档案工作管理体制和运行机制的改革与创新

刘畅

摘 要：档案记录了历史事件的发展及重要信息，只有做好档案资料的管理，创建完善的管理与运行体系，规范有序地运行才能够给人们提供更多有用的信息。唐太宗李世民说过，以铜为镜，可以正衣冠;以史为镜，可以知兴替;以人为镜，可以明得失。档案是机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的、对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。信息化时代的发展，对档案工作管理和运行体制提出新要求。本文主要通过分析档案发展现状，探究档案管理和运行机制中的不足之处，提出改革和创新措施，以加强档案工作的有效推进。

关键词：档案管理;运行机制;改革创新

中国特色社会主义发展理念，确定了我国档案管理方针，在“十三大”就对档案管理制定了关于规范化和专业性的管理法制法规，并在全国推行，要求企事业单位和高校参照进行实施，但是由于缓慢的经济发展和稀缺的人才储备，相关单位及个人对档案工作缺乏重视，对档案工作没有强烈的管理意识，直接导致档案管理工作难以有效推进，效率低下。此外，也因为档案管理制度不完善、管理人员的信息资料整理方式纷繁复杂以及没有引进新设备等都导致档案管理质量不高。档案工作管理体制和运行机制的改革与创新是为了创建更有利于档案保管的可靠性和权威性，所以需要对其管理制度不断完善和更新，满足当下数字经济时代的发展，创新科技化数字档案管理模式，提高人民生活的满足感和幸福感。

一、档案工作管理体制和运行机制存在的主要问题

档案工作管理體制是指国家管理档案工作的职能、机构与制度的总称。其中，主要运行机制是指各级档案工作机构的设置与权限划分管理、政府部门以及企事业单位参照有关档案管理法规与制度执行的情况。档案工作的管理主要是为了方便个人或者单位对一些资料信息的查询，所以档案管理的范围可以很广泛，也可以是一小部分。因此，在档案工作管理体制和运行机制上要适时结合政务部门以及企业经济发展做出相应的改革和创新，不能采用“一刀切”的理念，对《中华人民共和国档案法》的规定生搬硬套，这样只会使档案管理工作僵化，无法实现其管理方法的灵活性，大大减低了档案工作管理效率。近年来，因为国家相关政策的出台实施，需要对档案信息进行严查、重查，一些单位在档案工作的管理上出现较多问题，主要体现在以下几点。

1.缺乏档案工作管理意识，工作效率不高

目前，一部分单位的档案工作者对档案工作的步骤不是很清楚，档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用上处理的方式方法不妥当，难以实现对单位的档案进行科学管理。部门领导对档案工作缺乏重视，在工作中对待档案的态度比较随意和消极，相关部门制定的档案管理规定也不被重视，所以档案管理部门无法结合本单位的工作属性制订属于本单位的档案运行体制，导致档案管理制度得不到有效实施。档案工作的管理和运行体制形同虚设，法规制度也有许多疏漏，而且对档案管理实施的监管责任也不明确。有些单位因为传统的档案工作管理理念，认为该项工作无法为单位的经济利益提供有效助力，因此不愿意设立专门的档案管理部门，更没有储备相应的人才，严重影响了档案管理工作推进。档案管理工作停滞在最开始的环节，只是收集信息，严重妨碍了本单位档案工作管理和运用体制的建设。实质上档案管理工作关系到单位其他工作的有序开展，作为档案工作人员应当创新档案管理思路，优化设计档案管理功能，不仅要体现在管理机制上的创新，更要实际运用，所以其运用机制的改革也相当重要，这样才能提高档案管理工作效率和工作质量。

2.体制建设不完善，对档案工作的运行无促进作用

目前，一些单位的档案管理制度并不完善，档案运行机制也没有明确的标准，导致档案管理工作难以有序推进。例如，在档案工作中无法对文件进行分类和归档、排列不整齐、层级不清晰、整理的内容不符合保存归档的文件范围，档案的保管、借阅以及利用等过程中出现了大量的问题。由于自然和人为的各种因素，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至有可能遭到突发性的破坏，为了解决档案的不断损毁和长远利用的矛盾，就需要将档案妥善保管起来，采取各种保护措施，保证其完整性，尽量延长其使用寿命。因此，应该尽量避免将档案借阅出去。此外，档案被借阅或是传递之后的保护条例执行力度不够，部分查阅档案的人员会在一些比较重要的文档上留下自己的笔记，破坏了档案文件的权威价值，严重影响了档案资料信息的真实意义。所以，应该制订完善的档案管理体制和运行机制，才能保证档案工作的良好运行，进而在不断实践中创新和提升档案管理效率。

