浅议"大数据"时代下的电子档案建设趋势

摘要：随着我国社会主义市场经济的迅速发展以及科技水平的不断提升，促进电子档案建设工作的蓬勃发展，大数据时代对该项工作的质量要求越来越高，相关企业只有加强对档案建设的研究分析，才能更好地促进电子档案的建设质量水平。当前时代，加强对大数据即电子档案建设工作的研究迫在眉睫。

关键词：大数据时代;电子档案;建设趋势

1前言

当前我国正处于百年未有之大变局的发展格局下，新冠肺炎疫情加速，这一格局的变化，给各行各业的发展建设带来一定的机遇与挑战，对电子档案建设工作来说也不例外，相关企业要加强对机遇的把控，推动电子档案建设的转型升级，才能促进该项工作更好地与时代发展相契合。基于此，文章将简要分析一下大数据时代电子档案建设工作。

2大数据时代电子档案建设现状

2.1该工作的发展现状

随着我国科学技术水平的不断提升，大数据技术得到了广泛的发展，在一定程度上推动了电子档案建设质量水平的提高，在这种时代背景下，电子档案建设工作加强对互联网，大数据，云计算等信息技术有效应用，得到了人们的广泛的关注，与此同时，更多的企业改变了以往传统档案管理方式，将日常的档案材料进行了进一步的储存，扫描到更加安全稳定的云端之中，与此同时，更加科学合理的运用互联网技术，促进档案材料可以不受时间、地域或者是人员等因素的影响约束，而且通过大数据技术的应用也可以实现对电子档案进行实时的预览、查询或者下载传输工作，这样可以提升整个档案建设工作的指效率，而且可以更加迅速的对档案进行提取对比工作，除此之外，在当前大数据技术日益成熟的时代背景下，档案大数据为整个大资源的有效利用提供了更加有力的支持，这进一步的实现了与各项档案管理工作的相互促进，而且电子档案建设工作的进步的建设发展也在一定程度上丰富了档案大数据，而后者的进步的应用也强化了电子档案管理的工作水平。

2.2电子档案大数据发展的重要意义

随着我国经济的迅速发展以及时代的不断变迁，各行各业的工作中所涉及的档案信息的数量越来越庞大，而基于电子档案的大数据技术的应用，可以使得此类巨大的答案信息得到更加高效的归纳，以及整理。整个工作在开展过程当中，能够在短时间内得到纸的质量方面的迅速提升。与此同时，目前面对海量数据档案建设管理工作的情况不尽人意，传统的管理方式已经难以应付当前时代的电子档案管理要求，而运用电子数据档案来替代传统的管理方式，不仅可以摆脱了传统的指导案的年限方面的限制，再一程度上也不需要占据过多的空间，以及后期的维修保护工作，使得档案的资料再具体的应用工作中，其价值得到大幅的提升，而且在当前时代背景下，对于各单位职能的进一步的发挥，也产生了帮助作用。大数据时代背景给电子档案的建设提供了多种多样的帮助，不仅能够有效的节约调动各类档案信息以及资源的时间，而且也可以快速的完成相应的服务，以及各类职能，更为重要的是，对降低整个档案管理工作的成本的投入，促进资金利用效率的提高来说，也有较大帮助作用，这对于企业单位经济效益的提升来说有着较大的帮助作用。[1]

3大数据时代下电子档案管理的新特点

3.1拥有大量的数据资源

我国需要进行档案管理的行业有很多，电子档案管理的数据来源也十分广泛，档案管理的形式也多种多样，主要有两种形式，一种是由各种企业的业务部门所含的数据信息转化而来的档案信息，另一种是由各种图片音频转化而来的档案信息，不管是对于哪一种档案资源，都需要进行妥善的保管和处理。随着大数据分析技术在档案管理过程中的运用，通过建立相关平台，可以加快相关部门对于这些信息资源的收集，处理，存储。

