态势语言在秘书工作中的应用

2021-03-07侯文伟王昆仑

文化学刊 2021年12期

侯文伟徐艳王昆仑

一、引言

随着经济社会快速发展，国家和社会以及企事业单位行政人员的作用日益突出，其行为和综合能力素质面临新的挑战。秘书工作既要协同领导处理公务和决策，也要负责公共服务板块，包括协调各部和组织会议，是一个对综合素质极度考验的工作。秘书是一个不可或缺的角色，相当于领导的“左膀右臂”。由此可见，秘书工作是重要的行政管理工作，从事秘书工作必须积极提高岗位所需的各项能力。秘书工作要和很多人、很多部门打交道，清晰的语言表达才能促成最有效的沟通，提高办事效率。做好秘书工作，必须掌握较强的语言能力。态势语言作为一种与生俱来、使用最广泛、最彰显细节的语言形式，往往容易被忽视。因此，围绕秘书工作中的态势语言应用进行研究，对秘书工作具有重要指导作用。

二、态势语言的定义

一个挥手，一个微笑，一次垂眸都是态势语言。态势语言就是由我们熟知的动作、姿势、表情组成。态势语言和有声语言一唱一和，使得表达更清晰更有感召力。两者亦可各自独立地传达信息。

态势语言的主要表现形式有：手势语、体势语、表情语、环境语和仪表语。

手势语指我们借助上肢来传达信息，比如我们的手臂，手掌，手指。按照功能，归纳起来为指示性、情感性、象形性和象征性等四类手势语[1]。

体势语指我们通过各种姿势的变化来传达信息。最常见最首要的一些体势语如站立、坐下、走动、蹲下。

表情语顾名思义就是通过表情来说话。最近一段时间流行的词语“眼”技就能恰如其分地表现表情语具有的戏剧张力。表情语借助我们的面部肌肉、眼睛、嘴巴等传达信息，当它们一起参与传达信息时，所表达的感情和内涵往往是比较强烈又复杂的。面部表情是人的心理活动、情绪变化的“显示器”，眼睛是最复杂、最明显、最具表现力和使用最广泛的表达器官，眼神和目光能够传递极其丰富的内容。

环境语是沟通发生时，通过人所处的场所和氛围来传达信息。利用环境可以促成意想不到的沟通效果。人与人之间的距离也是构成环境语言的要素。人际交往中，当你无故侵犯或突破另一个人的空间范围圈时，对方就会感到厌烦、不安，甚至恼怒。就一般情况而言，交往双方的人际关系以及所处情境决定着相互间自我空间的范围。美国著名人类学家霍尔将人们交流时下意识同别人保持的空间位置划分为四个区域：亲密距离、个人距离、社会距离和公共距离[2]。

仪表语指人的仪表，包括外表和服饰。仪表堂堂就是对一个人最贴切的赞美词。一个好的仪表形象不仅能彰显一个人的气质，反映自爱程度，而且也能体现对别人的尊重，很容易得到他人的喜爱和认可。相貌是一个人的外型和健康状况的综合体现，通过修饰和装扮能够提升其效果。当然，从内提升自己也能改变他人对我们的印象，内外兼修也很重要。

三、秘书工作与态势语言的关系

(一)秘书工作中态势语言的应用场合

态势语言在秘书工作中主要应用在辅助决策、公关接待活动和沟通协调等场合。

1.辅助决策。秘书是以领导及其工作为核心的行政人员，扮演着参谋和助手的角色。作为助手，秘书与领导之间要保持较密切的距离和联系，不管是和领导交流还是和外部交流，态势语言都值得被重视。通过领导的态势这种无声的语言来解析领导的真正意图从而作出及时而正确的响应，态势语言的传达和对其做出的反馈就是秘书在辅助决策时一个重要的步骤。反复使用和加强态势语言能够使接受者更加明确以及肯定自己对于意图理解的正确性，也能够表达出强烈的感情意味。

2.公关接待。秘书工作是一个单位的“窗口”，一个单位的“桥梁”，在领导与他人之间建立起双向联系。与他人的接触也是一种服务，公关接待的水平是衡量服务质量的标准之一。态势语言的优势也在公关接待中体现出来。使用态势语言能体现秘书个人的涵养。作为公司的“门面”，也能反映公司的风貌、领导的风貌，关系到外界对公司的第一印象评分。秘书人员还要在沟通相处过程中做到有礼貌，有风度，有分寸，把服饰、眼神、笑容、肢体动作等态势语言发挥到位，确保交流畅通，进展顺利，与客户建立起足够的信任，为后续的发展奠定坚实的基础。

3.沟通协调。秘书工作涉及的上传下达、调查研究、会议管理、信息收集、接待与日程安排等都具有综合管理性质，离不开其他的同事、部门的协助和配合。在单位内部，秘书人员有义务在保证上传下达畅通的基础上，实现各方的协调与平衡，在内部沟通和协调过程中起到提醒、润滑的作用。还可以分析自己的工作职责中与各部门负责人、同事的沟通关系，理解自己在这些职责中的立场、工作内容、权责、流程等等，争取能在这些流程中多起到正面的作用。外部沟通协调同样如此，态势语言的陌生环境下的助力作用不容忽视[3]。

