关于加强高职院校档案信息化管理对策

陈 琳

（黔东南民族职业技术学院，贵州 凯里 556000）

现阶段，高职院校发展面临的很多挑战，在经营决策和管理方面，有着较高的要求。做好档案管理，提高档案资源利用率，为相关工作的开展与落实提供支持，对保障管理目标的实现，可起到积极的促进作用。对此课题进一步挖掘探究，提出档案信息化管理模式构建的策略，具有现实意义。

1 高职院校档案信息化建设的推进

从高职院校的实际分析，拥有高智力含量、高科技含量以及高文化含量的档案资源。实践中采用大数据技术和云计算技术等，开展全面分析与统计，实现对档案资源的深度化开发，掌握各类档案信息资源之间的连接关系，挖掘档案信息资源存在的价值，利用互联网系统，形成档案开发和利用的信息化，为相关工作的开展提供支持，共享档案资源，助力社会经济发展。高等院校的档案馆资源丰富，实现信息化需做好长远规划，采取多元化管理模式，促使档案资源朝着电子化与数字化方向发展。积极扩大档案馆的馆藏范围，提高智能化管理水平，实现对温湿度和防火等的24h监控，达到全方位自动化调节，推动档案管理现代化发展。根据信息化管理实际需求，配置高素质的管理人员，促使各项工作高质量开展与落实，以创造更多地社会价值。

2 高职院校档案信息化建设的实例分析

1）案例概述。以黔东南民族职业技术学院为例，档案馆配置编制为5人，现实际在岗的档案管理专职人员为2人，占地面积347平方米。整个档案馆内部配置了档案管理和办公所需的设备，同时按照三室分开与三铁八防的要求布置。现结合信息化管理实践，进行具体的分析。

2）档案馆资源现状。从当前的档案馆资源现状分析，馆藏学院和原四所中专学校的全宗档案卷级约1万卷、件级5894件，记录学院成立以来每个时期的面貌与发展轨迹，同时印证了办学成就。在推进档案信息化管理实践方面，按照现行的档案管理法律法规，组建了以院级专职人员为主、各系兼职人员为辅的档案工作队伍，制定了“谁产生、谁负责、谁归档”的立卷规则，编制了严谨细化的管理制度。从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、借阅利用都有完善的管理制度，推进档案工作的制度化和规范化，为信息化管理工作的开展与落实提供支持。

在档案馆区与库房，围绕基础软硬件设施配置和档案信息化制度建设等方面，加大建设的投入力度，积极推进各项工作，促使档案资源管理工作高质量开展与落实。根据纸质档案数字化的需求，配置了扫描仪、彩色喷墨式打印机、单反相机，促使基础资料与信息整理工作高质量开展与落实，为电子化管理提供基础资料，夯实档案管理工作的需求。日常工作中围绕档案收集与归档整理工作，做好全面严格的把控，提高档案工作的标准化与规范化水平，保障档案资源得到合理利用。除此之外，强化以库房安全为核心的档案馆库建设，加装全方位高清摄像头，积极完善并推进档案信息化建设基础工作。

3 高职院校档案信息化建设的策略

1）加大档案信息化建设投入力度。从高职档案管理信息化建设的角度来说，需要加大对档案工作的资金支持力度，可以向学校申请专项的资金用于档案信息化建设，围绕档案各项工作的实际需求来布置相应的设施，完善基础软硬件设施，做好资源的合理分配，实施统一管理。将获得的专项资金全部应用到档案信息化基础设施建设方面，配置高端计算机、打印机以及高速扫描仪等设施，及时升级更新综合档案管理系统，保障整个工作能够有专项资金支持，通过科学合理的配置以及运行维护，为后续的档案信息化建设提供有力的支持。常规工作中以纸质和实物档案的收集整理为基础，以电子文档的归档和管理为重点，根据新形势下档案工作的新要求，充分利用网络技术、电子设备，对档案信息进行整理加工、分类储存，使档案信息成为能够多途径检索，自由提取内容的系统化信息资源。除了在硬件设施方面进行建设之外，还需要关注到档案资源利用的需求，积极开发与利用档案信息化管理软件，提高部门之间的互联互通水平，实现对档案信息的及时采集和整理，保证整个档案资源能够为相关部门提供支持与帮助，促使档案资源的利用价值得以实现，利用采集的档案数据信息，为高校管理决策和相关工作的开展提供资源支持。

