采购发票系统：全流程电子化实现

文/中兴新云·财务云

发票在企业经营过程中是保证票、库、账、款、税一致的纽带，是唯一商事凭证。采购发票系统的出现，使得企业发票处理效率大幅提升。

采购发票系统在整个财务系统中处于核算层的财务运营系统部分。采购发票系统作为企业采购发票的统一管理平台，承担了采购到付款流程中供应商发票的信息采集、校验、认证及发票影像管理工作。采购发票系统和销售开票系统共同构成了发票管理系统。采购发票系统前端与采购合同系统对接，获取供应商信息和采购结算相关信息；与电子影像系统对接，实现采购发票的电子化管理；后端与网上报账系统对接，实现采购报账结算信息的实时更新（如图1所示）。

采购发票系统产生的背景

采购发票是企业在进行采购业务时产生的重要票据，是企业税务管理的重要单据，因此采购发票能否得到高效、统一、精准的管理将对企业财务结算、税务管理、信息分析等产生重要影响。传统的采购发票管理模式主要依靠线下手工记录，由于涉及的部门众多，需要管理的信息要素也各不相同，因此极易造成发票丢失、信息重复录入、发票信息错误率高、供应商对账信息不准、三单匹配困难等诸多问题。

采购发票系统是通过创新的电子流模式将企业采购发票、结算、税务等相关事务全部纳入管理的信息系统。全面推行电子发票后，采购发票系统将发挥更大的功效，高效对接电子发票信息，自动化完成发票的校验与认证。采购发票系统的应用将大大提高企业采购发票管理流程中各工作节点的处理效率，可为企业带来可观的发票处理成本节约。

图1 采购发票系统架构图

图2 采购发票系统流程示意图

采购发票系统流程

首先，供应商确认其应付结算信息后，采购发票管理系统读取并保存其供应商的应付结算信息并自动生成形式发票，保存的形式发票供后续供应商发票匹配及校验时使用。

然后，采购发票系统通过发票信息自动抽取，读取供应商开票信息，据其进行纸质发票、采购订单或系统形式发票、入库单或收货单三者之间的发票验对，并通过采购发票管理系统功能记录校验结果，将其匹配结果反馈至前端业务系统和后端的网上报账系统。

发票验对通过后，采购发票系统进行增值税发票的真伪验证。采购发票系统可直接对接国家税务系统核对采购发票的进项关键信息，从而完成发票认证工作。

最后，企业财务人员可根据采购发票信息进行审核入账，如果财务审核不通过，则触发争议管理程序进行纠错，最终保证采购发票系统中记录的发票信息均被正确、及时地过入核算系统账套中（如图2所示）。

通过企业和税务部门的电子发票平台对接，自动获取经过税务部门认证和加密的电子发票，可以保证发票的真实性，因此企业员工和财务人员无需进行繁琐的发票真伪验证和发票扫描认证工作，这将使采购发票系统整个业务流程越趋便捷高效。

采购发票系统功能介绍

1、采购发票系统总体功能框架

采购发票系统主要包括四大功能模块，即发票识别模块、发票处理模块、发票认证模块和查询统计模块。发票识别和处理模块以采购发票电子化为基础，发票匹配自动化，从而使得人工发票处理及审核成本大大降低。发票认证模块避免由于发票处理延误使得进项发票不能当月及时抵扣的风险。采购发票系统实现了从发票开具到发票认证、处理审核全过程可视化，企业可准确掌握未开、在途、审核、认证的发票信息（如图3所示）。

2、采购发票系统具体功能介绍

（1）发票识别模块。发票识别功能模块承担了采购发票系统中供应商采购发票信息采集的工作，其包括了发票信息抽取、形式发票和发票接收识别三个功能子模块。

发票信息抽取：采购发票系统需要抽取供应商的采购发票信息，如果企业的采购发票系统与供应商的开票系统对接，则可实现系统自动抽取，其能够自动、批量地从供应商的税控系统中提取增值税专用发票以及红字发票信息。如果企业的采购发票系统未与供应商的开票系统对接，则需要人工录入结算信息。

图3 采购发票系统功能框架图

表1 采购发票系统发票信息校验逻辑示例表

形式发票：采购发票系统抽取供应商结算信息后，系统自动生成形式发票。一般情况下，一份系统形式发票将与一张接收到的供应商纸质发票一一对应，但也会出现一份形式发票对应多张纸质发票的情况，采购发票系统能够将同一形式发票的多张纸质发票建立为一个批次，并将同一批次的影像发送到发票管理系统中进行后续的审核。

发票接收识别：当接收到供应商发票后，需要将发票信息进行扫描。采购发票系统自动获取供应商发票的影像并转换成结构化发票信息，结构化的发票信息可包括开票金额、税额、税率、开票明细、购货方纳税识别号、购货方名称、销货方信息等重要字段，采购发票系统对获取到的发票信息字段需进行基本逻辑校验。采购发票系统对识别有误的发票要素进行智能提醒，并提供修改功能，对不能扫描的发票提供手工录入功能（如表1所示）。

