关于进一步加强国有企业办公室工作的思考

摘要：企业办公室系统始终处于企业管理的中枢位置，对确保决策部署的执行有力和工作运行的质量及效率，办公室系统担负着重要的责任。可以说，在实现发展战略目标的过程中，办公室系统起着重要的作用。这也是对国有企业办公室工作提出的新挑战，不断提高科学化、制度化、规范化和信息化水平，努力创建政令畅通、执行有力、规范高效、服务优质、作风过硬的办公室工作目标，是现今办公室人员需要思考的重要问题。基于此，本文章对关于进一步加强国有企业办公室工作的思考进行探讨，以供相关从业人员参考。

关键词：国有企业;办公室工作;现状;加强;思考

党的十九届四中全会全面提出了推进国家治理体系和治理能力现代化的重大时代课题，并对深化国有企业改革、完善中国特色现代企业制度、增强国有经济五种能力作出战略部署。办公室系统作为国有企业的办公中樞，是领导的参谋助手，承担着督查督办抓落实的重要职能，提高督查督办工作水平，是摆在国有企业办公室面前的一个重要课题，也是国有企业治理能力提升的重要基础性体现。

1国有企业办公室工作

1.1概述

办公室在企业运行过程中的主要功能，是对企业各部门及人员进行业务协调和服务，上传和分发企业业务信息，并同时代表了企业的形象。办公室要想顺利履行其工作职责，就必须对企业的发展有全面而详细的了解，不仅要了解业务重点，还要明确企业能力以及未来规划发展方向，以确保企业健康快速地发展。同时，办公室作为企业的外窗，代表着企业的综合能力，除协调企业内部工作外，还要促进企业文化和理念的广泛传播。新时代市场经济的发展，为企业带来了巨大的机遇和挑战，因此，企业要结合当前的时代背景和特点，办公室管理工作要不断创新，懂得抓住机遇，在各种挑战中不断成长，使企业的管理能力到达新的水平。

1.2工作职能

1.2.1行政职能

国有企业办公室作为行政科室，其工作范围面向的是各科室，日常的行政工作包括办公会、行政交班会等会议的会前准备、会议记录、会后督办等工作;上级行政文件的收文、登记、批转、承办、督办、管理等工作;草拟、审核、印发国有企业行政性文件;撰写国有企业规章制度、发展规划、工作报告、领导讲话等;落实工作信息的收集、整理和反馈工作;国有企业档案的收集整理、借阅保管等工作;国有企业公章、法人章的管理和使用工作;行政值班、院务公开、普法、突发事件的处理等工作。

1.2.2督查职能

国有企业办公室管理人员结合领导决策、校方计划等。进行阶段性检查，确保决策有效落实。对实际工作或实施过程中发现的问题可及时指出，妥善改善，为下一阶段目标设定、工作计划安排提供参考，确保企业决策得到有效落实。

1.2.3综合协调职能

办公室作为企业的运转中枢，直接影响着整体工作的质量和效率，尤其在急难险重的任务面前，办公室承受着考验。当各类舆情危机发生时，企业办公室需要展现很强的责任心和较高的工作水平，在最短的时间内，积极协调左右、联系内外，统筹各方关系，收集上报各类有价值的信息，为企业尽快摆脱困境、减少损失、恪尽社会责任、树立良好形象作出贡献，彰显办公室的作用和地位。履行好综合协调的职能，一要着眼全局，要从全局工作出发，协调好上下、左右、内外的关系，切实把任务要求传达好，把各项工作安排好，把各个环节衔接好，要善于调动一切积极因素，为各项工作的顺利开展创造良好的环境和条件[7]。

2加强国有企业办公室工作的的必要性

在国有企业日常运营的过程中，办公室的工作质量会直接影响国有企业领导层人员下达各项指令的有效性，从而影响各项决策在办公室落实取得的实际成效。如果国有企业采用精细化处理的方式来管理办公室工作，那么不仅能够增强国有企业内部各个部门之间工作的联系性，从而促进领导层更好地协调各部门完成相应的工作项目，而且还能促进国有企业内部良好办公氛围的形成，提升国有企业的精神文化，促进国有企业核心竞争力的提升。不仅如此，国有企业还应该在进行精细化管理的过程中注重所有工作人员工作责任感的培养，使其能够认识到自己身处这一岗位的重要意义，避免重复处理同一工作，从而更好地完成自己的工作，不断提升自身的工作效率[8]。