(二)秘书工作中应用较多的态势语言

秘书人员主要以仪表语、体势语、环境语应用为主。

1.仪表语亮出形象。初次见面，良好的仪表会给对方留下深刻的印象，这对社交有一定的帮助。第一印象是在没有外界作用力的情况下形成的，是发自人内心的真实感受，具有相当的确定性。所以在社交场合中善于处世的人在初次见面时都力图展现出自己最好的一面，以赢得对方的好感，从而有利于以后的交往和合作。秘书的行为举止不仅代表个人形象，在不同情况下也代表一个组织或单位。秘书活动范围的不固定性决定了秘书要时常注意并维持良好的形象，以应对不时之需。

2.体势语增强情感。体势语主要通过身体姿势和动作的变化增强沟通的情感表达。秘书人员必须深谙与人交谈时保持适当的远近距离，太远了让人感觉傲慢、架子大;太近了又显得不够庄重。走路行进中，既要注意保持距离,又要注意主宾的位置。手势语诸如站姿、手势以及保持适当的交流距离，能够有效拉近人际关系，消除不必要戒备心和紧张，以平等有节的交流模式提高沟通效率。体势语有时还能有效解决因保密限制不方便用文字或有声语言所带来的一些问题。

3.环境语渲染效果。营造氛围的根本是激发和引导周围人的情绪。每个人的注意力是不同的，如果你看过讲师讲课你会发现他们都有一些通用的技巧，首先他们在表达一个想法的时候会由浅入深地讲，先让听众确定一个大家都能够理解的比较好理解的前提，让大家把注意力放在自己的身上，然后再在这个前提上讲自己想表达的东西。

环境语言在交流时可以融入参与到沟通过程中。秘书工作要利用好时间节点、时长安排、空间距离、场合布设与环境营造等达到环境语沟通的目的，便于传递出沟通主体对事物的态度和愿望。

(三)秘书工作中态势语言的特点

秘书工作中态势语言独具的特点，主要有：

1.角色性。秘书是助手、是配角，这是秘书的基本角色。配角的存在很微妙，光凭主角撑起整部戏会让影片整体略显单薄；有了配角，整部戏就更加的丰满。秘书人员都应该有这样的角色意识，自觉地、心甘情愿地做助手，和领导之间形成默契的配合，让领导能够专注自己的事务和领域。把握好秘书角色定位，用好态势语言，做好领导身边的“虚心人”，有自己的光彩但不会喧宾夺主是一个秘书的基本素养。

2.从属性。秘书要做的是领导授权或工作职责范围内的工作。秘书要充分认识工作中的主从关系，不能在传达信息时强加个人意愿。必须以反映领导意图为主线，绝不能干预领导决策或者扭曲领导意图，通过借助态势语言，提高沟通能力，做领导跟前的“实心人”，确保领导的管理目标能够顺利实现。

3.主动性。作为领导的直接助手，秘书人员要发挥好主观能动性。要始终保持饱满的热情，高昂的情绪，充满活力、热爱工作、认真踏实。秘书干事应迅速果断，干净利落，不能漏洞百出，拖泥带水。要识别并领悟领导真正的意图，做领导旁边的“热心人”，发挥好参谋的作用。

四、提高秘书态势语言沟通能力的策略

一旦忽视态势语言，或使用不恰当的态势语言，会不同程度影响人际沟通效果和秘书人员的形象，甚至影响单位形象。因此，秘书人员需要加强态势语言方面的培养与锻炼。

1.正确把握角色定位。把握好角色定位是秘书工作的灵魂。秘书工作需要摆正位置，保持客观的认知，做到不越位、不错位、不失位，态势语言要精准对应角色定位。

2.加强态势语言素养。熟能生巧，重要的是“熟”这个字。能否自然得体地运用好态势语言，重要的是态势语言素养的修炼。秘书人员加强态势语言素养可以从提升自身涵养、加强各方面学习积累、掌握礼仪和规范行为，以及见贤思齐，自我反省等方面下功夫。

3.保持良好心态。秘书处于管理系统的中枢，地位特殊。不能有高人一等的优越感，更不能有低人一等的自卑感，而是要不卑不亢，对于上下的沟通游刃有余。秘书工作的服务对象上至领导、下至群众，众口难调，有时可能要承受委屈和误会，遭受一些非议。秘书人员与领导距离近，很容易精神紧张、产生较大压力。秘书的工作内容烦琐，工作性质单一，决策缺乏主动性，完成时间紧迫，会面临来自各个方面的压力。这就需要秘书人员保持良好的心态，学会自我调节，避免产生不良情绪。

4.注重观察和实践。有了观察，才会有分析，实践才能出真知。态势语言能力提升是在实践中不断摸索、长期累积的过程，从量变到质变的过程。要在充分了解、观察、学习态势语言的基础上，有意识地实践并总结，切实提升态势语言的使用效果。