高校名人档案信息资源建设策略研究

2021-01-12夏莲春左雪

兰台内外 2021年35期

夏莲春左雪

摘要：作为档案信息资源的一部分，高校名人档案在社会记忆建构中占据重要一席。通过对高校名人档案信息资源建设实践情况调研，分别从收集内容、机构合作、管理方式和技术手段四个方面分析了高校名人档案信息资源在建设过程中存在的局限，提出其建设策略，以期丰富高校名人档案信息资源建设思路，为构建社会记忆贡献力量。

关键词：高校名人档案;档案信息资源;建设策略

20世纪80年代开始，高校名人档案的相关研究相继出现，作为档案信息资源的一部分，高校名人档案建设在客观上有利于高校档案意识的提高。在高校名人档案的研究中，苏雅澄认为高校名人档案是指在高校发展及各学科领域内学术成就斐然，在国内外有一定影响力的教授、专家、学者等人的档案。随着信息化的发展，高校名人档案研究开始向信息化研究深入。马丽指出数字技术带给高校名人档案管理的机遇，档案工作者要以网络为平台，拓展管理思维;侯英杰也认为高校档案馆要发挥信息技术优势，开展信息化建设，建立全面立体的高校名人档案信息资源体系，高校名人档案信息化建设成为一个新的挑战。

一、高校名人档案信息资源建设的实践情况

1984年2月南京大学着手建立“名人全宗”，首批征集58位名人的档案，包括校长、教授、博士生导师等，将征集范围具体划分为12小类，这是国内高校首次开始建立“名人全宗”的尝试。名人档案是维护教学和科研发展史真实面貌的重要方面，体现了高校教学、科研、生产管理经营实力，高校自此开展名人档案建设工作。南京工学院自1985年开始有计划、有步骤地开展“名人全宗档案”工作;1990年6月东南大學利用馆藏名人档案资源，举办了祝贺名誉校长钱钟韩教授80寿辰暨从教45周年档案展览。

相关学术会议也在进行，江苏省档案学会高校档案分会“名人全宗”研讨会于1985年在南京大学召开，对“名人全宗”的收集范围、整理方法以及整理过程中的政策等问题进行了研究和探讨。

“双一流”高校作为国内一流大学的代表，其名人档案信息资源建设具有代表性，笔者通过访问档案馆网站中关于名人档案建设的内容，对“双一流”高校档案馆网站进行了调研，从收集方式及内容、数字化、开发利用三个方面进行分析。

1.高校名人档案信息资源收集方式及内容

在收集方式上，大部分高校在名人档案管理办法、实施细则中对收集方式进行了规定，收集以移交、征集、捐赠、寄存、交换、征购或复制等方式为主，少数高校使用口述史方法进行收集。上海交通大学通过口述史方法收集了众多知名校友的口述回忆，并出版《思源》系列图书，留下了宝贵的精神财富，但总体来说，在收集工作中还没有普及口述史方法。

在收集内容上，高校收集的名人档案信息资源以实体档案为主。例如，《四川大学著名校友档案管理实施细则（试行）》中规定，著名校友档案收集范围包括：（1）反映其生平经历及主要活动材料，如履历表、自传等;（2）反映著名校友科研成就及所获荣誉的材料，如著作、奖状等;（3）反映著名校友职务活动和社会活动的重要材料，如新闻报道等;（4）反映社会及学校、单位对著名校友研究、评价材料;（5）反映著名校友活动的照片、录像带、录音带、磁带、光盘等各种载体形式的档案材料;（6）与著名校友有直接关系的材料，如书信、证书等;（7）其他与著名校友有关且具有收藏价值的材料，这些材料基本上都属于实体档案。收集的网络资源较少，随着社会的发展，网上留存的名人信息越来越多，但名人的网络信息资源如何进行收集仍未有标准。

2.高校名人档案信息资源数字化

在管理方式上，部分高校开始使用数字化手段进行名人档案信息资源的管理，上海交通大学专门建立了人物档案系统，在归档时要求在档案系统上进行网上预立卷，检查合格后进行移交;东南大学自主研制网络版“声像档案管理系统”，对声像档案和名人档案按不同的界面分类著录。这些数字化管理方式不仅提高了管理和利用效率，也有效保护了名人档案实体的安全。

