部分工作是没有物流信息的，例如一笔校内检索业务，师生是无法通过物流状态查看进度情况。财务人员在投递机取单后由于投递量大，扫描分配任务重，加上很多单据是师生没扫描直接投递到投递机的，根本没有物流状态，报销单丢失情况时有发生；对于正常投递的单据，财务人员制单后物流状态也不完整，看不到是否付款成功等银行回执单信息。报销细节多、传递环节多、报销单量大、“放管服”服务理念的要求等都需要有完整物流信息做保障，才能避免票据丢失风险，提高“问题单”的报销效率，提升高校财务信息化的服务水平。

(五)纸质档案存储、调阅难度大

目前G高校仍然是纸质发票、资料等单据粘贴投递报销，虽然现在电子发票已经非常普及，但报销时电子发票都需要打印出来进行报销，经财务人员审核制单付款后将凭证装订成册，近两年的凭证存放在计财处档案室，两年以上的移交校档案馆备案查询，传统的报销模式装订、存档、调阅难度都很大。G高校目前只有少数项目近几年的会计档案有影像化处理，但处理效果受到存储空间限制清晰度不高，提取权限没有开放，调阅查档利用效果不佳，该项工作既增加了会计人员的工作负荷，又没有解决审计调阅查档的问题。根据G高校执行的《会计档案管理办法》，会计凭证等档案保存30年的规定，对于业务量巨大的G高校来说，日均凭证量将近2000笔，大量的凭证需要占用更多的存储空间，同时增加大量后期维护成本去避免老化、发霉和意外事故。当项目结题审计、领导任期经济责任审计时需要大量人力和精力拍照复印，耗时耗力效率低，同时调阅凭证容易对会计凭证造成人为损毁、丢失，在疫情防控常态化下人员聚集查档给疫情防控带来风险。

四、疫情防控常态化下高校财务信息化优化策略

(一)财务报销无纸化、零接触

在5G趋于成熟的信息化时代，无纸化办公时代即将来临，推动财务报销无纸化、电子化势在必行。尤其是在当前疫情防控工作常态化下，确保人员安全“零接触”是高校财务管理推崇的办公模式。如果电子发票在全国各个行业普及，并且完全取消纸质发票和票据，高校财务部门可以联合相应的软件公司进一步深入开发现有财务软件，开发新预约系统能实现电子发票归集，电子发票上传，自动识别师生勾选报销发票的内容、真伪和金额等信息，减轻师生粘贴纸质发票的负担，同时避免了计算金额错误退单的风险。一旦发票进入报销系统等待区，财务人员在报销平台界面接单成功，审核内容金额无误后进入出纳付款界面，该笔电子发票自动标注“已核销”字样，不能再返回师生报销系统的发票卡包里，这样既能避免因为人为失误电子发票重复报销的风险，又极大的缓解了财务人员核算发票工作压力大的问题。脱离了纸质媒介，预约单的投递可以不受时间、地点的限制，随时随地登录财务信息化平台，输入已归集电子发票号码，将合同、支付记录、材料验收单、费用清单等电子数据一并上传，等待财务人员审核制单，省去了发票粘贴、投递、分配等环节，彻底实现“零接触”财务报销模式，流程如图3所示。

图3 “零接触”报销模式流程图

(二)深化科研领域多部门、多系统联动

加强财务系统的信息化建设，构建智慧财务平台，必须延伸财务服务功能，将科研、人事、国资、教务、学工和银行等各个部门系统数据进行对接，打造综合、全面的智慧化财务平台，打破财务信息孤岛，实现多部门数据统一、贯通，避免数据封闭管理，实现数据统筹规划、完整、动态、实时管理。不同高校，甚至同一高校不同部门信息化管理水平不尽相同，加之不同软件公司数据接口和标准不同，给高校数据共享大循环造成一定困难。这就要求高校财务在进行数字共享平台建设时，充分考虑各个部门系统特性打通各环节技术壁垒，例如将科研系统的项目申报、审批、立项和经费划拨全数据对接；将支付系统、收费系统与银行系统协调对接，实现线上支付、线上收费、线上对账、线上查询一条龙服务。实现数据融合和共享，推进业财一体化，最大限度的降低财务管理成本，强化财务内控力度，提高高校整体运行效率，为学校决策提供更高质、更科学的财务支撑，在疫情防控常态化下发挥好全局财务观，提升高效服务质量，从容应对疫情防控风险。