3.档案工作管理和运行设备跟不上时代，技术较为落后

在数字经济高速度发展的当下，档案管理应当加入大数据及网络技术，协调各部门之间的左右联通、上下互动，抓好人才资源档案、改制企业档案等关系到社会发展的档案信息化工作，建设人才档案数据库，增加储备人才调动率，促进现代化强国的建设和加快经济转型发展。由于现代科学技术的不断发展，在现代档案工作的管理中不应该再采用老旧的档案管理设备，转变管理理念的同时，设备技术手段也应持续跟进，应用计算机、互联网以及软件技术，能促使档案管理工作的效率提升。但是，有些单位由于缺乏网络新媒体技术人才，其网络技术水平跟不上时代发展，为了节约管理资金和成本，还不投入新设备技术对文件信息进行收集、归纳、管理，这样就影响了档案工作的管理效率。

二、档案工作管理体制和运行机制改革与创新策略

1.加强档案工作者的意识，夯实创新基础

在相关工作人员以及管理人员开展档案管理工作的过程中，必须要注意到档案管理工作的重要性与必要性，同时，高层管理员以及各级管理部门必须要为每一位工作人员细致讲解档案管理工作体制以及相关运行机制的实际实行过程。在档案工作中，协调管理档案工作的整体和局部运行体制。内外联动的微观和宏观管理，他们是相辅相成和相互统一的，也是一个完善的整体。所以加强档案工作者的意识，也需要从上到下，从里到外同步提高。在正式开展档案管理工作之前，高层管理人员以及相关管理部门必须要将全体工作人员集中起来，为工作人员细致讲解档案管理工作的主要流程以及具体的工作原则，以避免工作人员出现原则性的工作失误问题，同时，高层管理员也必须要意识到档案管理工作的实际意义以及重要作用，也必须要为每一位工作人员详细阐述具体的工作方式以及工作模式，针对工作体制机制方面的主要问题，也必须要进行细致且详细的分析。不同单位所面临的档案管理工作问题有所不同，不同单位所制定了各类工作机制以及工作模式也有所不同，在此前提之下，各级工作人员以及管理员必须要意识到档案管理工作的特殊性，积极主动参与到各式各样的档案管理工作之中，充分发挥工作人员的实际作用。在单位当中，无论是经营模式或者管理形态不一，其对档案的管理运行方式也难以统一，更别说是管理者和工作成员的态度。所以为了夯实档案工作的管理基础，必须加强对体制进行创新，其中，第一点是需要提高社会群众对档案管理制度的认知力度，便于法律条文和规章制度的执行;第二点是提高档案管理工作者的队伍建设，在确立多元化的档案管理模式之下，重要的是档案管理人才的筛选。高素质的人才队伍是档案产业发展的支撑，只有进一步加强对档案管理的教育培训，才能大力气抓好档案队伍建设，提高专职档案工作人员的工作能力，以及相应的专业知识水平。另外，作为档案工作管理的主要负责人，也应该高度重视对各个阶级档案工作者人员的培养以及发掘，发挥他们在各个岗位的积极作用，有效执行档案运行的管理体制，强化工作者的意识，还可以根据建立完善的激励制度，激起他们的工作兴趣。提高了档案工作者的意识之后，能够实现对档案体制的规范，各人员之间的岗位职能明确，对档案载体和门类施展合理的管理，促使档案工作的管理和运行体制同步发展。在一定程度拓展档案资料信息的服务领域，也提升服务的综合执行能力，充分展示档案管理的规范化、标准化、现代化，达到对档案工作根本上的改革创新。

2.加强对档案工作管理和运行机制的完善，有序开展档案管理

在正式开展档案管理工作的过程中，必须要求相关工作机制以及工作体系发挥其积极作用，工作人员以及管理员也必须要针对当前的运行机制以及工作制度进行全方位分析与把控，针对工作机制方面的细节问题进行细致分析与研究，随后针对主要的问题，提出具有针对性的问题解决方案。在解决实际工作问题以及档案管理问题的过程中，工作人员也必须要立足于体制机制的角度，着重分析工作模式以及工作流程方面的诸多问题，针对管理工作之中的具体原则以及工作要求，进行深入融合与比对。在档案工作中，相关的单位和部门应制订一系列的档案管理标准，只有建立完善的制度体系，才能更好地规范档案工作的管理和执行。档案管理的工作性质具有长期性和复杂性，所以制度建设对提高档案工作质量是重中之重。根据我国对档案管理的规范条例要求，一是要开展调查研究，对本单位的文件材料摸清底细，并按照国家档案行政管理部门的相关要求，合理开展档案管理六大步骤，形成完整的档案种类、内容和数量的统计。二是需要不断根据时代的发展和社会的需求完善档案工作制度，规范档案相关事宜的程序，及时更新各项规章制度，能够做到归档有范围、立卷有标准、借阅有规定、保密有措施、管理有职责，实现档案工作全面覆盖，全程控制。在不断改革和创新中，档案工作的管理体制和运行机制最根本、最基础和有效的策略是要常抓不懈，要形成既确定短期目标，又制订长远制度，打造长期有效的档案工作管理和运行机制，推动档案管理水平不断提升。推动档案管理和运行机制的改革创新就是需要不断地进行新的档案管理措施，能够更好地服务于人们，创造更加便利的档案信息查询，给人们提供精神文化粮食。

