浅议城市公园几种档案立卷归档应注意的事项

姜海燕

摘 要：为了推进城市公园管理，提高公园管理水平，需对公园各项工作过程中形成的具有查考、保存价值的各类文件材料进行立卷归档，反映历史面貌，以便于管理和利用。本文主要探讨公园文物古迹、建筑工程、植物动物档案立卷归档过程中应注意的事项，提出个人见解和建议。

关键词：档案;公园;立卷;归档

城市公园是城市活动和文化传承的重要载体，可以丰富市民精神文化生活，弘扬社会主义核心价值观。为了推进城市公园管理的科学化、制度化、规范化、精细化，提高公园管理水平，保护和改善城市生态环境，巩固公园体系建设成果，就需對公园文物古迹、建筑工程、植物动物等保护、建设、养护、维护等项工作过程中形成的具有查考、保存价值的各类文件材料进行立卷归档，以便于保管利用。本文试对公园文物古迹、建筑工程、植物动物档案立卷归档应注意的事项进行探讨，提出个人见解和建议。

1 公园文物古迹档案管理

1.1 应对古建古迹分门别类，厘清各自范围

古建筑群档案收集对象包括：公园范围内的古建筑物、构筑物、附属建筑物及其遗址的相关图文资料、碑文、名人题字或是历史故事;以及古建筑内保存、陈列的文物和重要资料;公园范围内的地下文物;构成古建筑整体的历史风貌和自然环境;其他依法应当保护的人文遗迹。

档案工作人员应该根据这些分类进行立卷归档，在归档过程中把古建筑群的文字资料、志书、文献、报刊等;党和国家领导人的批示、题词、信件、留言、签字、笔记、文集、口述记录等原件;重要历史人物、知名人士的生平事迹、传记、笔记、日记、回忆文章、著作、手稿、书信等;反映历史重大决策、重大活动的专题资料、重要文件起草的过程稿;受到省级以上表彰重要贡献的资料，形成一套资料进行归类，这样可以更直观全面地反映建筑物的全貌，展示它们的历史面貌及意义。

1.2 关注工作动向，持续放大档案效能效应

按照国家文物行政管理部门批准的古建筑群总体保护规划，组织实施公园古建筑群保护管理工作时，档案工作人员应及时跟进，将工作中形成的各类资料及时收集归档。

档案工作人员及时参与定期组织的文物、国土资源等有关部门对古建筑周围的地质监测和地质灾害评估，了解对防治山体滑坡、地面塌陷等的要求和建议，在这一过程中将相关资料及时收集分类归档。日常工作中应关注文物管理工作动向，及时为文物保护工作提供有力的数据和材料，保障文物安全。

1.3 多方向搜集法规资料，为保护文物古迹提供强有力的证据

古建筑所在区域的建设行为应符合古建筑群总体保护规划的要求，不得有损文物安全或损害构成古建筑整体的历史风貌和自然环境。

档案工作人员应及时搜集相关政策和法律法规并存档。对于在古建筑保护范围内进行与文物保护无关的建设工程或者爆破、钻探、挖掘等妨碍文物安全的作业和焚烧树叶秸秆、违规安装照明装置等妨碍文物安全的行为，做到有据可查，有令可禁。

2 公园建筑工程档案管理

2.1 掌握工程进度，强化档案管理意识

应加强公园建筑工程档案管理，及时收集整理公园工程资料并立卷归档。公园建筑工程档案主要分图纸档案和文字档案。图纸档案主要包括：公园总平面现状图、公园功能分区图、绿化种植现状图、地下地上管线现状图（包括上水、下水、电缆、热力、煤气等）、公园建筑图（包括建筑平、立面图、结构图、建筑位置图）、公园主要景点各类图纸和照片（包括位置、公园测绘图1/500或1/2000、建筑小品图等）。文字档案资料主包括：公园规划设计指导思想、公园特色说明（包括园林特色，建筑风格特色，经营项目活动特色等）、公园园史及相关资料和照片、公园变更情况记载（包括土地占借、绿地改造，建筑设计新增和拆除，地下管线敷设等）、公园改造前和改造后的文字资料和照片等。公园管理单位变更、调整的有关信息资料。这些都需要档案人员参与到整个工程过程中，参与大的节点交接活动，及时掌握工作动态，有利于把工程的各类资料及时收集归档。这些归档材料对今后工程的有关工作，如工程再建、维修及改造都是有力的依据参考。

