浅谈企业如何强化档案管理

徐花艳 山东临沂烟草有限公司

企业档案作为一种不可再造的珍贵文化资源，是企业生产管理的一部分，是提高企业管理水平、工作效率和工作质量的重要条件，如何做好企业档案管理对企业的发展起着至关重要的作用。

一、企业档案的概念

《企业档案工作规范》指出：企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。

可见，企业档案是企业实践活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是记录企业发展历史、传承企业文化、企业生产经营管理活动过程内容的储藏箱。

二、企业档案的价值

（一）企业档案具有行政作用的价值。企业档案是历史的凭证，它记录了历史活动的真实情况和经过，也记录了人们在历史活动中的思维过程，能给人以互相联系的情报信息。在企业的决策和管理活动中，通过对企业档案的分析和利用，能帮助对现实工作和未来发展做出正确判断，实现对人、财、物、信息等资源的有效管理。

（二）企业档案具有文化作用的价值。企业档案是企业文化的重要载体，它在企业文化的形成、传播、发展和进步中发挥着重要作用。企业一方面可以利用档案资料，展示企业发展历程，培养员工的认同感和归属感，另一方面可以从档案中吸取历史文化精髓，借鉴已有文化成果创新经营理念，提升企业文化品味。

（三）企业档案具有法律作用的价值。企业档案是真实的原始材料和历史记录，它可以成为考证、研究和处理问题的依据，认定法律权利、义务与责任的证据。也就是说企业档案能在企业发展中帮助企业抵御风险，在解决争端、处理案件等活动中发挥证据作用，维护企业的经济利益和合法权益。

三、企业档案管理的现状及存在问题

近年来我国企业档案管理工作虽然取得了一定进步，但不可否认我国的企业档案管理水平还比较低，还存在一些问题。

（一）企业档案意识不强。大部分企业档案意识不强，认为档案工作可有可无。在企业内部档案管理工作处于边缘化地位，档案管理工作只是某些部门的附属工作，致使大量企业档案资源失控。

（二）企业档案管理人专业意识不强。大多企业档案管理人要么没接触过档案专业学习，要么只是兼职临时工作，没有长时间的经验积累和专业见识，对企业档案保管工作如何发挥作用没有明确的概念。

（三）企业档案管理规范化程度不高。大部分企业的企业档案管理采用国家推荐使用标准，很少制定自己的标准。近年来企业改革变化较大，现行的档案管理法规和准则，很难适应现代企业发展的要求。

（四）企业档案工作重收藏，轻利用。企业内部各部门的档案分别存储在各自档案室内，档案资源封闭管理，彼此互不联通。另外，由于企业档案人才建设机制不健全，档案队伍人才素质不高，对如何开发利用企业档案资源没有思路，企业档案工作及其意义得不到有效展现。

（五）企业档案信息化程度不高。企业在档案存储设备方面有足够的重视，但在档案信息资源开发利用发面重视不够，企业档案信息化水平较低。在对档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用等方面，还需进一步运用信息技术进行管理过程和工作方式提升。

四、应对企业档案管理存在问题的措施

做好企业档案管理工作，必须运用科学的管理手段和方法，从档案的形成到提供利用，努力做到制度化、规范化、现代化，实现有效管理。

（一）增强企业档案管理意识。上到企业管理高层下到档案工作者，要充分认识到有效的档案管理工作是企业科学决策、规避风险、拓展市场和企业文化的基础，要在企业档案管理工作资金投入、设备引进、人才建设等方面给予更多的关心和支持，以适应企业管理水平的提升。

（二）提升档案管理人员专业素养。一方面企业档案管理工作者尽量做到专职，并要定期组织企业档案工作者参加档案专业知识、业务流程的培训，定期组织到档案工作做得好的企业去学习。另一方面加强档案信息化咨询与培训，鼓励企业档案工作者对现代档案管理专业知识和档案信息化技术知识的继续教育，要求其跟踪新进技术，认真学习，不断提高业务与技术的双技能。

（三）完善企业档案管理制度。一方面企业档案要有统一的管理标准，企业在遵循国家制定的企业档案工作规定基础上，结合实际进行完善，制定适合自己业务的制度。另一方面做好档案保管工作，既要将有保存价值的文件资料尽量收集齐全，并建立一套合理的档案整理规则，又要维护档案物质载体和所记载涉及保密内容的安全。

（四）做好档案信息的开发利用。一方面企业档案工作者要知道企业档案的核心资源，对档案信息进行鉴定并分类分级，以便有分别的对档案信息分享利用。另一方面主动了解利用者需求，利用现代信息技术对不涉密的档案信息提供利用，以便档案信息利用者在办公室或者家里便可快捷地得到需要的信息。

（五）推动企业档案信息化。企业档案管理工作者要了解、认识和善于运用信息技术，将档案信息化工作融入档案鉴定、收集、保管、编研和提供利用的各方面，坚持技术与管理并重，不断提升企业档案管理现代化水平。档案信息化工作的有效开展，不仅能够提高企业档案工作者的效率和服务质量，而且能够为企业管理人员提供思路、方法、手段和信息，提升管理和决策的科学性和正确性。

总结：综上所述，企业了解过往情况，进行科学决策，处理现实工作以及对未来进行准确预测，都离不开档案信息。只有不断提高企业档案管理水平，深入开发档案信息资源，提供优质高效的利用服务，推动企业档案信息化，才能使档案管理工作更有利于企业的发展。