等级医院评审视角下医院综合档案管理问题探讨

张 灵

（重庆市涪陵区妇幼保健院，重庆 408000）

现阶段，我国经济水平得到了飞速的进步和发展，人民群众对健康问题有极高的重视，更对医院的技术服务给予更多的关注与重视[1]。等级评审是直接提升医院医疗护理质量管理和技术服务的助推剂。在评审周期内，需要大量的档案材料来支撑和佐证等级评审条款，因此，医院综合档案在评审过程中起到了必要的参考作用，对综合档案进行高效、缜密的管理，可以为医院评审工作的进行奠定基本的保障和维护[2]。

1 综合档案管理过程中出现的问题

1.1 档案管理重视不够

在医院管理中，多数管理人员都将重点放在医疗质量管理、医疗设备的改善和医学技术的进步上，对综合档案的管理较为弱化。问题表现在：1）管理制度不完善。大多数医院对综合档案管理没有达成统一的准则和要求，这导致在具体执行、实施的过程中的效果很难得到保证。由于管理制度上的疏忽带来的问题，在医院管理、服务和评审过程中都会造成影响[3]；2）原生档案收集不重视。很多科室对资料的收集、整理工作缺乏主动意识，不重视，这就致使很多工作内容没有得到保存，从而进一步导致在后续工作当中，需要对很多琐碎的材料进行归纳和整理，这无疑又花费了巨大的人力和精力，造成了额外的工作负担[4]。3）资料归纳不标准。在综合档案整理的日常工作中，充斥着大量细致的工作内容，科室收集标准不统一不详细，导致漏存、未存现象，在评审收集资料时出现找不到补档案材料现象，真实度不可靠。

1.2 档案编研供不应求

处于档案编研的工作视角，由于等级医院评审阶段时间有限，因此档案编研工作时要求把大量的数据、材料经过仔细的分析与合理的选取，总结为一套资料汇总，方能展现出医院的管理水平以及研究成果，进而促使等级医院评审工作能够顺利开展，形成良性循环。然而综合调查材料发现，很多医疗机构在平日材料管理时，不能对业务材料以及管理成果做到及时的汇总与编研，同时由于专业能力不达标等原因，档案管理科室对于材料汇总的选题也出现一定的偏差，结果导致很多评审参考材料并非能够客观体现真实情况，多是从多方面拼凑而成，在时效性、逻辑性以及科学性层面均缺乏说服力，从而难以为医院提供合理的审核资料。

1.3 档案管理较为落后

现阶段，由于大多数医院的档案管理设备较为落后，其工作室功能不强大、检索用时太久等效率低下问题，导致曾经的管理模式和设施已经难以满足当前的使用要求。虽然很多医院在使用“科怡”档案办公及病案档案管理软件，但功能不够强大。特别是科室的档案收集不及时，上报不及时，医疗保健档案类别多，数据多，要求保留原始纸质文件多，出现查阅耗时，效率不高。虽在使用电子档案管理，但由于缺少对管理软件进行适宜开发和维护的专业工作人员，导致软件的运作水平大打折扣[5]。不仅工作效率相较之前没有得到显著的改善，甚至陆续出现了检索结果错误、数据录入失败等新的问题。

2 综合档案管理的改进方向

2.1 构建完善的管理制度

处于理论的位置来讲，医院综合档案管理的范畴相当广[6]。内容也相当繁琐，如果将综合档案管理工作处理到位，必须要有一套严谨的管理制度。首先，在整理临床护理资料时，许多医院会把材料收集到文书系统中，然而考虑到文件材料的复杂程度，如果可以在综合档案关系体系中独立构建一套管理体系，就可以在文书管理时，开展独立性较强的管理工作，是材料的整理工作更高效、专业[7]。此外，从横向来看，材料的整理工作可以分为医务、保健、财务、门诊、住院、护理等几大类，之后在此分类上，再进一步分化出文书、教学、科研等分支，这样可以更加条理、系统地进行档案分类、管理，增加了资料整理的持续性和综合性。

要对医院内档案管理部门的内部结构进行调整、升级，以便更好地适应大数据库的时代背景。医院综合档案管理制度的制定和落实，不仅能够提升管理人员的工作效率和业务能力，而且可以在等级医院评审时，提供很全面、系统、真实的资料。因此，在等级医院评审视角下医院综合档案管理问题探讨时，一定要明确制度存在的问题，同时予以科学、合适的解决措施，方便档案管理工作更加高效和可控。

2.2 制定标准的归档步骤

在档案材料收集时，等级医院评审机构能够做好档案材料预备计划和收集流程的监管，能够确保在档案收集中材料的真实性和丰富性。此外，在资料收纳方面，应该拟定全面、细致的管理准则，方便在科室出现人员变动的时候，才能使管理依旧能够正常运作[8]。在档案资料的选取阶段，还应该对档案质量的前端控制进行优化，同时对收纳的材料做好记录，为日后的检索工作提供方便。及时对材料进行同步和更新，提高档案的归纳水平，能给在日后的评审工作时，提供扎实的基础[9]。

2.3 档案管理与评审相结合

第一，在档案资料编研阶段，应该对资料、档案予以周期性的整理、分类与汇总，同时根据编研的标准不断补充、润色，以至使档案看起来内容丰满、逻辑清晰、层次分明。在此环节，编研工作应该依据等级医院评审标准严谨地开展工作，力求在多角度、全方位探索档案、资料信息和价值的同时，能够给之后的评审服务工作予以参考。第二，站在评审位置来讲，由于资料、档案很难做到第一时间进行上传与梳理，因此往往表现出一定程度的延时性，进而导致潜在信息和价值的探索工作，会有不确定性。此外，由于各科室的工作范围以及专业知识的局限性，导致汇总的材料、档案会比较片面、单一，不仅难以最大程度的挖掘出档案的有用信息，也使得现有的资料利用率不能得到保障。因此，档案的编研工作需要站在全局的位置开展，既要结合评审标准对材料进行筛选与处理，又要从多专业的角度去全面、深入挖掘有用的信息和潜在的价值，最终达到高效、完善的管理效果。

2.4 提高档案管理资源的开发与应用

虽然医院评审工作需要积极、严谨地去面对，但是档案管理的根本目的在于为医院的发展和医疗工作提供服务与帮助，汇总的档案能够高效、科学的利用是表现其价值的有效途径。因此，档案管理应该由曾经的库藏为主逐渐转型为开发利用为主，通过科学、合理的档案数字管理模式，不断优化、完善档案的检索方式，同时考虑使用多媒体等先进的电子设备支持档案的编研与管理，尽可能使管理模式高效化、管理部门科学化、管理手段规范化，主动搜索并提取有效的资源，同时正确的传播出去，为医院的医疗、培训、科研等工作予以支持和帮助。