提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析

袁堂婷 山东临沂烟草有限公司临沭分公司

一、办公室文秘人员需要提升的专业素养

（一）遵守公司制度

对于办公室文秘工作人员来说，其在工作中要贯彻自身职业道德，做到严格遵守公司的规章制度，在其日常的工作中，由于其所做的工作对于其他相关工作具有辅助作用，因此还是较为繁重的，但尽管如此，也需要尽可能的将每项工作都做好充足的准备，从而能够实现自身的工作规划满足领导的实际工作需求的目的，若不能够提升对于实际工作的把控，从而长期处于手忙脚乱的工作状态，则会很容易为自身的工作以及办公室整体工作带来麻烦，从而拉低整体工作质量与效率[1]。

（二）以大局为重

以大局为重也是一名办公室文秘工作人员必须要具备的专业素养，在日常的工作过程中，其需要将公司利益放在首位，个人利益尽可能的服从公司利益，由此在面临每项工作的过程中，都能够用整体全面的眼光去对待，从而确保实际工作的顺利开展，这就要求文秘人员要具备足够的韧性与忍耐度，从而有效承担缓解自身工作中承担的压力以及挫折，严格杜绝假公济私的情况出现。

（三）提升办事效能

办事效能是衡量一个办公室文秘人员工作质量与水平的重要指标，其的侧重点是工作质量，基于此，在实际的工作中文秘人员时刻保持对于自身工作的热情以及积极性，从而在面对不同类型的工作时能够充分调动主观能动性，发挥个人工作激情，达到做事用心有效开展的目的，除此之外，文秘人员还需要在企事业单位的实际发展过程中不断强化自身知识储备，从而与时俱进，时刻关注企事业单位的实际发展经营理念，并针对市场发展动向以及新出台的政策进行及时的掌握及了解，从而实现对于工作方式以及工作理念的合理协调，更好的胜任文秘工作的各项要求，不断强化解决问题的能力。

（四）提高办事效率

办事效率也是文秘人员非常重要的一个必备素养，其在日常工作中，要保障与领导沟通的有效性，从而运用客观性的活跃思维，去落实所接收的工作命令，对于职责范围内的事情需要不断优化工作完成质量，并及时与领导沟通意见或建议，避免工作失误，此外，文秘工作人员不能盲目的进行每天的工作，其需要有计划的进行，从而有针对性的进行各项工作的规划安排，确保工作效率[2]。

二、提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

（一）构建完善的奖惩制度

为落实办公室文秘人员的工作质量与水平，可借助完善的奖惩制度，赏罚分明的工作模式能够有效的激发文秘人员的工作积极性，并帮助其养成竞争意识，不断强化自身的工作理念与追求，并且，合理的惩罚制度能够在很大程度上对文秘人员的实际工作做出规范，从而促使其不断完善自身工作标准，在提升其自身工作能力与水平的基础上，还可以为各项工作的合理性、科学性、可靠性提供有效保障。

（二）激发文秘人员创新意识

创新意识是文秘人员乃至企事业单位整体发展的重要因素，对于部分的办公室文秘工作人员来说，其普遍存在按部就班完成自己的工作即可的意识，事实上，这是一个误区，文秘人员在做好自身工作的基础上，还需要不断提升自身创新意识，从而全方位的提升工作质量及水平，基于此，主要可以从以下方面入手：其一，从办公行为以及思想上鼓励文秘人员进行创新，从而引导其进行办公模式以及方法的改善，摒弃低效落后的工作方式，探寻先进高效的工作模式；其二，办公室领导可以以身作则，从而在日常的工作及行事上保持前瞻意识，并在其中实现对于创新意识的融合，从而为文秘工作人员做出有效指导。

（三）加强技能培训

不同工作单位对于文秘人员的专业水平的需求也存在明显差异，为了能够尽可能的满足各类型工作处理的需求，企事业单位需要加强对于文秘工作人员的技能培训，从而加强对培训体系的资金投入，以此充分发挥培训价值，确保文秘工作人员的技术能力以及科学知识理念能够不断更新优化，文秘人员自身在日常中也需要加强对于自身素养的提升，多学习前辈的工作经验以及成功案例，并重视对于国家相关法律以及政策的了解，从而掌握价值观动向，并落实其对自身工作的实际指导，更好的胜任各项工作[3]。

（四）合理配置文秘人员

办公室文秘工作较为繁杂多样，因此企事业单位针对文秘人员数量需要进行合理的配置，从而依据工作类型以及实际情况进行合理划分，以此进行人员的协调配置，避免因为人员过少，造成工作完成效果不佳，拖延或工作余量大的问题，以及因为人员过多，对于各种工作挑挑拣拣或相互推诿而造成的实际工作效率及质量低下的问题，更好的发挥各个文秘人员的自身价值，确保人力资源的合理分配，减少浪费。

结语：综上所述，办公室文秘工作与企事业单位实际发展中的各项工作都有着千丝万缕的联系，因此相关人员必须要重视对于文秘人员实际工作质量与水平的提升，以此有效发挥文秘工作的实际价值，更好促进企业长远稳定发展。