高校基建财务档案管理研究

钱瑞琼

高校基建财务管理离不开档案管理，财务档案管理不仅为项目预算管理提供科学合理的参考依据，也为不同层次的审计巡视督察提供真实的数据保障。因此本文就当前对基建财务档案管理的必要性及普遍存在的问题进行阐述，并结合工作实际针对这些问题提出了建立档案联查体系、加强档案管理流动考核评审力度、完善高校政务网络平台一体化建设等几点建议，以便为完善高校在基础设施建设上的可持续发展做一些探讨。

一、引言

高校基建财务档案反映了基建项目从诞生到建成的详细过程，也为领导层日后对于类似的项目建设投资提供了一定的参考价值，因此高校应重视和加强对基建财务档案的管理工作。根据高校的发展要求而建立档案管理联查体系，进一步推进档案信息子系统平台建设，是保证基建财务及其他档案资料完整性、历史数据查阅便捷性的重要工作之一，也是高校寻求可持续发展的重要途径。

二、健全高校基建财务档案体系及必要性

建立高校基建财务档案体系是基建财务最基本的工作要求，尤其在当前基建信息化管控日趋严格的背景下，更加科学、合理、透明的管理方式凸显重要，建立健全基建财务档案不光为财务人员多维度查询、核算项目成本提供历史依据，更减少了部门间不必要的协调，提高了工作效率。同时，财务档案中反映的历史数据也能够辅助下一年度预算管理工作的开展，使得预算分配更加科学化、合理化。

另外，财务内部控制管理、基建项目审计等工作的开展也需要查阅相关基建财务档案。一般来说，高校基建项目多由国家拨款投资兴建，偶涉重大投资项目除了专项审计外，还需接受国家部委或省级单位巡视督察。审计部门会根据档案反映内容的清晰度、完整性来判断单位内控环境的好坏;也会依据档案中保存的原始凭证等材料来核实基建业务账务处理的真实性。因此就上述情形来看，完善高校基建财务档案管理刻不容缓。

高校基建财务档案体系一般分为四类，即会计凭证类、会计账簿类、财务报表类及其他类，具体见下表所示。

三、目前存在的问题

（一）基建项目周期长、参建决策人员多而杂，导致财务档案管理难度大

一般情况下基建项目建设周期都较长，尤其是对建设周期跨年度的工程而言，建设期内不能按期投产的工程、建设过程中变更项目多以及未按合同履约需索赔等情况将直接影响财务跨年预算管理及项目成本核算管理，这些情况也使基建财务的档案管理变得复杂;再者高校参建决策人员多，靠人工协调管理的效率远不能满足及时、同步、准确反映建设项目现场情况;另外高校参建人员也是按其岗位划分各负其责。因此建设资料很难完整地收集，项目资料在建设期内也存在断档、模糊不清的情况，也就更不用说将项目建设周期内每个年度内付款节点上与现掌握的建设资料建立同步对应的关系。

（二）高校业务部门档案管理意识不足且缺乏经验

高校虽重视财务凭证的管理工作，但却忽略了基建等业务部门的档案管理对财务工作的重要支撑作用。财务人员通常会根据审计及本身的工作要求保管基建项目付款凭证及相关支撑材料档案，但这并不代表基建一线业务部门就可以免去基础档案管理工作。若基建部门对第一手资料档案长期不加归类管理，日后尤其是当审计人员问及类似合同付款约定以外的临时变更事项等问题时，财务部门就不能根据档案记录找到精确的原因。目前高校基建业务部门的档案管理仍有较大漏洞，主要是因为业务部门经常进驻项目现场，较大的工作强度下忽略了档案管理的重要性，且业务部门人员流动性大且缺乏管理经验，即便业务部门掌握了部分的工程资料，也不知道如何按照一定流程及规律整理项目建设资料。

（三）高校信息化体系建设不完善导致档案管理难度大

近年来一些高校在建立行政组织架构方面进行了重大调整，而调整的重心则放在推进行政工作的信息网络平台化建设上。虽然信息化体系建设覆盖了行政工作的诸多方面，但高校构建信息平台仍未精准地考虑到一些部门业务特点。例如，从业务内容上来看，财务处、国资处及基建办的业务量大、覆盖面广且具有一定关联性，倘若这些部门将与基建业务相关的资料档案上传至平台后实现一定范围的资料共享，那么将极大程度地促进工作效率。现如今的基建办档案整理止步于手工归档分类阶段，这不但容易出错，更不易与相关部门之间形成资料联查体系，且随着工作量的不断增加势必导致行政部门超负荷运行。