例如：在长三角三省一市档案局、档案馆推行的“合体”档案运行举措中，其联合展出的500余件革命历史档案文献和影像资料，全景式展示中国共产党团结带领人民坚守初心使命、谋求民族独立和人民解放的壮阔图景。以往党史爱好者、研究人员只能在网上搜到带有馆藏水印的缩略图，想看原图得去当地档案馆查阅。在改革创新之后的档案运行体制之下，人们不仅可以感受到红色档案的情怀，还再次看到了《申报》上的沪杭线行车时刻表、《中国共产党第一个纲领》（俄译稿）等档案，深刻体会了中共一大召开的曲折过程，也从档案资料信息中感受到了家国情怀。

3.紧跟时代发展的步伐，增加新技术、新设备在档案工作中的使用率

当前情况下，互联网信息技术快速发展，经过多年技术研究以及技术改进之后，已经诞生出了独具特色的互联网信息技术应用体系。相关工作人员在开展档案管理工作的过程中，也可以将互联网信息技术融合其他现代化数据分析技术以及数据处理技术直接融入档案管理工作具体环节之中，充分发挥互联网信息技术的实际应用价值以及重要意义，相关工作人员可以充分利用互联网信息技术，将具体的答案整合成相关数据以及重要信息直接录入至计算机系统之中，最后运用数据分析技术以及数据处理技术，将计算机系统内部的各类重要数据进行完全整合与数据处理，随后通过一系列的技术转化以及数据模型建设等过程，将具体的档案数据集中调取出来，以便为后续的档案管理工作提供数据支撑与保障。高效应用互联网，信息技术以及其他各类现代化档案管理设备，不仅仅可以进一步减轻工作人员的工作压力以及工作负担，也可以逐步优化档案管理工作具体流程，进一步提升档案管理工作实际效率提高档案的使用率。新技术以及新设备在档案工作中的推广度不高，增加了档案管理从业者的工作难度，使他们难以应对现在繁多信息的筛选，难以有效提升档案工作的管理效率。近年来，随着科学技术的发展，人们对档案资料信息的查询要求也越来越高，一方面是信息资源的完整性，另一方面是档案查阅的便捷性。为此，根据当下我国的科技实力，也为了满足人们的生活需求，应该在档案管理工作中增加科技资源和设备的投入，建立属于大数据时代的数字档案室。基础设施、应用系统、数字档案资源建设和技术创新都应该得到相应的保障。将各类档案在一个平台进行集中统一管理，提供在线查阅、全文检索和批量调阅等多种方式，大大提高了档案利用的便捷性和精准度，提供了便捷和高效的档案利用服务。数字档案室建设是开展档案信息化建设的主要形式，是贯彻习近平总书记提出的档案工作走向现代化的重要指示和落实《档案法》的重要举措。推进数字档案室建设对健全单位档案工作机制、提升其运行效能、加强信息互联互通有积极的作用。

此外，数字档案室还为有关单位开展人物传记、文件汇编、主题展览等编制和研究提供了信息支撑。例如，李四光130周年诞辰学术研讨会、中国和匈牙利建交70周年展览等活动以及为《中国石油的丰碑——纪念谢家荣教授诞辰110周年》《论大庆油田发现真相》《李四光全集》等书籍出版和再版，提供了大量档案资料。电子档案管理信息系统建设是数字档案室建设的重中之重。建立数字档案室工作管理机制，不仅实现电子公文和档案信息的自动收集和排序，还可以自动整理、自动检查和“一键归档”，从技术上满足了增量档案电子化需求，还可以保护较为脆弱的纸质档案。运用大数据、人工智能档案查询设备深化数字档案室应用效率，并且不断对档案运行机制进行创新、转化档案信息服务模式，将各类档案资源组织链接起来，为民众提供更具利用价值、更加成熟可靠的档案信息和研究成果，实现档案工作由提供信息向提供知识的转变。

三、结语

在档案工作中要想对其管理和运行体制进行改革创新，找到发展的新突破点，必须要发挥好现代信息技术优势和人才储备优势，也需要增加资金投入，在配备基础服务业务骨干之后，提供新设备资源平台，为档案工作创造更好的服务效益。档案工作管理机制和运行机制的创新在一定程度上也是为了满足我国现代化建设需要，只有档案资料信息完整、可靠，才能满足人们的基本生活工作需求，丰富他们的精神世界，进一步提升人们对国家的依赖感，加快建设中国特色社会主义事业的步伐。健全档案管理机制、培养合格的档案工作人员，进一步提高档案工作管理意识，以有序推进档案工作管理体制和運行机制的改革与创新。

参考文献：

[1]栾 岩.档案工作管理体制和运行机制的改革与创新[J].办公室业务，2017

[2]何玉兰.试论高校档案工作管理体制和运行机制的改革与创新[J].兰台内外，2019

[3]袁晓坤.档案工作管理体制和运行机制的改革与创新[J].民营科技，2016

（作者单位：辽宁省医疗保障事务服务中心）