3现阶段国有企业办公室工作的现状

3.1信息技术水平低

当今信息技术不断进步，若是在办公时缺乏对信息技术的使用，会影响员工的工作效率和质量。国有企业的总办公平台和各个部门之间在进行信息传递或收集时，有时拨错了电子邮件号码、改变了电话号码，联系不上人等这些都会影响沟通效率[1]。

3.2工作人员整体素质不高

国有企业办公室工作人员需要专业的管理知识以及相关工作经验，可以熟练处理日常管理业务，同时需要具备良好的服务态度、爱岗敬业的精神、扎实有效的工作作风和过硬的政治道德素养，才能保证办事速度与质量。但现实中，很多国有企业办公室人员都本身缺乏相关学习经历与工作经验，很难有效、及时地完成好工作，导致国有企业办公室管理工作水平低下。

3.3办公室管理制度缺失

由于办公室工作不仅具有一定的复杂性，需要工作人员具有一定的责任感，而且工作性质还具有一定的突发性，需要相应的工作人员采取相应的措施及时地应对。而企业为了能够达成这一工作成效，就必须保证办公室的管理制度能够真正地做到实处，从而井然有序的执行[3]。但是当前国有企业内的办公室工作往往缺失相应的办公室管理制度，工作人员难以提升自身的工作效率，工作质量难以保证，如果一旦工作项目需要进行紧急处理，办公室的工作人员就难以有效地应对，严重的话还会出现好心办坏事的情况，从而也就无法在实际的工作中按照公司相应的规章制度办事，保障办公室办公环境的井然有序。

3.4督查督办工作的问题

一是重督办，轻考核。一般来说，决策层出于战略落地的考虑，普遍对于督查督办工作高度重视。但由于缺少办公室督查督办工作与业务部门的绩效考核评价挂钩的有效工作机制和奖惩机制，督查督办工作的权威性体现不足，造成了相关任务承担部门对于督查督办工作的重视程度不够的问题。二是重结果、轻过程。督查督办任务输出具有明确的任务项和工作成果要求，这也是督查督办工作开展的主要关注点。但导致实际工作中对于完成情况关注多，对工作进展和过程中反映出的问题掌握少;在办公室里关注的多，到实地督查督办的少。三是重人工、轻创新。办公室工作任务交织、工作庞杂，每个办公室人员都是多面手。部分国企的督查督办工作信息化程度不高，过于依赖人工建立台账、定期人工提醒、汇总完成情况等传统工作方式，存在效率不高、质量不高的问题。

3.5工作繁杂突发状况多

国有企业办公室工作内容繁杂，不仅需要处理日常的行政事务，及时完成领导交办的各项任务，协调科室、做好服务工作，更需要随时做好处理突发事件的准备，大到接待上级领导督导、外宾来访、信访投诉，小到职工需求、电话咨询等都需要办公室处理。所以对工作人员整体素质要求高，工作人员不仅需要掌握企业最新动态，用专业知识及时解答问题，还需要有足够的耐心和良好的服务态度，保证事件处理到位，尽量不留隐患。

4加强国企办公室工作效能的建议

4.1要提高办公室人员的政治素养

办公室扮演着领导决策的参谋者的角色，也负责政令发布、工作落实情况的督查，更具有一定的统筹协调作用，办公室工作人员必须具备良好的政治素养，才能圆满地完成上述任务;其次要加强政治理论学习，特别是学习中国特色社会主义思想。要全面学习、深入学习、系统学习、长期学习，增强“四个意识”，坚定“四个自信”，坚决做到“两个维护”，以自觉地学习，指导工作开展，将所学的新理论运用到办公室行政工作中，合理地应对新问题、新情况;要加强对教育政策的学习。办公室行政管理与企业办公室行政管理的区别，在于其定位不同，工作人员应立足于实际，多涉猎学习教育政策方面的知识，明确当前的教育方针、政策、法规、教育形势等，对企业管理的各项要求、行政管理规定有深刻的认知，进行精细化的管理[4]。