(三)利用信息化手段推行财务机器人服务

随着人工智能的快速发展，财务管理智能化、信息化即将到来，我们要牢牢抓住机遇，优化财务服务推行智能机器人上岗。像酬金助学金发放、材料费对公转账、经费立项建卡、预算下拨、银行到账、无现金付款等重复性、同质化工作可以交给财务机器人批量处理，使财务人员真正发挥创造力，更好的完善财务管理，实现“双一流”高校信息化建设。财务智能机器人还可以远程识别、审核发票、相关报销资料，在线快速分析解答师生提出的问题，帮助收发打印相关邮件、文件，极大的缓解了财务人员的工作负荷量，又推进财务智慧化校园的建设。目前G高校已经将财务机器人采购提上日程，智能化财务机器人会成为高校财务管理发展的趋势。

(四)实现审批环节线上全联通，签章电子化

现在各个高校都在进行信息化建设，智慧校园的开发，高校各个部门也积极思考将业务由线下办理转为线上办理，在高校内部控制建设中，通过风险管控、流程管控、数字签章内嵌财务规章制度和审批制度，按照审批权限级别审核，以科研经费合同出账为例，审批签字环节从经办人发起，经费负责人审批认可，中间经科工院过程管理中心、国资处招投标采购中心审核，最后到计财处审批人审核，大额经费再经校级领导审批签字，全部流程线上审签，线上审批既解决了签字不齐、材料不齐导致退单率高的问题，又加强了内控管理流程，流程设想如图4所示。一方面相互监督流程有迹可循，另一方面极大的节约了时间提高效率。通过智慧校园OA办公系统，将节点信息通过微信、手机短信推送给相应审批人，审批人可以按照时间顺序逐笔审核业务发生的合理性、合规性，可以逐笔查看相应电子发票和附件，审核无误后通过电子签章确认提交到下一环节，审核有疑问退回上一部审核人或勾选退到待定区域。线上电子审签彻底解决了因为领导出差不能签章耽误经费预算执行进度问题，也解决了防控疫情常态化下人群聚集面签带来的高危风险。

图4 科研经费出账审批流程图

(五)设置集中影像平台，构建会计档案电子化

过渡期暂时纸质税务发票、财政票据和电子发票同时并存，新《会计档案管理办法》已经将电子会计档案列入会计档案管理办法，这就为会计凭证无纸化提供了制度保障。高校财务需要进一步加大财务软件的研发力度和硬件的保障力度，前端设置精拍仪、手机扫描软件等影像处理硬件、软件。报销人只要将手中发票、合同、采购公示单、拨款单和材料验收单等资料通过精拍仪或者扫描软件拍照扫描上传到财务预约系统中，系统自动识别发票金额、内容，系统在前端预审发票和报销资料的内容，就这相当于在前端设置了“问题单”的防火墙，充分解决了因为发票金额计算错误、发票内容超出预算申报范围而导致的退单情况。经过财务人员审核无误的数据资料在财务数据库归集分类，按日期顺序封存成电子册，通过会计核算资料电子化前移，实现了会计数据电子化报销、会计档案电子化管理，这些都极大的方便了后续审计查档调阅凭证内容，确保了系统存储电子档案的便捷性、完整性、可靠性和安全性。

五、结论

“新冠肺炎疫情”来袭，是对高校财务管理水平的极大考验。在防控疫情“零接触”的前提下，促使高校财务人员转变思维，创造条件开展工作。更好的进行线下和线上相连接，建立业财一体化运行体系和管理模式，使高校财务管理整体向信息化、智能化发展，在危机中育新机，进一步提升高校财务管理质量和服务质量，助推高校“双一流”治理能力和信息化管理水平。