事业单位人事档案管理中存在的问题及对策

周晓茜

（山东省京剧院，山东 济南 250013）

1 档案管理工作的重要性

在事业单位日常工作的过程中，人事档案管理工作至关重要，人事档案管理质量直接影响到单位未来的发展，这也是优化内部管理工作的前提。人事档案记录着单位内部人员的发展信息，能够有效展示单位价值的关键所在，人事档案的记载和人事档案服务能够提高员工对单位的认同感。同时，人事档案能够对单位内部人员的各种信息进行记录跟踪，对于单位运营与管理来讲能够提供一定的参考依据[1]。

2 档案管理中存在的问题

2.1 缺少服务意识

在目前事业单位档案管理的过程中，部分档案管理人员的服务意识不足，面对咨询和求助，往往不能够给予切实可行的帮助和指引，导致档案处理工作效率低下，人们在使用档案的过程中满意度较低。另外，部分档案管理工作者的职业道德有待改进，面对一些复杂的档案工作，不能够按照标准化流程进行有效处理，从而对用户造成了困扰[2]。

2.2 重视程度不到位

档案中包含着事业单位内部人员的各种重要信息，因此档案信息对于单位发展来讲至关重要，是人事工作信息记载的主要媒介。从实际的人事档案管理工作现状看来，大部分单位对于人事档案的重要性不具备足够的认识，单纯认为人事档案只是对内部档案资料的收集整理和储存，并不能够真正对人事档案管理工作投入足够的人员和设备，最终使得人事档案信息无法发挥价值[3]。

2.3 档案管理人员建设落后

部分单位的档案管理人员素质不达标，没有进行过系统化的档案工作学习以及就业培训，这导致在工作过程中存在众多的失误，例如，档案材料收集与整理之后就放置在了角落，缺乏系统性地分析和后续利用。另外，档案管理人员的整体年龄结构相对较大，所掌握的知识比较老旧，档案管理专业知识整体较为缺乏，档案管理工作效率低下，不能够跟上时代的步伐。最后，档案部门的人才培养体系不够健全，没有定期组织工作人员进行培训和学习，导致档案管理工作者无法掌握最新的工作理念和工作方法。

2.4 人事档案管理信息化进度较慢

在互联网快速发展的背景下，各行各业越来越重视信息化的发展，但是，仍然有很多事业单位对于档案的重视严重不足，导致档案管理信息化建设的过程较为缓慢，形式跟不上进度，进度跟不上变化。目前，在开展人事管理工作的过程中，传统实体档案管理模式占据的空间相对较大，利用纸质档案来对相关的信息资源进行保存仍然是常见的存储手段。事业单位的人事档案调动情况较多，档案数量不断加大，对空间的占有率也越来越多，然而对于计算机的应用只是停留在初级阶段，现代化的管理手段整体处于落后状态，人事档案管理工作效率普遍较为低下。

3 新形势下档案管理创新服务策略

3.1 完善档案管理工作体系

单位对档案管理的主要目的是掌握真实的人事信息资料，并对这些信息资料进行开发和利用，为单位未来发展提供一定的参考与借鉴，所以单位必须要重视档案管理，为单位发展提供依据。在档案管理工作开展过程中，建立完善的档案工作制度是保证单位运行和发展的关键所在，因此单位必须要加强对于档案管理服务体系的优化，保证档案管理服务创新发展。要把好档案的收集归档关，严格按照相关的规章制度收集和保存档案，当档案被移交到综合档案室之后，审查人员应当逐条对进库的档案检查，尤其审查档案的规范性和完整性，另外，需要根据需要对档案进行重分组、编目和装订。其次，借助于互联网、云平台等手段，建立文档一体化的管理网络，将文书的登记、转运以及文档的收集、整理、归档集合在一起进行管理[4]。

3.2 重视档案管理信息化

在档案管理的过程中，我们必须要重视档案管理逐步向信息化进展，使其能够对组织发展提供重要的推动作用。领导层要重视信息化假设，提高档案管理工作的地位，并注重人力和财力的支持，除此之外，要加强对现代化管理方式的有效运用，鼓励工作人员建立终身学习的工作理念，跟随时代发展的步伐，不断提升自我，能够熟练地操作相关的软件。要通过计算机建立相关的人事档案信息库，并注重对档案信息资源的不断开发与利用，对组织干部队伍进行培训，保证组织干部人事档案管理工作水平的不断提升[5]。

3.3 提高档案管理人员的综合素质

在档案工作开展的过程中，必须要做到以人为本，注重员工的素质提升，既需要提升思想认知，又需要提高他们操作计算机的水平。在新形势发展的背景下，我们要充分了解人事档案管理工作所发挥的重要作用，确保每一位工作人员恪守人事档案管理纪律。要提高自身辨别是非的能力，全身心投入到档案管理工作中，并严格遵守档案法中的相关法律，保证档案的机密性，树立良好的职业道德，从而全心全意的为人民服务。档案管理工作自身的专业性相对较强，组织内部的档案管理工作人员必须要积极的接受相关的专业知识培训，并掌握专业的理论，适应新时期知识和技术，能够主动地学习新的知识，拓展自身的知识面，保证个人学历层次的有效提升，同时也要具备解决问题的能力。

3.4 拓展组织的服务领域，培养档案管理人员创新意识

在时代变更发展的背景下，档案管理工作人员必须要解放自身思想，改变过去较为被动的工作模式，向主动管理进行转变，提高人事档案管理工作以及其他各项工作之间的关联性。传统的干部人事档案管理模式与当前的管理模式要求存在着一定的差异，所以组织内部的档案管理人员必须要善于比较和分析，按照相关要求对人事档案管理办法进行深入研究，推动组织人事档案管理水平的提升。

综上所述，档案管理工作有重要价值，我们不仅仅要将单位内部人员的基本信息进行管理，同时也要对职称、考核、工作岗位变动、奖惩经历等进行掌握，这对职工在单位内部的发展有重要指导性意义，也是开展各项活动的基本依据。必须要在新形势下重视档案管理工作，结合实际解决当前人事档案管理工作中存在的问题，确保档案管理实现创新服务的目标。