探析事业单位文书档案管理的方法、路径与保障

李焱

摘 要：当前，部分事业单位对文书档案管理重视程度不足，没有明确事业单位文书档案管理主体，很多档案管理人员都属于兼职性质，在一定程度上影响了文书档案管理效率。加之没有制订详细的文书档案管理方式方法，文书檔案信息化建设相对滞后，在很大程度上影响了事业单位相关工作开展。因此有必要结合当前事业单位文书档案管理实际，对方式方法进行创新，积极推进文书档案信息化建设，并为文书档案管理提供相应的制度保障，切实发挥事业单位文书档案价值和作用。

关键词：事业单位;文书档案;方法创新;保障措施

新形势下，网络信息技术的发展，对事业单位文书档案管理工作产生了深刻影响。事业档案文书涉及事业单位诸如业务、办公、具体工作开展情况等相关内容的形式记录，是事业单位各项工作开展的集中反映。事业单位有必要给予文书档案管理工作足够重视，进一步提升文书档案管理效率，更好地促进事业单位各项工作开展。但从目前看，部分事业单位在文书档案管理工作开展过程中还存在着诸多问题，加之受到外部复杂环境的影响，在很大程度上影响了文书档案管理方式方法创新。对此，事业单位应结合文书档案管理实际，制订更为科学有效的管理方法，找到文书档案管理路径，进一步提升文书档案管理效率[1 ]。

1 事业单位文书档案管理的方法创新

1.1 科学规划，系统开发

事业单位在文书档案管理过程中应将规划放在重要位置，通过顶层设计和长期规划，进一步明确事业单位文书档案未来发展主要方向和工作重点，为下一步文书档案管理工作落实提供方向指引。同时在系统开发过程中，要主动引入现代信息技术，推动事业单位文书档案管理信息化建设。要充分利用网络信息技术优势，以确保不同类型文书档案信息能够得到系统开发和共享。通过文书档案信息化建设，可以广泛地将信息技术与文书档案的收集、分类、整理、归档、管理环节相融合，更好地实现文书档案信息的价值和作用。

1.2 归类管理，提高效率

事业单位在文书档案管理过程中，一方面，要主动地运用现代信息技术对文书档案管理工作方式方法进行创新，进一步提升文书档案的收集管理效率，通过归类管理的方式，实现文书档案信息资源的有效整合，为后续文书档案信息资源利用开发共享创造有利条件。另一方面，要重视档案管理人员的教育和培训。要让档案管理人员掌握必要的现代化办公软件和大数据、云计算等技术，能够主动地运用到文书档案管理之中。同时要围绕事业单位中心工作，进一步明确文书档案信息资源开发重点，为事业单位工作开展提供必要的档案信息支持。

1.3 优化流程，增强协同

事业单位文书档案管理是一项系统工程，既要事业单位主要领导给予足够的重视，针对文书档案管理问题提出合理化建议，同时还需要档案管理部门与其他部门密切配合，形成良好的合作机制，更好地对文书档案信息进行收集、整理、开发和利用。此外，还要对文书档案各个流程进行优化，对不必要的流程进行删减，对相关经验进行总结，进一步提升事业单位档案管理工作效率，同时也能够帮助档案管理人员在文书档案管理过程中少走弯路，减轻文书档案管理人员的工作压力。

2 事业单位文书档案管理的路径选择

2.1 标准化管理路径

事业单位在发展过程中会形成大量文书档案，而随着文书档案规模的不断增加，不仅要占用大量的空间，同时也增加了事业单位文书档案管理人员的工作压力，部分事业单位在文书档案管理过程中因人力不足，导致文书档案管理混乱，很多文书档案内容不全，内部格式不统一，在后续开发利用上难以做到全面利用。为此，有必要加强推进事业单位文书档案管理标准化建设。一是对现有的文书档案进行全面梳理，仔细核对文书档案内容和格式是否统一正确，并对文书档案相关信息进行登记，了解文书档案使用时间和保存期限，对于已经过保存期限的文书档案，应登记造册核销，节省文书档案存储空间。二是要对文书档案进行重新组合。文书档案管理人员应结合标准化建设相关要求，对部分文书档案进行重组和合并，进一步明晰文书档案脉络[2 ]。