2.2 建立动态信息，灵活整理归档

做好园内设施维护管理和设备检验、维修、更换记录等资料的收集和立卷归档管理。建立每台（套）大型游乐设施的技术档案，并妥善保存。技术档案的内容至少包括：设计文件及鉴定证明、设备质量合格证明、使用维护说明等安全技术规范规定的设备出厂随机文件。安装、改造、维修的技术文件、监督检验证明与定期检验报告、使用登记的证明、运行、维护保养、设备故障与事故处理的记录。这些工作量多、随机性强，就需要档案部门与业务部门建立动态信息记录和移交机制，对工作的前期准备、进行中、完工后所形成的各类资料及时汇总到档案部门，由工作人员根据业务情况进行分类立卷、确立保存年限，妥善保管。

2.3 多维度整理，延伸档案的贯通性

以档案为保障，为工程提供各类参考。公园建筑从立项到竣工验收、结算决算、审计监督和重大事件的全套资料（包括文字资料、工程图纸、现状图片及相关电子文档等）的收集、归档工作，都应收集整理好。给排水、供电、燃气、通信、广播、照明、视频监控、游乐设施、健身设施等基础工程都应多维度、多方位整理归档。这些工程档案在以后工作中是为工程延伸服务提供做参考的，利用率高，档案工作人员在日常工作中要熟记这些档案的存档位置，以便于及时提供。

3 公园植物、动物档案管理

3.1 建立植物生长动态记录，进行科学管理归档

公园植物、动物档案归档材料应是以动态形式存在的，档案工作人员在建立植物登记档案时，应按植物学科要求分门别类进行整理登记，并随时审核更新。例如，公园内的植物多是经反复论证和精挑细选后栽植的，随着时间的推移，按《城市古树名木保护管理办法》等法规文件要求，部分树龄长或具有特殊价值的植物需列入古树名木范筹，观察记录保护过程，重点进行保护。公园所有大规格乔灌木或珍惜物种均应分门别类进行普查登记，并从中筛选，建立起古树名木生长和管护档案，翔实记录物候期、生长发育情况、养护管理技术措施和养护管理责任人等信息，若有变化须及时变更，已死亡的古树名木须及时销号、存档。

3.2 建全动物档案管理制度，保障动物健康成长

大型综合类城市公园一般包含动物园，建全动物档案管理制度，是检验动物园管理水平的一项重要标准。同时，充分利用档案来实现科学管理，是充分发挥动物园职能的重要基础条件。

动物档案的形成是动物园管理者在动物饲养管理、防病治病、科学研究等工作中的具体记录;是为动物管理和动物繁殖等科研工作提供信息资源和依据的重要平台。主要分为动物类别档案、动物资产档案、动物交流档案、病历档案、重点动物（一级保护动物）个体病例档案等。理论知识来自生产实践，档案部门应该形成制度，要求动物管理人员对动物的特征、特性、生活规律、防疫重点和养护的情况等进行观察并及时进行记录、分析和总结，形成有数据、有分析、有结论的可贵的档案资料，并将其分类清楚、目录编制明了，定期由档案人员进行归档。

3.3 持续放大档案效能效应，做好动物疾病疫病防治

在建立动物饲养档案同时，还应建立医疗档案及谱系档案。各类动物，特别是一、二类保护动物的饲养管理、疾病或死亡等情况，由兽医向主管上级写出书面报告，注明动物名称、年龄、性别、发病时间和疾病症状、诊断及处理意见、治疗措施、死亡解剖等详细内容，查明死亡原因，并立卷存档。动物园扩大规模、增加动物种类，必须在动物园资源、动物笼舍、饲料、医疗等物质条件和技术管理人员都具备的情况下稳步进行，同时档案部门及时跟进，将所形成的工作材料收集归档。

动物的疾病、疫病防治应贯彻“预防为主，及时诊治”的原则。这就要求以往年的档案作为参考进行研究，加强动物内外笼舍安全管理，完善各项安全设施和操作规程，确保游人、管理人员和动物安全。

立卷与归档工作是现行各类资料转化为档案的不可缺少的中间环节和实际步骤。城市公园应高度重视这项工作，建立健全立卷归档及档案管理制度，确保所收集的归档文件材料齐全完整、分类科学、整理规范、编目有序，积极推进公园档案管理信息化，加强档案管理队伍建设，为公园建设、运营和发展提供更好的档案信息服务。

（作者单位：山东省烟台市园林建设养护中心）E5085AEB-3F26-496B-A606-66DA58201A74