（2）发票处理模块。

三单匹配：采购发票系统替代人工实现采购发票、采购订单、入库单的检查工作，发票匹配工作更加有规则、细致、详细。在实际操作中，采购订单与供应商发票会存在1对1、1对N和N对N多种情况，采购发票系统均能自动识别对应关系并完成匹配（如图4所示）

例外处理：匹配过程中，发票处理平台会实时监控各类例外情况。针对匹配不成功的各类例外情况，系统均会显示例外信息，并触发对应的例外处理流程，由相关人员查找例外原因并进行纠错。

（3）发票认证模块。发票认证模块承担规模化处理采购发票认证、集中管理平衡以及调整税负的功能。通过接口设置，采购发票系统利用现有认证通道，将扫描后的增值税发票数据发送到税务局进行集中认证，认证状态分“已认证”、“未认证”、“认证不通过”三类状态。发票认证功能可直接利用采购发票管理系统的数据，不用在网上认证系统中进行二次扫描、数据修改操作，其识别率、认证通过率、认证效率相对原网上认证大幅度提高。此外，集中认证只需要在企业设置一个操作点进行认证，无需要每个分公司都参与。企业采购发票系统也可以直接对接各省增值税发票查询平台进行网上勾选认证。

（4）查询统计模块。查询统计模块支持多级结算体系，通过仪表盘使整个财务供应链一目了然。采购发票系统可根据供应商编号、公司账套名称、对账信息单号、发票号、发票扫描件编号、票核凭证号、付款单号、发票物理存放地点编号等多维度建立索引，方便相关人员实时查询。同时，员工可以在采购发票系统中根据条件随时查看到发票的状态。建立查询模块，数据使用者可对进项数据进行多维度查询。查询统计模块还可导出各类报表，如可导出发票一次匹配不通过的原因报表、发票集中认证结果报表等。

图4 采购发票系统三单匹配示意图表

图5 采购发票系统框架对接展示图

采购发票系统信息对接管理

采购发票系统一般与前端的确认应付信息的采购合同系统进行对接获取结算信息，与网上报账系统互联传递应付结算信息，与电子影像系统对接实现电子影像管理，与税务管理系统互联进行自动化的税务信息收集管理，从而实现全程电子化的采购发票管理业务（如图5所示）。

采购发票系统通过与采购合同系统对接，实时获取当前供应商应结算的信息，并将采购发票的处理结果回传至采购合同系统。相关业务人员即可在采购合同系统中实时查看“应结算”、“已开票”、“已认证”等各类状态信息。

采购发票系统同步发票信息结果至网上报账系统，触发应付账款的自动入账工作，网上报账系统回传采购发票的各类状态信息，实现不落地的自动应付业务报账及查询。此外，采购发票系统将税金传递至网上报账系统，自动生成进项税税金凭证。

采购发票系统与电子影像系统对接可实现采购发票的影像档案管理功能，如采用电子影像系统的OCR技术进行采购发票的识别采集、发票影像存储、发票影像实时调阅查询、采购发票的实物管理等，从而大大提高采购发票的处理效率，降低实物发票的管理成本。

采购发票系统集合了企业采购发票的所有税务信息，其可向企业的税务管理系统同步进项税的所有信息，以供税务管理系统据其进行信息收集，完成自动化的税务申报、税务筹划等各类税务管理工作。

采购发票系统实施意义

发票在企业经营过程中是保证票、库、账、款、税一致的纽带，是唯一商事凭证。采购发票系统的出现，使得发票处理效率大幅提升。目前由于其自身技术的先进性，已在我国财务供应链工作中得到迅速普及，采购发票系统的实施为企业的运作带来了如下的实际意义：

（1）提高工作效率。采购发票系统以采购发票电子化为基础，发票处理过程批量自动化，从发票接收到付款的各工作节点人工发票处理及审核成本和时间可降低90%以上。

（2）优化现金流。采购发票系统集中自动认证的技术可有效避免由于传统发票处理过程延误使得进项发票不能当月及时抵扣，降低资金占用的风险。

（3）全程可视化。从发票开具到发票认证、发票流程的全过程均可在采购发票系统中可视化，企业可实时准确掌握未开、在途、审核、认证发票的各项信息。发票处理的例外情况可及时预警，相关人员能够迅速采取行动应对。

（4）提升内控水平。采购发票系统的运营有助于发票责任的明确，便于审计。同时，发票信息的全程记录大幅减少丢票、滞留票现象，规避涉税风险。

（5）提高供应商满意度。采购发票系统流程有助于优化供应商对账过程及效率，减少上下游电话咨询量，强化企业与上下游的合作，最终提高供应商的满意度。