在传播途径上，进行传统的专题展览，如东南大学1996年举办以名人全宗为单位的专题展览“广厦魂——杨廷宝教授生平回顾展”和“钱钟韩——中国知识分子的楷模”。除此之外，大部分高校还在网络上开设展览途径，网上展览包括两个方面：一是以名人全宗为单位的展览，如上海交通大学档案馆网站上开办视频点播及以图片为形式的名人全宗展览——钱学森系列图片展、赵朱木兰陈列展等;二是名人档案资料展览，如清华大学在档案馆网站专题展览板块展示的《名师墨痕——清华大学人物档案专题展》，展出了王国维、梅贻琦等众多名人的手稿、日记等材料。此外，清华大学还利用微信公众号等社交媒体进行展览，在清华档案馆微信公众号中展出第五届“清华史料和名人档案捐赠精品展”，展览了30位名家、校友等捐赠的50余件精品。

3.高校名人档案信息资源开发利用

在开发利用上，一方面利用名人档案信息资源开展校史研究，大多数高校将名人档案研究与校史研究相结合，总体来看，校史网站上的名人档案信息相对来说比较分散，没有针对性;另一方面，利用名人档案信息资源开展编研工作，主要成果包括编制出版物、制作视频等，如上海交通大学建立以人物为主的群体工程著述;南京大学1994年出版名人全宗介绍《群星闪烁》;云南大学制作了《云大校友访谈录》。

二、高校名人档案信息资源建设过程中存在的局限

经过几十年的探索和努力，不少高校在建立名人档案信息资源的过程中取得了一定成果，制订了相关规章制度，开展了实践工作。但总体而言，在名人档案信息资源的建设中仍然存在局限。

1.数字档案收集有限

根据中国互联网络信息中心（CNNIC）发布的第一次《中国互联网络发展状况调查统计报告》显示，截至1997年10月31日，我国上网用户数为62万。CNNIC在2019年8月30日发布了第44次《中国互联网络发展状况统计报告》，截至2019年6月，我国网民规模达8.54亿。通过互联网社交、工作已经成为一种日常，专家学者发表的信息被展示在社交媒体、论坛网站上，成为其名人档案信息资源的组成部分。但是，高校在进行名人档案收集工作的过程中，收集范围仍然偏向实体档案资源，如中国海洋大学人物档案建设工作收集了19位老领导、老专家的个人自传、获奖证书、备课笔记、手稿照片及论文著作等材料，几乎都是实体档案类型。总体来看，网络上名人档案信息资源的收集鲜有提及。

2.机构间合作不够紧密

高校名人的活动轨迹并不固定在一所学校，其空间流动性很大，产生的历史记录散存在不同地区和领域。以浙江大学校长竺可桢先生为例，他的手迹一部分保存在浙江省档案馆中，但同时浙江大学档案馆也保存了《竺可桢日记》原稿等其他档案资料，通过访问浙江大学档案馆网上展厅发现，竺可桢先生的档案资料展由浙江大学档案馆、图书馆和竺可桢学院联合推出，浙江省档案馆虽保存了部分手迹，但因保存主体不同，没有参与展出。可见，以高校为平台建立的名人档案缺乏与相关机构的互联互动，机构之间缺乏共享合作的理念，展览效果白璧微瑕。

3.管理方式不够丰富

数字时代，高校名人档案面临着数据量大、数据形式多样的挑战，名人档案的管理方式也出现新挑战，管理向知识型方式转变。一方面高校名人档案管理受到人员、经费、专业能力等各方面因素的限制，数据化管理不到位，注重馆藏资源管理，缺乏对开发利用的管理;另一方面随着数字时代的发展，数字名人档案的收集来源更广泛、内容更丰富、形式更多样，必将成为今后的题中之义，但各高校对网络上形成的名人档案信息如何管理还没有统一标准，名人档案数字资源的高效管理有待实现。

4.技术应用不够及时

由于高校名人档案主要以捐赠、征集等被动收集为主，使高校开展名人档案数字化工作主要以内部网络管理为主，档案管理人员将收集到的名人档案输入管理系统中，通过内部管理系统实施管理，技术手段主要面向管理层面。随着时代的发展，一方面网络上留下的名人档案信息越来越多，但高校较少运用相应的技术进行收集;另一方面公众对档案信息的需求越来越多，但高校在名人档案利用方面的技术探索较少。此外，对管理人员的技术培训较少，可能导致对大数据、云计算等技术应用不到位，使名人档案数据信息出现偏差，无法保障信息的完整性与准确性。