2）加强档案人才队伍建设。推进档案信息化建设方面，会遇到很多的挑战和困难，例如在网络开发与利用方面，会面临着资源安全的问题，因此在进行智慧化管理方面，需要做好人员的建设，提高档案管理工作人员的素质水平，使其在日常工作中能够严格按照档案信息化管理的制度与办法，做好基础的档案资料采集和归档整理等工作。同时能够做好有效的总结与记录，将在信息化操作方面遇到的困难与问题，反馈给技术部门，使其能够进行深入的研究与分析，为档案信息化管理工作的开展提供参考与建议，促使整个档案信息化管理价值得以实现。作为高职院校档案信息管理工作者，需要积极的面向管理新形势和新要求，学习更多的知识与技能，能够适应当前的档案工作新形势，并且在日常工作中能够严格的，按照《档案法》《保密法》等相关的法律法规，完成对整个档案的全面化管理。在档案信息采集和整理环节，按照规范化和标准化的要求，做好各类信息的收集、整理、管理工作，规避档案资料丢失、保密档案泄露的风险，保障馆内档案资料的完整性和真实性，为开展信息化工作提供档案资源的支持[1]。

3）加快推进数字档案馆建设。当前很多高校都在积极地进行数字档案馆建设，推动档案数字化发展。在实践中，要在原来的计算机与互联网的应用基础下，积极引入大数据分析和技术挖掘技术等，为整个档案资源的利用提供强有力的技术保障，根据档案之间存在的联系以及规律，为高校管理决策和其他业务的开展提供档案资料的支持与帮助，促使档案利用的水平得到有效地提高。将档案管理形成线上的具体模块，围绕不同的需求来建设相应的系统，满足各项工作对档案的实际需求。围绕整个档案信息采集、查阅以及借阅等多个方面做好相应的制度完善，提出有效的约束机制，保障整个保密工作能够完善的开展与落实，促使档案管理工作水平得到有效提高[2]。

4）保障实体和电子档案安全。档案信息化管理背景下，大量的信息技术被广泛的应用，很多档案资源被集成在网络中面临着很多的风险与挑战[3]。基于此，在进行档案信息化建设方面需要注重档案信息的安全管理，围绕网络环境和具体操作等多个方面进行安全隐患的识别与分析，确定可能会遇到的挑战与困难，围绕整个信息化建设，通过采用网络安全技术手段，搭建完善的安全防护体系，保障整个档案资源的安全。档案管理工作者要认真地把控每一道操作手续，避免因为操作不当造成资源信息泄露。严格落实“八防”工作，对存储电子档案的系统、硬盘、机房等，要做好日常的运行管理，电子载体要密封存放在专用的防磁柜内，以避免灰尘落在载体内的电磁介质表面，有害气体削弱电子载体保存的耐久性，保证整个档案处于一个安全的状态[4]。

5）充实丰富档案馆藏资源。高校馆藏有着丰富的文书资源，能够为社会事务的开展提供相应的档案资料支持。在进行档案资料收集以及管理方面，可以积极的拓展档案管理领域，丰富档案的形式和具体的内容。例如，可以围绕院志编写、校史馆建设或者先进人物事迹等方面进行相关资料的收集，以文字、声像、实物等多种形式将档案资料归档。将收集到的档案资料利用相关的技术手段，挖掘其存在的价值。按照构建的档案使用管理机制和分享机制，为查询利用者服务。积极搭建档案分享平台，实现对信息的有效传递，助推各项工作的高质量发展[5]。

综上所述，信息化背景新形势下高职院校档案管理工作面临新挑战，当前的重点是信息化建设。要创新开拓档案信息化建设思路，树立与时俱进的信息化管理理念；加大档案信息化建设投入，提高各种设备的先进性和安全性；借力数字化校园建设，加强多部门资源共享协作；积极引入新技术推进档案工作现代化发展，实现高效、快捷、安全、开发的档案信息服务。在统一规划、个体创新、多方协调配合下做好档案信息化管理和服务工作。