探究干部人事档案管理与利用的创新

杨子樱

（中交四公局第一工程有限公司，北京 100023）

干部人事档案清晰、真实的记录了干部的个人经历、思想、品德、工作能力，是干部个人成长的真实记录，也能够为人事工作管理工作提供重要决策参考支持。为了能够更好地发挥出干部人事档案资料对人力资源管理的重要作用，需要相关人员加强对干部人事档案的管理，解放思想，实事求是，不断优化和创新干部人事档案管理方法。

1 干部人事档案的基本特点

统一的管理人员。干部人事档案由统一的档案员进行立卷管理，一个干部的个人资料信息会被划分为多个方面的内容，具体包含履历类材料、自传和思想类材料、考核鉴定类材料、学历学位、专业技术职务、教育培训类材料、审核类材料、党团材料、表彰奖励类材料、违规处分类材料、工资任免类材料等。第二，分散的干部资料。干部人事档案的管理需要对干部的资料进行高效率的收集整理，但是从实际发展情况来看，干部人事档案资料信息比较分散，资料内容繁杂。第三，实体档案流动性强。多数干部人员处于流动的状态，人员的变动对干部人事档案管理产生了深刻的影响，不同机关人事变动都会改变干部的配置，由此会产生比较多的干部人事档案。

2 干部人事档案管理存在的问题

1）没有形成完善的档案管理意识。在社会的进步发展下人才流动更加自由，但是机关组织并没有重视人事档案的管理，多数用人单位会忽视对人事档案管理的重视，无形中加大了企业人力资源的管理成本。另外，基于干部人事档案的管理特点，企业不仅需要设立人事档案管理机构，而且还需要完善员工个人人事档案。但是基本上很少有企业落实以上工作。

2）干部人事档案归档管理不科学。档案管理人员大多为非主职人员，不具备积极主动收集整理档案资料的主动性，档案管理被动，由此导致档案整理不及时的问题。同时，有很多干部人事档案的来源渠道比较单一，没有从多个角度来反映出干部的行为作风问题。

3）档案功效发挥局限性比较大。干部人事档案资料的收集渠道比较简单，一般来自企事业单位，因未及时且完整的归档，导致无法对干部的真实事迹进行反映，也就无法为干部的调任、升值和免职提供重要的意见参考支持。

4）档案管理制度落后。干部人事档案管理过程中存在管理制度不健全、制度执行不到位等情况，档案资料信息的收集整理范围有限，档案管理部门对材料信息的收集不够主动，导致材料信息的收集范围十分狭窄，最终制约了干部组织人事工作的开展。

5）档案管理和利用不完善。现阶段管理利用干部人事档案资料的方法、手段比较落后，且多数干部人事档案资料采取的是手工管理模式，资源管理效率低下，资料利用率不高。虽然一些地区的干部人事档案资料开始引入信息化管理手段，但是受思想认识和技术手段落后的影响，没有真正发挥出技术手段在提升档案资料管理效率方面的作用，无形中浪费了比较多的人力、物力和财力。

3 干部人事档案管理优化对策

1）树立正确的干部人事档案管理工作理念。为了能够更好地促进干部人事档案管理需要相关人员能够加强对人事档案管理的重视，具体要做好以下两个方面的工作：第一，更新单位领导对人事档案管理的认识。企业单位领导需要将干部人事档案管理看作是人事档案管理的重要基础，在实施档案管理的时候引入先进的管理理念。第二，提升干部人事档案管理人员的工作认识，引导他们将先进的档案管理思想引入到干部人事档案管理工作中。

2）规范干部人事档案资料的管理程序。第一，完善干部人事档案资料收集整理长效机制，采取多个方式，通过多个渠道来收集整理干部人事档案资料信息。第二，通过完善档案收集管理制度来调动档案收集管理人员的工作积极性，提高档案资料收集整理的规范化水平。第三，完善干部人事档案资料的归档管理机制，提升档案资料收集整理效率。对于收集整理完成的资料还需要在后续进行必要的监督。档案资料的收集整理要与时俱进，满足广大社会公众对人事档案资料的收集整理要求，全面推进人事档案管理改革。

3）充分挖掘档案资料信息的功能作用。第一，丰富档案资料的内涵。在档案资料中增加能够反映出人事干部真实情况的信息，比如增加人事干部的社会福利待遇信息、住房补贴信息、经济收入信息等。第二，增强干部人事档案在干部人事调动中的影响力和执行力，充分发挥出档案资料的意见指导作用。第三，充分挖掘和利用干部人事档案的资源优势，建立健全完善的档案资源系统化管理运用机制，增强人事档案使用的社会效益。

4）强化干部人事档案制度的建设。干部人事档案的管理是一项繁杂性、系统性、全性的构造，需要档案管理人员的密切配合。为了能够解决档案资料信息管理使用不规范的问题，需要相关人员切实完善干部人事档案管理制度，在档案信息收集方面需要将普通收集、突击收集、定向收集和长期收集充分结合在一起，并根据单位发展实际情况来制定科学的干部人事档案收集管理制度，避免档案资料使用的随机性和盲目性。

5）创新干部人事档案的管理应用方法和应用手段。第一，借助现代化信息手段创新档案资料的管理应用，及时处理不符合归档要求的档案资料信息。同时，在干部人事档案资料管理的过程中还需要定期引进先进的管理设备，更换不符合要求的计算机软件，充分发挥出现代通信技术和网络技术在管理、监督干部人事档案资料使用中的作用。第二，强化对干部人事档案资料的统一领导和分级负责。为了能够更好地发挥出干部人事档案资料的作用需要发挥出干部对档案资料使用的引导作用，由国家组织人事部门制定具体的人事档案资料收集、整理和使用制度，并为人事档案资料的管理使用创设良好的环境支持。第三，打造完善的网络信息管理平台，为人们及时查询干部人事档案资料提供重要支持。通过打造干部人事档案资料信息管理平台能够帮助相关人员更为及时、精准的查看和使用档案信息。在干部人事档案资料管理平台打造完成之后还需要注重做好信息资料的安全保护工作，在提取档案资料的时候需要设定相应的身份证和手机号码。另外，为了减少干部人事档案信息泄漏问题的发生，还需要做好干部人事档案管理信息的备份工作，规避档案资料信息在转移、存储的过程中出现问题。

4 结束语

综上所述，干部人事档案资料的收集整理和利用工作是一项长期性、复杂性的工作，为了能够确保这项工作顺利进行需要各个单位、各个部门共同努力配合，通过完善档案管理机制、创新档案管理方法、强化人才队伍建设、充分挖掘档案资料信息功能等来不断创新干部人事档案资料的管理和利用，从而为人力资源的开发利用作出重要的贡献支持。