突发公共卫生事件档案管理路径探析

陈祥华 崔梦雨 陈娜

摘 要：公共卫生事件档案在突发公共卫生事件响应、探究及应对等方面具有重大开发价值，在如今的数据驱动型社会，公共卫生事件档案信息收集、管理和利用受到了社会的广泛关注。通过分析大数据应用于公共卫生事件档案开发利用工作的优势，从目前公共卫生事件档案开发利用工作中现存的短板出发，提出了优化档案分类管理结构、数据归档等方面的对策。

关键词：突发公共卫生事件;档案管理;路径探析

档案是通过依法归档而固化历史、锁定凭证的。做好档案工作，既是档案管理部门的职责，也是各级各类机构的重要责任。作为突发公共卫生事件档案归档的主要负责单位，临时性承担了重要的责任，临时性单位不仅要本着“为人民服务、对历史负责”的态度，提高认识，躬身入局，而且要为维护社会秩序、保障公平公正、保证社会效益做出应有的贡献。由此可见，做好临时性政府工作机构的档案归档工作，既需要档案部门的积极介入，还需要各机构的主动作为，二者缺一不可。档案留存意识随着档案价值的发掘而不断提高。此次新冠肺炎疫情档案归档工作就是一个很好的范例。2019年末新型冠状病毒肺炎疫情暴发，公共卫生事件档案开始引起我国医疗领域学者的关注。在新形势下，我国突发公共卫生事件档案管理领域存在的短板也逐渐显现出来，收集意识淡薄、渠道单一、手段落后、内容分散等问题层出不穷。2019年，国家档案局局长李明华在全国档案工作暨表彰先进会议上强调，要继续抓好档案信息化重点工作。可见，信息化档案管理称之为行之有效的手段，实现突发公共卫生事件档案的数字转化、全面收集、完整保存和科学利用具有重大意义。既可以为未来公共卫生事件的预警预测提供全面信息，也可以在卫生政策咨询决策方面提供有效依据。因此，本篇文章以新冠疫情事件的资料收集、整理归档作为切入点，研究突发公共卫生事件档案管理存在的问题短板，从而研究突发公共卫生事件档案管理的方法路径，为突发紧急情况下档案管理工作提供预警与参考。

一、突发公共卫生事件档案管理存在问题

1.档案管理意识淡薄，缺乏专业档案管理人员

在现实生活中，在疫情等突发公共卫生事件发生的第一时间，政府和国家卫生部门首先做到的就是通过疫情的防控、应急救治等措施，迅速控制疫情的发展，以减少各方损失。然而，在突发公共卫生事件时，档案的收集和保存往往不能做到及时性，甚至在档案的保存和管理方面会忽视相关的工作，在一定程度上造成了资源的浪费。这就导致公共卫生事件在发生时缺少丰富的经验和成果加以借鉴和利用，这是一种巨大的损失。当社会的突发公共卫生事件应急机制不健全，这种意识淡薄的情况就会导致不利的后果。由于意识的缺乏，2003年非典疫情发生之时，突发公共卫生事件档案管理工作并没有受到重视，难以形成一系列切实有效的管理方案，这在一定程度上也导致2019年新型冠状病毒发生之时，档案管理工作仍然存在一系列缺陷与漏洞，仍然存在渠道单一、手段落后、内容分散等现象，这种状况值得反思。

同时，由于意识的淡薄，我国培养的档案管理专业人员也十分缺乏。在人才培养方面，我国尚未设置专门的公共卫生事件档案管理人员，大多是由普通的基层档案管理人员兼任。然而，公共卫生事件档案管理具有一定的专业性，在工作过程中不仅仅包括档案收集、整理的工作，相关医学理念的掌握也必不可少。例如，多数公共突发事件的发生涉及范围较广，既包括相关法律制度、应急处理方案的制定，还包括流行病学调查、涉疫人员的紧急救助等专业知识。对这些知识的认知与分析整理与归档十分必要。因此，人才的专业性不足是档案管理工作存在障碍的原因之一。