四、对策及建议

（一）建立高校基建档案资料库，形成基建办、财务、国资等部门的档案联查体系

基建项目从招标、签订合同到最终建成楼栋，其过程一般都涉及到基建办、财务处及国资处这几个部门。基建部门需向国资处报招标文件书并确定至少一家建设单位。基建部门在项目建设初始阶段需要拟定项目名称，确定施工范围，在与承包单位签订正式合同后，施工过程中若发生合同调整或是法律诉讼等情况时，基建业务人员需及时跟踪了解，其中涉及到项目付款变动时，还需及时告知财务人员并提供相应的临时会议文件等资料。待项目竣工验收、审计结束后，财务处需核算单体成本，并向国资处提供基建项目决算表并及时作转固的账务处理。国资处出具固定资产卡片单一式三份，财务处、国资处、基建业务部门各留存一份。此过程可看出财务处、国资处、基建办等这几个部门在基建档案资料留存、编号归类的管理过程中应有对应的规律，而这个规律是建立这些部门资料联查体系的索引。

例如，基建办与财务处之间可以将统一的项目名称、合同编号作为资料归档的基础索引;而在某一项目合同号下，基建办填写的支付申请表次数编号可以作为基建办与财务处付款凭证、资料文件的统一索引号;再如，财务处与国资处的档案联查索引号可以统一为资产编号，每个资产编号对应一个基建单体，每个单体对应的是项目名称、合同编号子索引。相关部门通过建立层层递进的档案索引体系能够将各部门独自掌握的基建档案资料串联起来，从而更好地解决档案管理松散、混亂的问题。基于建立统一的档案联查思路，基建业务各相关部门也可就此问题进行会议讨论，划分清楚各部门基建相关事务职责并确定相关部门间的项目档案查询索引。

（二）高校应组织档案管理及相关业务知识交叉培训

高校档案管理不是某个部门的任务，而是相关部门之间联动配合完成的一项工作。就基建相关档案管理来说，相关部门应组织档案管理理论学习，并依据行业规范及单位档案管理要求制定各部门档案管理标准，根据审计巡视要求及单位会议、领导查阅等要求规范、简化档案管理程序，根据基建业务特征、以方便查找为前提从源头开始梳理业务档案，尽可能的为领导层决策或是财务管理提供真实可靠的历史依据。高校可邀请校内外专家定期对部门业务人员进行统一的档案管理知识培训，并对培训人员进行考核激励以加强其档案管理意识。

对于基建财务档案管理而言，一方面需要通过课程培训来提高财务人员档案管理水平，完善凭证、账簿资料保存方法及档案移交、销毁手续;另一方面，财务人员更需掌握一定的基建业务知识来充实档案管理知识框架，使得理论知识可以渗透进基建财务工作实践中并落地生根，使基建财务档案管理过程能够有序反映出单位对基建项目投资决策的全过程。同时，基建财务人员也需掌握档案对标管理技能，即财务人员要清楚某次报销的付款进度下所对应的基建项目进展及施工履行的程序，在该付款进度下需要基建业务部门提供哪些材料及会议文件。这样的资料收集管理过程势必要求财务人员深入学习了解项目建设详细过程及工程报批报建等程序知识。财务人员在完成本职工作之余应定期驻地观察项目建设，经常向基建方面专业人士讨教相关知识以充实自身对于基建工作的认识，以便更好的进行基建财务档案管理工作。

（三）加强部门档案审查力度并形成部门间流动考核机制

高校行政部门应统一档案管理目标及标准，并在此基础之上建立考核制度。档案管理部门应定期组织行政人员去其他高校参观学习，组织开展事业单位之间的档案管理经验交流会。另外，档案管理部门可牵头组织业务相关部门间的不定期档案管理流动考核，将考核成绩作为部门校级评比的一项成绩。这样不仅可以调动业务人员档案管理工作的主观能动性，还能在一定程度上促进高校各部门间的工作交流与学习。

（四）加强基建档案管理宣传力度，不断推进高校行政平台一体化建设

基建财务档案管理是一项长期工作，在连续会计期间内档案管理工作也要具有连续性。财务档案管理人员在做好交接的同时，更要加强与外界的交流沟通，与业务相关部门商议统一档案管理思路，以便及时、系统地收集到所需的基建财务原始档案资料。

高校行政部门可以依托信息平台，根据自身管理工作及对外部信息获取的需要，按照部门权限设计平台对应的本部门子模块功能架构，将可以共享的档案资料上传至平台，并建立对其他部门共享数据的索引查询菜单。信息系统需严格执行权限设定，查阅、下载相关文件需向相关业务部门申请授权，特别是要谨防基建财务档案等重要信息外泄及被盗取、篡改的可能性。此外，业务部门还应妥善保管纸质档案，并根据要求办理相應移交手续。

（作者单位：安徽工程大学 财务处）