2.2 现代化管理路径

当前，网络信息技术不断发展，要求事业单位在文书档案管理过程中与时俱进，实现文书档案管理与信息技术的有机结合，对事业单位文书档案管理形式和内容进行优化，从实质上提升事业单位文书档案管理效率。在具体实施过程中，一方面，要主动引入现代信息技术。一是要结合事业单位文书档案管理实际，购进一批先进的计算机设备，并完善档案管理信息系统，为文书档案信息收集、整理、开发、利用创造有利条件。二是要对文书档案管理人员进行教育和培训。要求文书档案管理人员要熟练掌握各种计算机技术，熟练地运用档案管理信息系统对档案信息进行检索、分类、整理以及信息资源开发，进一步提升文书档案管理工作效率。另一方面，要做好后续信息技术更新。文书档案信息化建设是一项长期工程，当前网络信息技术发展日新月异，如果在文书档案管理过程中只注重前期建设，而不注重后期投入，若干年后档案管理信息系统就会落后时代发展需求，也无法为事业单位文书档案现代化管理服务，因此，必须完善文书档案持续投入机制，确保后续新信息技术得到应用。

3 事业单位文书档案管理的保障措施

3.1 完善档案管理制度保障

当前事业单位文书档案管理工作需要不断适应新形势、新情况，相应的文书档案管理内容形式也会出现新的变化。因此必须结合文书档案管理实际不断完善档案管理制度机制，确保文书档案管理工作有章可循，有制可依。一方面，事业单位要从文书档案信息化建设的角度出发，对现行的制度机制进行梳理，并借鉴其他单位档案制度制订经验，对文书档案管理制度进行完善和创新，进一步提升文书档案管理制度的适应性和针对性。另一方面，要制订科学合理的奖惩制度。要对档案管理人员的工作成绩进行系统的绩效考核，对于工作成绩突出的档案管理人员应给予一定的物质奖励和精神嘉奖;对于多年成绩突出的档案工作人员应为其提供多样化的晋升渠道，进一步增强档案工作人员的工作积极性。而对于在文书档案管理工作中态度敷衍，工作制度落实不到位的工作人员要给予适当的惩戒，对连续多年排名靠后的档案管理工作人员应调离一线岗位。通过奖惩制度的合理利用，确保档案管理制度真正落实到位，进一步增强文书档案工作效率。

3.2 强化档案管理组织保障

事业单位文书档案管理工作是一项复杂细致的工作，在工作开展过程中难免会出现各种矛盾和问题。因此有必要强化事业单位文书档案管理组织保障机制，进一步明确文书档案管理工作主要领导责任，经常对文书档案管理工作问题和矛盾进行讨论和研究，并提出切实可行的意见建议，为文书档案信息化建设指明方向。同时要充分发挥组织协调功能，加强事业单位档案管理部门与其他部门的互动沟通，结合文书档案管理实际问题，密切配合档案管理部门做好文书档案管理工作。同时要进一步细化文书档案工作人员具体责任，只有将责任落实到具体人员身上，各项工作推进才有着力点，才能够强化文书档案管理人员工作意识。

3.3 优化档案管理人员保障

随着网络信息技术的发展，要求事业单位在文书档案管理工作过程中主动地加强档案管理人才队伍建设，切实为文书档案各项工作开展提供扎实的人员保障。为此，一方面，要加强对事业单位档案管理人员的素质培养，要通过系统的教育培训进一步提升文书档案管理人员的服务意识、道德素质、专业素质、业务素质。另一方面，要将文书档案管理人员信息素养培养作为重要内容，要结合事业单位信息化建设实际需要，切实增强文书档案管理人员的大数据意识、创新意识，并主动地学习大数据、云计算、人工智能等技术，将这些技术应用到档案管理信息系统之中，通过人员素质的提升，为文书档案管理工作推进提供源源不断的动力[3 ]。

总之，新形势下，事业单位在文书档案管理过程中要主动地引入现代信息技术，对事业单位文书档案管理方式方法进行创新。同时要结合文书档案管理实际工作需要，将文书档案信息化建设作为主要方向。在具體实施过程中，一方面，要完善相关的制度机制，为文书档案管理工作提供扎实的制度保障。另一方面，要加大文书档案管理人员的教育培训，进一步明确文书档案工作人员岗位职责，积极落实文书档案标准化建设，推进事业单位文书档案管理工作可持续发展。

参考文献：

[1]高龙霞.试论新时期事业单位档案管理工作的优化策略[J].经济学，2021（6）：23—24.

[2]刘杰.如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].人力资源，2020（04）：97—97.

[3]李素芳.新时代事业单位档案管理的思考[J].档案管理，2020（06）：129—130.

（作者单位：山东省食品药品审评查验中心）