浅谈如何做好新形势下婚姻登记档案管理工作

2021-04-14李明勇

卷宗 2021年9期

李明勇

（海阳市民政局婚姻登记处，山东海阳 265100）

在经济不断发展的背景下，人民群众的生活质量不断提升，越来越多的需要应用证件。婚姻登记档案对于婚姻当事人来说，其利用率处于不断提升的状态之中，相关的档案管理工作也就越来越重要，同时，管理工作中存在的问题也就越来越显著，所以在当前新形势之下，需要进一步完善婚姻登记档案规范化管理工作。

1 婚姻登记档案管理不完善之处

1）管理制度不健全。当前在婚姻登记档案管理部门之中，仍然存在管理制度不健全的情况，特别是在对档案进行传递和利用时并不具有明确的分工以及工作流程，同时，相关工作人员不能严格根据规章制度开展工作，针对档案使用者未进行严格的身份审核，导致婚姻登记档案的保密性较差，也就有可能造成档案遗失或是泄密且难以追责的情况，不仅不利于婚姻当事人的个人利益，且易在一定程度上导致社会受到不良影响，而产生以上各项情况的主要原因，即在于不具有健全的管理制度和约束管理机制，同时相应的奖惩机制不完善，导致婚姻登记档案管理工作人员的工作热情难以提升。

2）硬件设施落后。婚姻登记档案管理工作尚未受到充分的重视，导致相关工作的硬件设施较为落后，存在不具有专门的储藏室等情况，甚至档案储藏空间存在潮湿、发霉等严重不良情况，导致档案相关工作的质量和效率均难以得到提升。

3）人员专业性不强。档案管理人员专业性不强主要表现在两个方面：一是人员的专业素质和业务能力不强。档案管理人员大多从原有编制人员直接过渡而来，没有进行系统的培训，不具备专业的档案管理知识。同时，部分人员没有树立正确的职业道德，易造成档案信息的泄露，甚至出现违法犯罪的情况；二是人员创新能力不足。档案管理人员大多只顾适应新形势下档案管理的变化，而忽视变中求变，发挥主观能动性，成为新形势下的主导者。

2 婚姻登记档案规范化管理途径

1）增加对于档案管理工作的重视。对于婚姻登记档案，可以将其理解为婚姻当事人双方在进行结婚登记或是离婚登记时所形成的、能够起到重要作用的一项工作记录，其中具有内容繁多的特点，同时也具有重要的现实或历史凭证价值。在婚姻登记档案管理部门之中，其日常工作的主要内容之一，即在于针对能够涉及婚姻双方的各项资料实施收集、整理、保管以及进行合理应用等工作。基于此，要求各地民政部门与档案管理部门共同完善婚姻登记档案管理工作。首先应从思想意识方面对婚姻登记档案管理工作予以重视，将相关工作纳入议事日程之中，以强化针对相关工作的组织领导，同时更加有利于对婚姻登记档案管理工作中存在的不良情况进行改善。另外，为了促使婚姻登记档案管理工作质量得到提升，有必要完善其中的硬件设备，同时强化防火、防潮、防盗等相关工作。对于各项工作内容，主要领导应亲自抓，分管领导应具体管理，同时保障业务科室及登记管理部门能够上下一致，实现婚姻登记档案管理工作的规范化[1]。

2）完善各项规章制度。从实际上来看，婚姻登记档案管理工作具有科学化和系统性的特点，所以必须对各项规章制度进行规范和完善，以保障婚姻登记档案能够得到科学化和正规化的管理，进而可以为婚姻当事人的各项信息提供最大限度地保护。因为婚姻档案之中包含了海量人员信息，所以，若不能针对相关管理工作实施科学合理的管理和约束，极有可能导致档案管理工作人员在开展工作时出现“无章可循”的情况，进而不利于其工作质量和效率的提升。与此同时，婚姻登记档案与其他类型的档案不同，除需要开展各项基础的管理工作以外，还因为其自身具有一定的专属特性，例如涉及婚姻双方当事人的隐私等，所以婚姻登记档案管理工作对于档案内容的保密性以及法定性更加重视。另外，婚姻登记机关应以婚姻登记有关法律法规为基础，根据工作实际情况，建立健全印章、证书、数据、档案管理及查阅、应急管理等各项规章制度，并要求各项工作完全按照规章制度开展，以保障各项工作程序合法有效，进而实现档案信息以及当事人合法权益的有效保护[2]。

3）充分应用信息技术。婚姻登记档案所涉及的信息量极为庞大，若完全由人工开展管理工作，则工作强度必然极大，且当前我国已基本全面进入信息化社会，信息化技术能够为各个行业工作效率的提升起到重要推动作用，所以在婚姻登记档案管理工作之中，必然需要积极应用信息化技术。我国婚姻档案管理办法中规定，婚姻登记档案管理期限为100年，若其中的资料具有较高保存价值，则可保留更长时间。以上各项工作的开展，均需要将婚姻登记档案由既往传统形式的书面档案转化成为信息化形式的档案。由此可见，将现代信息技术应用于婚姻登记工作之中，不仅有利于婚姻登记机关、公安机关、司法机关等部门可以实时实现信息的共享，还可以有效避免纸质档案出现损毁、丢失等不良情况，且采用信息化形式，各相关工作单位均可及时掌握公民婚姻信息，有利于提升各部门的工作效率，且还能够降低婚姻方面存在的违法违规现象。但是需要注意，开展信息化管理工作时，必须注重网络安全相关问题，以避免出现公民婚姻信息泄露等情况，进而可以切实有效保障公民的合法权益不受到侵害[3]。

4）提升工作人员素质。工作人员的素质以及能力能够对婚姻登记档案管理工作的质量和效率产生重要影响，所以，为了切实提升婚姻登记档案管理水平，有必要组织相关工作人员积极参与培训工作和继续教育，并采用不同的方式促使工作人员的业务能力得到提升，例如组织全体工作人员定期进行自学或参与集体培训，应用相互探讨、案例学习、教授讲课等多种形式，深化相关工作人员对于专业知识的掌握，同时提升工作人员的计算机应用能力，以保障信息化环境之中的婚姻登记档案管理工作可以顺利开展。另外，因为婚姻登记相关工作能够涉及公民隐私，所以必须强化档案管理人员对于职业道德的追求，以能够有效保障婚姻当事人的隐私以及各项利益[4]。

5）强化考核工作。为了促使档案管理工作人员的积极性得到提升，应在公平、公正的基础上适当予以其相应的激励，建立起目标责任制，将各项工作落实于每一名工作人员，针对其德能勤政等各个方面实施考核工作，并对相应的奖惩制度充分落实，以促使档案管理工作人员的工作热情得到不断提升，从而保证工作的高效和优质。