3.2完善的数据管理体系

在大数据时代下，通过建立相应的平台和数据库，通过连接各个企业的互联网客户端，输入一套档案管理的模型，在之后的档案管理工作中，就可以实现信息结构的自动化处理，不仅可以快速准确地对信息进行自动收集和存储，还可以通过相关模型对数据进行定向的分析，得到想要的结果，另外还可以通过云技术将信息储存到云端，不仅扩大了信息储存的数量，而且加强了信息储存的保密性。

3.3让档案资源变得更加实用

传统的档案管理方法和手段，对于档案的检索和提取方面十分不便，所以很多档案管理场所都存在着重藏轻用的现象，大量的电子档案资源得不到相应的利用，不能发揮它原本的价值，就变成了一堆废弃的信息，利用大数据技术，在互联网平台上建立相应的信息检索窗口，可以很快的对海量的档案资源进行准确的检索，方便了，相关人员的查阅，提高了工作效率，让我国的档案管理事业变得更加有意义。

4该项工作的发展趋势

4.1重视档案的资源收集工作，进一步创新服务内容

首先，在当前时代背景下的档案建设工作的发展趋势之一便是要重视档案的资源设计工作，与此同时，要进一步创新服务的内容，对电子档案介绍工作来说，其本身的价值不言而喻，而在当时的时代背景下，通过对大数据技术的充分应用，对档案中所蕴含的各类价值能够得到更加充分的利用，使其在以往的工作中，所隐藏的价值可以更加充分的挖掘，用来服务于单位日后各方面的发展，提高单位自身的竞争能力，使其在当前激烈的市场竞争当中脱颖而出，稳固自身的发展地位，而且对于档案价值的最大化发挥，也有着帮助作用。那么为了进一步的实现，对档案资源的充分利用，就要对整个资源的收集工作引起足够的重视，加强对该项工作的全面认知，意识到档案资源的价值，各单位企业要加强对这些收集工作的重视度，与此同时，也要帮助相关工作人员意识到该项工作开展的重要性以及必要性，只有使工作人员在意识上有一个足够的重视，才能进行的反应行为中，在开展相应的档案资源收集工作中，能够兢兢业业，本着认真工作的态度完成各项任务。只有在完成基础数据工作上，才能更好地配合对大数据特性的正确应用，这样可以进一步的发掘资源优势。另一方面，对于这个档案的管理工作来说，使其服务功能的进一步的强化是工作的重点，在当前大数据时代背景下，开展各项工作的内容便是不断创新档案的服务内容，为此在工作中就需要将数据的挖掘以及分析工作作为日后工作的基以及重点，通过建立更加全面完善的服务体系，可以进步的保障整个电子档案服务内容的创新性发展，比如再进行建的档案的服务内容，创新性发展工作过程中，通过对于云计算技术的有效使用，可以使得整个电子档案数据的资源能够得到进一步的分析挖掘以及应用，从而使档案数据的资源价值得到进一步的发挥，而且工作人员在进行日后的创新性发展中，可以结合档案管理工作实际情况展开相应的变更升级，推动档案管理工作的计算能力以及存储能力得到大幅的提升，使得电子档案的服务内容可以更加广泛以及分丰富化地应用与单位的各方面工作建设中。