三、高校名人档案信息资源的建设策略

1.建设数字资源，丰富收集内容

数字化技术的发展促使高校名人档案工作建立数字档案资源数据库。国外很多大学将名人档案信息保存在数字图书馆中，剑桥大学数字图书馆以名人全宗为单位展示了包括达尔文、牛顿、李约瑟等众多名人的手稿、日记等资料，并详细说明了形成时间、载体形态、捐赠者、内容等基本信息，丰富了剑桥大学数字图书馆的馆藏资源。此外，高校名人的隐性知识极有可能转化为档案信息资源，目前已有“老科学家学术成长资料采集工程”利用口述史方法收集老科学家的学术成长资料，这些口述文字稿、音频、视频等资料对于名人档案信息资源建设具有重大意义，要将名人的隐性知识列入收集范围中。此外，互联网时代，专家学者在网络上产生的碎片化信息是名人档案信息资源的组成部分，要关注专家学者在网络上的活动信息，利用互联网来收集这些珍贵的档案信息。

2.推动各方合作，建立联动机制

高校名人档案信息被保存在不同的主体机构中，要推动与高校名人档案保存主体机构之间的合作。剑桥大学数字图书馆网站上展示了李约瑟在中国期间的旅行日志和照片，这些档案资料来自不同的保存主体。李约瑟在中国期间的档案资料主要收藏在李约瑟研究所（NeedhamResearchInstitute）中，剑桥大学数字图书馆在展示中将相关机构名录列入主页中，清晰地显示了与其他机构的合作情况。高校名人档案保存主体机构之间可以“名人全宗”为单位进行合作，以互联网为平台，互相交流，提高管理水平，最终实现共享共建的目标。

3.创新管理方式，鼓励公众参与

由于人力、物力等方面因素的制约，且高校名人档案信息管理对科研的理解能力和专业背景要求高，可以采取将众包模式融入管理中。董雨、周耀林将档案众包模式理解为档案机构通过互联网平台发布工作任务，社会公众在自我需求驱动下承接档案机构发布的工作任务，建设高质量、丰富的档案信息资源，用以满足用户需求，最终实现档案机构和网络大众双赢的档案工作新模式。

高校档案机构可以采用这种模式，通过网络平台发布名人档案工作任务，鼓励具有专业背景的档案志愿者参与管理和研究，将物质奖励与精神奖励有机结合，增加游戏元素让志愿者感知趣味性，增强志愿者黏性，使高校名人档案的宣传力度更强、参与范围更广、服务利用更加便捷，专业背景志愿者的加入可以提升对名人档案信息的解析能力，满足用户高质量的需求，充分发挥群体智慧的作用。

4.提升技术手段，完善保障措施

针对当前复杂的网络环境，积极探索大数据、云计算、区块链技术等新技术在高校名人档案建设中的应用，做好名人档案信息化的技术保障。区块链技术的兴起为高校名人档案信息资源的建设带来颠覆性的尝试。在存储方面，区块链技术具有分布式特性，在名人档案信息资源的存储上打破传统中心化网络的局限，使每个节点都参与数据记录与存儲、实时更新，高效存储名人档案信息数据;在安全方面，区块链以时间戳顺序记录了数据上传共享的历史，链上不可篡改的记录，可以实现溯源，保持数字档案的原始记录性，而非对称性加密算法，可以保障档案数据信息的安全;在利用方面，高校名人档案信息资源保存在不同的主体中，给名人档案资源之间的共享带来了障碍。保存主体之间需要进行合作才能实现共享，而联盟链的去中心化特征与档案信息资源共享的契合度很高，可以实现高校名人档案信息资源的共享。

四、结语

高校名人档案不仅是名人个体记忆的延伸，也是人类社会非常重要的一笔财富，高校名人档案信息资源建设不仅能够丰富社会记忆，保存文化遗产，还有助于发挥名人档案信息价值，有助于高校师生档案意识的建立，有助于建设校园文化，促进大学生思想政治教育水平的提高，从而有利于国家精神文明建设。随着信息技术的不断发展，高校名人档案信息资源建设也要与时俱进，以技术为保障创新管理方式，盘活高校名人档案信息资源价值的实现。

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