2.突发公共卫生事件中档案部门直接参与度有限，档案利用需求难以把握

当公共卫生事件发生时，一般采用紧急情况下的应急措施。在现实生活中，档案有关的部门承担的角色一般是协助处理，在整个事件当中直接参与不足，这样的情况会影响档案的管理以及后期的整理与利用。回顾我国发生过的多次突发性公共卫生事件，档案部门直接参与事件组织领导程度有限，应对突发公共卫生事件所发挥的作用并没有显现出来。为应对新冠疫情，我国成立了应对新冠肺炎疫情联防联控工作机制，下设疫情防控、医疗救治、科研攻关、宣传、外事、后勤保障、前方工作等工作组，在这一系列工作组当中也并未将档案管理直接纳入抗疫一线领导工作中。

然而，目前我国对突发公共卫生事件档案的利用需求却较为紧迫。目前有一些疾病的危害对群众和社会都有着比较严重的影响，面临这样的疾病，相关部门需要在最快时间内进行响应，从而制定有针对性的措施降低损失，减少物资消耗。不同主体、不同区域的档案利用呈现出不同的主体特征，需求与利用取向也存在很大差异，档案的产生与应用的时空位置也可能存在不相关性，从而导致档案的使用存在一些困境。

3.档案资料分散难以归档，突发公共卫生事件档案信息化能力不足

公共卫生事件在突发时，波及范围、持续时间、产生原因都有较大困难，从而有着不同的应对方式。相关资料繁杂与混乱，从而需要各方人才的相互配合，才能在一定程度上保证资料的完整性。但是，由于我国还没有形成统一的公共卫生事件档案管理部门和机制，同时又缺乏过去的经验，缺少突发公共卫生事件档案管理员的培训与教导，这就导致一些档案管理人员没有全局观以及整合意识，主观认为只要收集部分关键的资料就可以了，从而使得档案信息化程度不足，该归档的未归档，大量资料缺乏。

4.突发公共卫生档案来源性质复杂多样，造成整理归档困难

由于我国没有统一的公共卫生事件档案管理部门和机制，医院是具备多种功能的医疗机构，在日常医疗服务过程中，所形成的患者就医以及突发公共卫生档案来源性质复杂多样，不同经济政治环境背景下所形成的档案资料类型更是不盡相同，在一定程度上给医院管理者以及档案收集人员形成了一定的整理归档困难。目前的档案收集整理工作没有国家相关部门制定的统一标准作为参考，从而造成了在档案收集管理的各个环节，管理人员无章可循、档案收集效率不高、档案管理缺位无序的局面。

在上述情况中，尽快将所有的信息进行整合和管理，防患于未然，才有利于未来公共卫生事件暴发时对相关资料及时利用。然而在现实生活中，很多单位的档案管理仍是以纸张形式进行。对档案内容的收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能都以手工方式完成。这在当下社会信息化的进程中，仍属于滞后不完善的发展状态，不利于突发公共卫生事件档案的信息化建设，与信息时代脱轨。之前发生多次突发公共卫生事件的相关信息及数据仍处于比较散乱的状态，新发生的公共卫生事件并不能从以前的事件中积累经验教训，在这种资源过度消耗与浪费的状态下不仅导致信息资源的消耗，而且造成额外的损失。

5.突发公共事件档案管理缺乏有效的监督反馈机制

应对突发公共事件的过程中，相关部门的执行力影响突发事件演变的方向，监督反馈机制是应对突发公共事件发展运行的基础，加强监督管理是保证应急管理部门执行力有效推行的重要手段。在当前突发公共卫生事件档案管理的过程中，缺乏对以往工作进行及时的监督反馈机制，传统工作方式的漏洞没有进行及时补充，从而导致档案材料没能及时归档，甚至造成资料杂乱无序甚至缺失的局面。监督反馈机制的缺失会导致突发公共事件档案管理工作效率低下、工作质量差、工作任务不完成等现象发生，对于相关管理部门而言，未能完成工作任务以及履行职责，可能会影响全局的工作安排，造成突发公共卫生事件资料浪费、数据丢失等一系列损失。