4.2加强对先进技术的应用，创新档案管理方式

其次，加强对先进技术的应用来创新电子档案管理方式也是做好该项工作的关键所在。电子档案的管理工作过程中可以发现该项工作过程中所涉及的资源往往具有一定的流动性，这就使得在大数据时代背景下，为了进一步保障该项工作的质量水平，就需要确保整个管理工作的秩序化，以及可以得到更加有序的开展，从而使得整个工作过程中，能够基于对各类流动性资源的高效的处理，整个电子档案资源的归纳收集或者整理效率得到一定的保障，并且实现对档案资源的科学合理化的管理，来应对种类越来越复杂以及涉及范围更加广泛的档案资源建设工作。与此同时，在进行档案管理工作的改进设计工作过程中，不仅要从该部门出发，落实相关的政策规定以及管理措施，也应当从工作人员方面来入手，不断提升管理建设能力以及创新性发展意识，随着我国互联网技术的不断发展，电子档案建设工作的大数据化的趋势，使得各单位企业在进行该项工作中，也应当采取合作互的方式来与其他的相关部门或者是单位之间建立起更加高效的平台，这样可以对整个档案的管理情况进行及时的了解掌握，再发生一些安全问题，或者是数据差错时，也能够可以及时的采取措施将其解决，避免各类瑕疵问题产生，进而逐渐扩大化，成为影响整个电子档案管理工作质量水平提升的关键因素，而且各个部门或单位之间的高效结合，也可以实现对整个档案管理的补充以及优化，更加适应当前大数据时代对电子档案建设工作的要求。[2]

4.3加强对管理人员的培训，建设专业化工作团队

在当前国家大力强调人才强国的时代背景下，加强对管理工作人员的培训，建设专业化的管理队伍，对整个电子档案管理工作水平的提升来说起着事半功倍的作用，单位对人员方面的培训与引进要引起足够的重视。一方面企业可以聘请电子档案管理方面的专家，采用定期开展讲座的方式来丰富管理人员的理论知识，使其进一步了解当前时代对该类型档案管理的各项要求，以及做好档案管理工作的方式方法，与此同时，加强工作人员的实践培训力度，丰富工作人员的实践经验，这样才能进一步的带动工作人员将已有的理论知识转化为实践输出，理论知识与实践经验的高效结合，可以创造出更加符合单位自身的管理方案。另一方面，單位可以加强与科研院校和高等院校和高等院校合作，通过与高等院校的交流，与可以为专业化管理团队的扩建提供人才保障，通过这种方式，不仅可以在一定程度上缓解高校就业压力，而且也可以降低单位在人才培养与引进方面的资金投入，最大化的提升企业的经济效益，对企业引进更加高素质、高水平的人才的同时增加经济效益大有裨益。随着时代的发展变化，电子档案建设工作必然日益复杂、精细化，对人员方面的要求也日益高标准、严要求，只有不断加强对工作人员的培训并且为整个工作队伍输入新鲜血液，引起高素质人才，才能保障各单位电子档案建设工作更好符合当前大数据时代的要求，提高二者契合度，从而进一步帮助各单位企业可以增强竞争力，同时为日后各项工作的改进升级奠定人才基础。

4.4建立健全档案管理机制与安全管理措施

我国的有关部门一定要加快档案管理相关机制的建立，健全公布出台相应的法律法规以及工作流程，严格要求各单位按照相关流程和标准进行档案管理工作，减少档案管理过程中所出现的档案丢失等情况，保证档案管理工作的有效性和科学性，还要加快完善相应的档案管理校准机制，确保输入到大数据系统中的数据是准确有效的，以免出现个人档案以及企业档案错误的情况。其次，采用大数据分析和处理技术，将数据进行云端的处理和储存，一定要确保数据在储存过程中的安全性，防止信息的泄露，各单位应不断地培养工作人员的安全意识，再次，还要在档案管理过程中安装相应的安全保护机制。比如说防火墙等机制，减少因黑客入侵所造成的档案泄露的现象。

5结束语

总而言之，目前电子档案建设工作过程中所产生的问题较为多样化，各方面的因素阻碍了电子档案建设工作的进一步开展，对企业的信息管理工作方面也产生不利影响，在建湖工作中，要加强灿烈的大建设，问题的研究分析，并将不断妥善解决，以此来提升列的档案建设质量水平。

参考文献

[1]刘俊.“大数据时代下的企业档案信息化建设”研讨会召开[J].上海档案，2019（01）.

[2]徐佳.大数据时代企业文书档案的信息化管理探究[J].卷宗，2018（07）.

作者简介：李喜梅，（1972.12-），女，汉族，山东单县，学历本科，从事档案管理。