4.2构建办公室管理工作模块

传统的办公室管理工作大多都是按照纸质档案来实施的，工作的开展需要领导层的安排与通知。随着互联网与计算机的普及，办公室管理工作可以利用ERP等工作模块来发布，工作模块的建立可以让部门管理更加一目了然，对可以实时跟踪管理工作进度、安排，减少漏办事项，且任务下达更加便利、有效，办公室人员通过工作模块可以更加及时处理任务，领导层也可以看到管理进度，进而考虑下阶段安排，让相关工作职责更加明确。

4.3严格落实办公室会议制度

针对国有企业办公室行政管理而言，应当根据部门的不同，定期开展日常管理工作的会议，但是会议开展不能过于频繁，最好以1～2周召开1次为主。与此同时，国有企业的领导人员还要针对重要活动的决策加大重视，而行政办公室的工作人员，则是需要把会议中不同议题的存在，进行整理和汇总，进而负责传送给每个部门。此外，国有企业行政办公室还有可能会召开临时会议，进行探讨工作中遇到的问题。因此，这就需要国有企业行政办公室工作人员，能在接收任务之后，及时针对任务快速完成各项任务，有效提高人员参与工作的积极性。

4.4努力提升服务水平

服务水平是精细化管理实效的体现。办公室工作人员面对纷繁的行政工作项目，要具备良好的服务能力，不断提升自己的服务水平，周密安排各项工作，统筹协调，高效高质地完成。尽可能把问题想在前面，尽可能把工作做在前面，以超前意识让精细化管理更具实效;同时要遵守纪律，在工作开展中原则性与灵活性兼顾;此外要发挥好师生服务的作用，作为部门、院系、师生联系的桥梁与纽带，必须秉着公平、公正、负责任的态度去解决各方的诉求[6]。

4.5完善国有企业的监督考核体系

根据国有企业办公室的工作现状可看出，部分从事国有企业办公室行政工作的管理人员，都会在上班后按照以往的工作模式，先开会制定任务、发布任务，在其接任务之后就可以解决其他问题，并没有专业部门或人员，对该事情进行考查，致使任务完成到哪一步，没有人对此加大重视和关注，缺少一定的工作责任意识。基于此，需要国有企业办公室行政工作的人员，在制定任务之后，还需要安排相关项目人员进行跟踪检查与落实，进而确保任务质量，避免漏掉每个小任务，及时发现任务中存在的问题并解决。此外，针对有经济实力的国有企业，可以通过创设专业监督小组的方式，让小组成员通过轮流值班的方式，保证任务完成质量，进而提高国有企业办公室的工作效率。

4.6着力提高办事效率

办公室工作职责体现在多办事、办实事、办好事。首先是积极主动协助行长开展工作，认真领会行长意图，对领导决定的事项及时与各部室沟通，对存有不同意见的，反复沟通，达成共识。对于重大活动组织等，要周密考虑，先预告、多沟通，避免部门之间工作冲突。其次是立足于“勤”字，当好“杂家”，协助领导处理好大量的日常事務性工作，比如当地职能部门交办的各项工作，都要仔细地落实。三是认真做好行政接待和安全保卫、车辆管理、档案管理、消防演练、监控运行等日常工作[2]。

4.7融入以人为本管理理念

以人为本作为当前经济形势下，国有企业所必须融入的重要管理理念，在办公室管理工作中尤为重要，是适应新时期国有企业管理的一种重要管理方式，符合我国经济转型的客观需求。办公室工作，主要是联系国有企业与员工，确保员工工作情绪、工作能力等，均与国有企业发展的整体目标相契合。为此，国有企业需重视以人为本经营理念的融入，增强员工的归属感。首先，要将“人本”贯彻到办公室工作的各个阶段，员工作为推动国有企业发展的重要人力资源，其主观意识、工作态度，对国有企业发展往往有直接影响，“人本”理念的融入，会让员工产生被信赖、被尊重的心理，满足员工精神层次需求;其次，结合国有企业自身运行状况，将办公室工作与以人为本理念相互融合，同时，在人力资源管理、制度建设等方面加大研究力度，使制度、管理、国有企业文化等都融合这一先进理念，为员工创造更为良好的工作环境，也为办公室工作有序进行打下坚实基础。

