大数据背景下档案管理发展及趋势分析

2021-01-12董继红

兰台内外 2021年35期

董继红

摘要：随着国家不断发展，社会已经进入大数据的时代，在这一背景下给档案管理工作带来了全新挑战。以往的档案管理模式以及方法已经不能适应现在的工作，所以档案管理工作必须转型。本文以大数据背景下档案管理发展及趋势进行分析，并提出以下几点作为参考。

关键词：大数据背景;档案管理;发展及趋势分析

目前，处于大数据时代，国家的档案数量开始不断增加，进而档案管理工作的难度也随之开始加大。为了保证档案管理工作可以顺利进行，就必须提升档案管理工作的质量，让档案管理工作可以和社会发展趋势保持在同一种状态。大数据环境赋予了档案管理工作的信息化标准，所以在工作中要重视加强信息化建设，使档案管理工作可以得到全新的突破。并且，在这一时代背景下，档案管理工作已经实现了自动分类模式，在很大程度上节省了工作人员的时间。虽然档案管理工作已经得到了新的进展，但是在实际工作中还是存在一些问题没有得到处理，已经严重阻碍到档案管理工作的整体发展。当下最重要的工作就是针对这些问题实行有效的处理，档案管理工作可以在社会中保持稳定的发展趋势。

一、大数据时代档案信息化管理的重要性分析

1.社会性公用

大数据时代背景下，主要针对社会层使用，这项技术可以在工作中获取大量信息，是以往档案管理工作无法达到的层次，档案管理工作得到了很大进步，原来档案管理工作主要以人工形式存在，所有工作都需要人工来完成，这种工作模式以及工作方法的效率很低。但是在大数据背景下，已经成功将档案管理工作实现了自动化，减少了很多人工的模式，大部分工作都可以由相关设备来完成，从而提高了工作效率以及质量。

2.技术使用的广泛性

进入大数据时代，社会的各个行业都开始在工作中寻求使用这项技术来提升自身实际的切入点。因而，当地相关部门在工作中应该给予一定帮助，将大数据技术自身的特点与社会需求相结合，来寻找重要的突破口。研究人员对这一领域的技术充满信心，只有在研究工作中积累经验，才能够保证日后的发展更加符合社会需求。大数据时代的信息技术已经在人们的生活中被广泛使用，并且使得社会的信息具有公开性特点，只要通过信息化技术在网络中进行查询就可以获得自己想要的信息。另外，这种公开性特点给档案管理工作带来了很大成效，并减少了档案管理工作中的相关步骤。因此，在这一时代，人们可以有效结合信息化技术于档案工作中，便于为国家带来更多的经济收益。

二、档案管理工作在大数据时代中的发展机遇

1.档案管理现代化思想

以往在档案管理工作当中，大部分人对这项工作没有充分的认知和了解，所以并没有对档案管理工作引起重视。直到大数据时代的来临，人们才开始对档案管理工作有所了解。并且，在这一背景下，档案管理工作的重要性尤其突出，还为相关部门注入了全新的活力。由于信息化进程在不断推进，所以档案信息数量越来越多，并给工作人员带来了很大的工作难度。针对这种情况，在档案管理工作中如果继续使用以往的工作模式以及方法，是无法有效解决现在的问题，还会给档案管理工作带来一定的影响。因此，相关单位在工作中需要加大研究力度，尽快使档案管理工作可以顺应时代的发展趋势，并更好地满足人们在生活中对档案信息的需求。

2.创建合理的管理制度

新时代背景下信息技术在社会中逐渐被大量的使用，这项技术为人们的生活带来很大的便利，而且还能够处理一些难度极高的电子邮件。同时，在大数据时代，档案管理工作得到了很大的发展，不仅提高了档案管理工作的效率，还保证了工作质量，使档案信息被更好地完善。除此之外，相关单位在工作中借助了信息技术已经实现了管理制度的创建，使档案管理工作更具有规划。通常在合理的档案管理制度中，可以更好地将数据信息进行区分，这种现象在工作中一方面减轻了工作人员的压力，另一方面也更好地降低在档案管理工作中信息的缺失以及损坏等问题的发生，对档案管理工作实行了有效的保护。

3.档案管理工作的质量得到有效保护

以往在档案管理工作当中主要通过纸质形式来对所有档案信息进行有效记载，这种方法不能有效地对档案信息实行保护，一旦在工作中发生火灾或者其他灾害，那么直接就会对档案信息造成严重破坏，导致档案中的信息无法继续使用。

同时，这种纸质的档案信息长时间储存也会受到一定的影响，使得其中的信息变得模糊。这些问题是以往工作中随时存在的，但是在大数据时代，可以有效地对档案信息进行保护。现在的档案管理工作主要是通过电脑记载形式而存在的，这种方法还可以对档案信息合理的分类，使档案管理工作更具有效率。

4.有效减少管理成本支出

大数据本身具备很多优势，可以同时对大量的数据实行有效的处理。所以，这项技术在档案处理工作中表现极为明显。随着社会不断进步，使得数据信息开始快速增加，在这种情况下就需要使用更多的纸质材料才能将档案信息全部保存。而纸质材料的增加必定會增加管理成本的支出，并且还需要很大的空间才能保证档案可以全部被有效储存。但是在大数据技术中，只需要将档案保存到相应的数据库当中，就能够顺利完成工作，这种模式还可以在很大的程度上节省管理成本的支出。

三、大数据时代档案管理工作面临的挑战

1.档案管理思想上面临的挑战

与以往的档案管理工作模式相比较，大数据的时代档案管理工作具有更加重视信息的完整性以及多样性的特点。并且，档案管理工作对相关人员的要求更高，具体表现在思想意识的转变。首先，工作人员需要重新对档案管理工作进行认知，并掌握档案信息的数字化处理技术。其次，工作人员还需要在工作中正确认识获取原来档案信息的重要性。最后，工作人员一定要具备充足的创新能力，对档案管理工作实行全新的改革。

