新形势下建设工程档案的接收模式分析

2021-04-14宋文杰

卷宗 2021年21期

宋文杰

（广州市天河区建设工程项目代建局，广东广州 510000）

随着建筑行业的快速发展，建设工程规模扩大，建设工程档案管理难度也在不断增大。借助信息技术，给建设工程档案管理方式带来了较大的变化，使管理质量和管理效率得到有效提升。但现阶段工程档案管理中仍存在着一些问题，为了更好地应对新形势下档案管理所面临的新挑战，需要积极革新内部管理工作和管理模式。同时还需要积极调整企业内部工程档案管理内容，提高工程档案管理水平，为建设项目工程企业的持续稳定发展奠定坚实的基础。

1 新形势下建设工程档案所面临挑战

在以往的建设工程档案管理中，普遍存在着重纸质轻电子的情况，通常采取纸质档案先检查及接收，再进行扫描及数字化处理，导致人力、物力及财力投入较大，档案资源利用率低。其中建设工程电子档案接收模式研究及实践应用力度不足，接收数据量小、适用范围较窄，对纸质档案的编制、组卷、检查以及整改工作缺乏合理调整，导致新形势下的档案服务要求无法有效满足[1]。

现阶段城建工程档案日常管理工作主要包括了：首先针对纳入档案接收范围的所有工程档案展开预验收，对预验收合格的档案出具相应的档案认可文件。新形势下，信息技术的广泛应用以及城市化发展进程的持续深入，房屋建筑、地下管线工程以及市政道路建设等项目数量不断增加，建设工程档案数量也不断攀升，其次为了更好地满足人们多元化需求，如旧楼改造、电梯加装等工程项目也不断涌现，对工程档案的有效利用提出了更高的要求，因此作为档案管理工作中重要的前提和基础，档案接收工作的重要性越来越受到关注[2]。在实际档案管理工作中，需要对传统的纸质优先的传统接收模式进行积极转变，对传统机制进行创新，通过电子文件管理、信息资源管理、协同创新、大数据、集成管理等先进理念的引入，借助信息化手段，使“以电为主、纸电并举”的新型档案接收工作模式得以构建，使档案接收的完整性、可靠性、真实性得以保障，档案管理工作效率有效提升，从而能够使更优质、更便捷的档案资源开发利用得以实现。

2 建设工程档案接收模式有效创建策略

2.1 互联网技术加强应用

首先需要对互联网技术进行充分利用，对“互联网+”的政务服务理念加强引入，对“一网通办” “不见面审批”等政务服务模式进行有效构建，能够在工程项目竣工联合验收环节中，使档案验收意见及时出具等问题得以有效解决。其次通过互联网技术的运用，以及网上审批制度的建立和完善，使网上审批相关工作机制、网上受理和审批服务责任予以明确，并通过有针对性的措施的运用，使工程项目审批服务水平和质量不断提升[3]。

2.2 网络系统和标准规范体系构建

对建设工程档案接收的网络系统及标准规范体系进行构建，能够使网上审批服务效能有效提升。为了确保工程建设项目的网上全过程审批的有效实施和全面推行，首先需要对工程档案电子数据进网入库进行强化，根据“纵向到底、横向到边”的原则，对建设工程档案管理工作进行有效落实，使相关建设单位的所有电子档案的在线接收、管理及利用得以实现，其中需要对相关建设档案管理机构及各专业职能部门的建设项目审批文件数据的共享工作机制加强建设，使城市建设工程档案智能化管理水平有效提升，使生产关系改善，使基于“互联网+” 政务服务战略得到有效贯彻落实，使档案接收模式有效创新，使档案服务更加高效、便捷。另外在互联网及局域网等网络环境中，为了使超大城市建设工程档案电子文件在线接收问题有效解决，需要对建设工程档案管理平台加强建设，为建设工程项目责任主体提供相关档案电子文件上传、管理、智能组卷、移交、在线审核等功能，使建设工程档案的收集和移交实现从以纸质为主的传统模式向电子模式为主新模式的积极转变，使建设工程档案实现同步在线接收、管理[2]。

2.3 审批文件及数据共享

通过档案接收相关数据接口的开发，能够使建设项目的审批文件及数据实现网络共享。随着行政审批制度的改革深化以及运营商环境的优化，通过数据交换格式的统一，以及开发接口的应用，能够使建设项目审批文件和数据共享问题得以有效解决，使建设工程电子档案的完善性、可靠性、真实性得以保障，使工作质量和效率有效提升[4]。

3 建设工程档案接收模式创新难点及解决对策分析

3.1 工作创建重难点

现阶段建设工程档案接收系统中，需要加强工程流平台、数据库建库、文件共享交换以及在线图像处理等技术应用，随着相关技术的不断发展和成熟，现阶段主要面临的问题和挑战主要在于要求所有业务需求通过在线操作完成，基于互联网、局域网以及政务外网等复杂网络环境，因此工作创建重难点主要为有效集成数据流的后台整合、各类关键技术以及web端等。

针对特大城市而言，由于市、区两级城建档案管理机构、各工程项目建设单位、各建设项目审批部门以及涉及设计、勘察、施工、监理等各责任主体较多，其存在着用户量、数据量极大，结构关系较为复杂，需要对建设工程档案数据来源和结构进行梳理和构建，使档案部门、政府部门、信息化部门之间的信息壁垒及技术屏障得以突破，因此工作的难点还包括文件、信息共享交换渠道的有效构建[5]。

3.2 应对措施

通过数据格式的统一以及开发接口的应用，遵循统一的架构、接口以及标准，对各子系统进行设计，使各子系统之间的良好集成性得以有效保证，其次在应用系统架构设计中，需要对系统架构的兼容性和包容性加强重视，对系统对外接口标准进行科学设计[6]。其次原有数据应尽可能采用数据文件的方式进行导出，使应用系统集成有效减少。另外还应对行政审批制度改革进一步深化，在建设工程竣工联合验收环节中积极纳入档案验收，对城建档案管理机构的联动机制加强建设，使政务数据管理部门、专业审批部门等部门之间实现高效的信息交换和文件共享，从而更好地提供全天候、全流程、全地域的网上档案信息资源服务。