4.8构建良好的工作秩序

办公室的工作方面涉及内容多，各个岗位之间相互依存、相互联系，要保持高度的统一性和团结性，对此，理顺内部的管理体制，构建良好的工作秩序是开展办公室工作的重要内容。办公室要构建起完善的管理体制以及岗位责任制，使每个人都明确自己的岗位职责以及工作目标，确保各项工作的协调有序开展。办公室领导者要定时检查和指导相关工作，做到奖赏分明，发挥民主管理体制的作用，虚心接受他人意见和建议，改正工作中存在的一些问题，提高工作效率[5]。由于办公室工作的特殊性，工作人员必须要有坚定的政治信念以及综合素养，增强自身的服务意识、效率意识以及全局意识，确保各项工作的开拓创新。国有企业应构建良好的秩序，确保各项工作有序执行，不要出现管理不到位或者部门之间产生矛盾冲突。

4.9立足“精确”提升办文能力

企业办公室人员最根本的技能就是文字能力，也是成为岗位精英的必修课，然而，在企业实践中，大多数办公室人员严重欠缺文字功底。基于此，办公室要率先提倡以文傍身、以文辅政思想，全面促进各行和各条线强化文字人才的储备与培养，重点关注文字工作的老带新，探究工作、分析问题、动手动笔，避免文字工作出现断层。材料的起草需要员工有能力和创造力。参谋能力的体现，往往就在于文字材料的书写上。办公室的文件，既要联系职工，又要遵从领导的精神。至于办公室的公文处理，要严格把好政治关，很多公文不可犯政治错误，要保证下发的文件维护企业的形象和权威。对于公文的处理，要实事求是，保持前后的一致性。需将严谨与细致的工作态度贯穿整个工作的始终，从而严格按照高标准来要求自己，将每项工作全力落实到位。不论任务多艰巨、事情多繁忙，需要紧抓细节之处，务必做到周全、周密与周到，做好本职工作，严守关口，守住自身防线。还有，由于办公室工作的特殊性，对时间有特殊要求，情况报告也要有时效性。

4.10增强企业办公室管理服务能力

科学合理的企业办公室管理制度在企业办公管理中具有重要的意义，因此，企业办公室管理人员在日常管理中必须严格遵守制度规定。在企业办公室管理中，要及时主动地与其他业务部门沟通。此外，办公管理流程的优化可以保证管理工作的可行性和可靠性，保证办公管理的顺利实施。必须摆脱传统的管理模式和方法，在企业办公室管理工作中积极创新，充分发挥其管理作用和价值。企业办公室管理要着眼大局，提出科学的方法和合理的实施方案，真正优化和提升企业办公室服务能力，最终提高企业办公室办事的效率和管理水平，及时解决企业在经营管理中存在的问题，促进企业业务可以顺利展开。

5结束语

办公室是领导与各部室沟通的桥梁，也是上情下达、下情上传的主要通道，必须发挥好上情下达、下情上傳、反馈指导三方面服务性作用。对本行领导的工作思路及工作要求，要迅速准确地传达到有关部室，使上级行或本行领导精神和要求能够及时转化为全行的具体实践。对各部室重要事项和工作重点情况要及时反映给行领导，使行领导能够准确把握全局，为决策提供参考依据。需要担当承上启下的角色，既要使行领导能够准确把握全行动态，对全行工作提出指导性意见，又能使各部室领会行领导的意图，使上下级之间工作进行有效衔接，保持全行性工作上下一致、高度统一。

参考文献

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[2]张海滨.提高国有企业办公室工作效率探讨[J].办公室业务，2020（12）：10-11.

[3]景冰.新形势下加强国有企业办公室工作的思考[J].现代企业，2020（06）：24-25.

[4]谢丹.如何做好国有企业办公室工作[J].办公室业务，2020（08）：8+53.

[5]樊航.国有企业办公室管理工作的改进和创新[J].办公室业务，2020（07）：188-189.

[6]李霖.国有企业办公室工作精细化管理分析[J].经济管理文摘，2020（03）：65-66.

[7]李娟，杨博.如何提高国有企业办公室行政工作效率[J].纳税，2019，13（35）：264-265.

[8]尚鑫.新时代如何做好国有企业办公室行政管理工作[J].现代企业，2019（12）：27-28.

作者简介：孙黎黎，（1986-），女，安徽省淮南市，研究生，政工师，研究方向：行政管理。