2.档案管理环节需要面临的挑战

随着大数据的到来，使档案管理工作发生了很大的变化，已经由以往的传统形式转变为信息化模式。在信息化的档案管理工作中，所有的工作流程全部可以通过网络形式来完成，由此可见，对信息系统的开发是档案管理工作的必然趋势。同时，在大数据背景下，档案信息开始大规模增加，面对大量的数据信息，在以往的管理工作中必须要不断地投入更多的人力以及物力，才能够顺利完成工作。可以看出，以往的工作模式已经不适合时代发展需要了，会给工作带来很大的阻碍。另外，现在的档案管理工作已经呈现出不同种类的格式来对信息进行有效记载。而且，相关政府在工作中开展无纸化的工作模式，使得档案管理工作对信息技术的依赖性极高。

3.档案信息管理工作的安全问题成难点

通常在大数据时代，档案信息已经实现了网络化，人们在生活中只要通过网络就可以获得自己想要的信息。正是网络的开放性特点，使得档案信息的安全受到了一定的危害，网络化形式的存在不仅方便了人们获取信息，同时也方便一些不法人员对重要信息盗取。站在国家利益的角度上思考，一些重要的文件会在网络中受到攻击而发生泄漏，这种情况将会严重影响国家的正常发展，还会导致国家的经济利益遭受到威胁。另外，民众的个人信息能在网络上被不法分子获取，造成个人重要信息泄露，从而会对民众的工作以及生活带来影响。由此可见，在网络化时代，无论是国家还是民众的信息都有可能遭受严重的威胁，并带来损失。

4.档案工作人员素质面临的挑战

大数据的时代使得档案管理工作发生了很大变化，而工作人员起着重要作用，也是档案管理工作开展的基础，所以档案人员自身的素质极为重要，可以直接决定档案工作的好坏。虽然档案工作发生变化，但是相关工作人员自身没有足够的专业技术，所以在工作中就会导致工作效率低，不能达到预期目标。而且，档案管理人员也没有使用大数据信息技术，使得无法顺应时代的发展趋势。以往档案管理工作中的相关人员自身没有专业技术，也并非都是专业的人员组成。因此，在全新的环境当中，档案管理工作非常容易发生相关问题，对工作产生一定的阻碍。

四、大数据背景下档案管理工作发展的趋势

1.加强对人才的培养力度

大数据时代的档案管理工作需要大量的人才，才能够保证这项工作顺利的进行。以往档案管理工作中的相关人员自身没有具备良好的业务能力，所以在档案管理发生变化的情况下，这些工作人员无法掌握专业的操作技术，并造成系统自身的作用无法全部发挥出来。针对这种情况，就需要相关单位在工作中加强对人才的培养力度，这是开展档案管理工作的重要前提。同时，在大数据时代中对档案管理工作中的人才要求更加严格。因而，具体的培养人才工作可以从以下几方面入手：首先，当地政府应该鼓励高校在教学中加强信息技术人才的培养，为社会培养大量的同专业人才;其次，研究人员可以借鉴国外的人才培养模式，将这种模式实行一定的优化来为己所用，从而培养出专业化人才;最后，相关单位在工作中应该加强资金的投入，为人才培养工作提供一定的保障。

2.对工作人员实行有效的优化

根据对国家档案管理工作中的实际情况了解可知，工作人员大部分由是老龄人组成，只有极少的中年人，其中几乎没有年轻人，这使得工作无法得到进展。形成这种现象的根本原因就是，国家对档案管理工作没有引起足够的重视，造成档案管理工作在社会中处于弱势地位，所以大部分年轻人不愿意从事此项工作。在大数据时代，对于档案管理工作中人才的需求逐渐加大，如果工作中没有足够的专业人员参加，那么就不能实现信息化的工作模式。因此，在这一环境下，相关单位需要将工作人员进行有效的优化，并在工作中积极引入大量的年轻力量，使工作可以焕发新生，从而在社会中站稳发展的脚步。

3.加强档案管理工作的安全化

虽然大数据的到来给档案管理工作带来很大的优势，但是在网络化管理中，无法有效地保护档案信息的安全，一些不法人员只要通过网络中的漏洞就可以轻松获取想要的信息，进而造成严重的损失。同时，在信息化的工作中只需要一个储存卡就可以将大量的档案信息全部记载进去。虽然这种方法具有一定的便捷性，但是存在的安全隐患较大。只要电脑在运行中受到外来因素的影响，那么就会在很大程度上对储存卡造成破坏，最终导致档案信息的损坏。

可见，档案管理工作中的安全极为重要。因此，档案管理人员在工作中一定要增加安全保护意识，通过有效的方法来对档案信息实行保护，防止档案信息在网络中被盗取。

4.不断调整自身的管理方法

在大数据时代，除了借助信息化技术之外，工作人员在管理工作中还需要对自己的管理方法进行合理的调整，使档案管理工作可以有序实现。这就需要档案管理人员在工作中不仅需要熟练掌握相关的信息技术，还应该通过不断的学习来增强工作能力，可以通过一些软件来对档案信息进行更好地储存，从而可以不断地提高工作效率和质量。

五、总结

综上所述，大数据时代的档案管理工作需要重视技术与人员素质，才能够顺应时代的发展需求，并不断提高工作效率以及质量。同时，还应该促进管理部门对工作的重视程度，才能够在工作中对不足之处实行完善，使档案管理工作可以在社会中保持稳定的发展趋势。

参考文献：

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