办公室文秘人员的能力结构探讨

2016-11-26长庆油田第三采油厂郭文娟

办公室业务 2016年20期

文/长庆油田第三采油厂郭文娟

办公室文秘人员的能力结构探讨

文/长庆油田第三采油厂郭文娟

办公室文秘工作是一份要求高、能力强的工作，它要求文秘人员要有较强的写作能力，这种写作涉及范围很广，有新闻写作，也有文章写作，还有宣传稿的写作等等。同时办公室文秘人员还必须拥有的一项能力是公关能力，它要求文秘人员能处理好办公室工作的各项事情，尤其面对各种公关危机时的处理能力。本文以办公室文秘人员为主线，探讨文秘人员的能力结构。

办公室；文秘人员；能力结构

随着时代的不断发展，社会情况越来越复杂，社会对办公室工作文秘人员需求量不断增加的同时对文秘人员的从业要求也不断加强。所以，作为一个办公室文秘人员，必须提升自己的综合素质，让自己具备强大的工作能力，只有这样才能达到社会对办公室文秘人员的要求，而自己本身也不会在激烈的竞争中处于淘汰边缘。

一、现阶段办公室文秘人员的社会需求现状调查

前文笔者提到，时代的发展，社会出现了很大变化，社会对于办公室文秘需求量将不断增加。从现实情况看，办公室文秘人员确实拥有很强的能力，在完成自己本职工作的同时还可以为领导分担部分工作，协助领导处理好各项事务，保证了工作的顺利进行。办公室文秘属于功能型以及综合型人才，受到很多公司企业的青睐，不同领域对办公室文秘人员的需求量也不尽相同。

站在整个社会的角度考虑，办公室文秘呈现出需求量不断增加的现象。然而，站在内部来看，办公室文秘的职业岗位出现了很大改变。一般来讲，大型公司内部分工比较细，对于细节工作要求比较严格，办公室文秘人员在大型公司会受到很大重视。一些外资企业和民营企业在办公室文秘人员的需求量上也不断增加。此外，事业单位、国家机关等部门对于办公室文秘人员的需求量有所下降。

二、探讨办公室文秘人员能力结构

办公室文秘人员工作能力主要表现在基础能力和结构能力这两个方面，这两种能力可以很立体地反映出现代办公室文秘人员的能力结构，构成了办公室文秘人员的能力系统。

（一）基础能力结构。包括如下方面：

1.敏锐的观察能力。有过办公室工作经验的人都清楚观察力对于办公室文秘人员的重要性。办公室文秘人员的观察能力与一般工作人员的观察能力不同，它主要表现在对上级领导言语、脸色、行动等方面的观察。对于办公室文秘来讲，他们最基本的的工作内容其实就是传达信息，负责联系上下级，方便人员沟通。正是由于这种工作内容的存在，所以办公室文秘人员要能够察言观色，善于观察并记住身边的人和事。现在的领导都是知识丰富、能力突出的领导，他们看待问题处理事情的想法随时可能产生变化，进而给文秘人员来个突袭，文秘人员因为准备不足而工作没做好。所以，办公室文秘人员平常一定要对领导多了解，知道领导内心深处的想法，只有这样才能将被动变主动，利于工作的进行。

2.超强的记忆能力。通常来讲，记忆力指得是人大脑记忆事物的能力，但是对于办公室文秘人员来说，仅仅拥有这种记忆力是远远不够的，他们需要的更多是对于经验的存储。办公室文秘人员必须要牢牢记住上级领导传达的每一项重要信息，以防因为信息的传达失误而造成工作的失职。超强的记忆能力是办公室文秘人员必须具备的，对于突发事件的处理一定要沉着冷静，运用之前可能处理类似突发情况时采取的措施进行处理，不要让自己手忙脚乱。同时，办公室文秘人员处理繁杂工作的时候，需要记忆的东西很多，所以，超强的记忆力有助于办公室文秘人员工作的顺利进行。

（二）专业能力结构。包括如下几个方面：

1.良好的文字表达能力。文字表达能力是办公室文秘人员进行沟通交流的的一种能力，是办公室文秘人员必须具备的。对于办公室文秘人员来讲，他们从事的工作就是经常跟文字打交道，例如向上级领导反映情况，和同事进行工作沟通，涉及到的都是文字方面。所以，办公室文秘人员一定要具备良好的文字表达能力，也就是文字写作能力要强，精通写作技巧，拥有较高的写作水平。这就要求办公室文秘人员在日常工作生活中多积累写作素材，多阅读一些读物，并不断进行写作练习，提高自己的文字表达能力，进而提高自身工作能力。

2.熟练的办公自动化能力。办公自动化主要是办公室文秘人员能够熟练操作一些现代化办公设备、器材、通信技术以及互联网等。一般办公室最主要的设备主要有计算机、打印机以及传真机等，办公室文秘人员一定要对基本的办公设备熟悉，掌握其操作规范。而且，随着时代的进步，现在办公室办公很多都实现了数据、文字、事务处理一体化。因此，如果办公室文秘人员没有较强的办公自动化能力，那么在他们日常的工作当中将会碰到很多困难。反之，具备良好的办公自动化能力有利于他们日常工作的顺利进行。