二、实现突发公共卫生事件档案管理的路径探析

1.重视档案规整，促进管理人员素质的提高

突发公共卫生事件与一般的档案规整工作相比有其特殊性，档案收集与管理人员的素质极大决定了原始档案资料与成果的质量。因此，要想更好地管理与利用公共卫生事件档案，就必须要提高档案管理人员的专业素质，建立一支高素质、专业化的公共卫生事件档案管理工作队伍。首先，在选人方面，严格把关相关人员的入职学历及专业，在专业要求方向，档案管理与医疗管理相关知识必须具备，只有在入职门槛上进行限制，才能进一步保证档案管理人员的水平，建立全职的公共卫生事件档案管理高素质队伍。其次，用人方面也要进行细致的划分与管理，不同责任同时要有相配套的激励措施，通过提高其薪酬待遇水平，明确奖惩措施，用薪酬待遇激励其更好的工作，用奖惩措施倒逼现管人员担负责任。此外，也要对档案管理人员定期组织实践培训，业余时间组织突发公共事件应急演练工作，加强预警与防控，提高档案管理人员应急防控意识。通过组织信息化档案管理专题等，在日常工作中针对档案管理人员的弱项进行学习和提高，充分提高档案管理人员的综合素质。

2.优化档案分级管理结构，提高档案有用性

首先，档案收集初期应尽可能收集更多的档案信息，在确保完整性的基础上完善档案信息，从多方面、多角度进行档案的整理，利于将来的查证。因此，档案分级管理至关重要，但是由于档案数量庞大，这就导致人工处理困难。因此，必须使用有针对性的档案处理软件，在分级管理的基础上分析出当前医疗服务工作中存在的问题或优秀的经验，提升数据的真实性与有效性，为日后档案分析、整理归档提高指导与建议。此外，对特殊的病例档案，也可以特别挑选出来，通过医院内部的信息化系统进行共享，便于医疗工作人员进行借鉴与学习。通过使用专业信息化处理软件优化档案结构、利用信息化的传播手段进行快捷高效的指导，可以有效提升信息的有用性，充分发挥医院档案的价值。

3.通过电子档案将数据归档，加快信息化建设

要打破档案收集过程中档案分散、不规范的局面，充分利用互联网和信息化技术，可以对突发公共卫生事件相关数据与内容进行规范设计。当前绝大多数的医院只具备传统意义上基础的硬件设备，只能满足基本的查阅功能，突发事件档案目录也只有时间基本信息，重要内容无法显示，导致档案利用率低下以及保护不当。各大院校以及医院之间并没有建立起完整的信息域以及管理平台，导致档案间互联互通功能有所限制，信息不能充分利用，信息孤岛现象突出。因此，可以建立科学化的电子档案管理系统，通过公共卫生事件档案资料信息库，各部門、各地区可以在信息库中完善和共享资料，并且制订一套合理有序的信息编排分类方式，在突发公共卫生事件发生时，用最快的速度查阅到可以参考的资料，这样不仅有利于使关于公共卫生事件的档案资料更加齐全，而且方便以后的查证和利用。通过电子档案的方式，也可以有效降低档案保存成本，提升单位面积的档案存储量，更有利于其依赖大数据、人工智能等高新科技，为医院整体决策、布局与管理提供真实有效的依据，在突发公共卫生事件爆发时，最大限度地减少资源的消耗。

4.规范工作流程，统一档案格式

在信息化基础上，必须严格遵守科学规范的系统化工作流程和明确的档案格式，这是档案收集与整理工作的首要前提。利用信息化工具，对公共卫生事件的原始数据进行格式化处理，留存具有记录价值的传染病类别、环境卫生类别、食品安全与卫生类别等诸多公共卫生事件档案。以既有的数据上报与处理软件为基础框架，通过统一的档案格式和规范的工作流程，全面提升医疗档案的规范性以发掘其中的附加价值，一方面在突发公共卫生事件发生时，可以用最快的速度查阅到相关的资料，另一方面可以使数据资料更加简洁明了，节约工作流程与时间。

5.加强监督反馈，明确部门职责。突发公共卫生事件档案管理工作需要明确相关部门职责权限，监督反馈机制应围绕突发事件档案管理的整体经营规划而制定，有明确的目标导向以及关键档案整理业务的考核体系，最大限度地调动人力资源，并建立适当的奖惩机制，调动监督反馈部门的积极性，提高执行力。设立专员对档案整理归档的过程进行实时监督，及时指出归档过程中的缺陷与不足，并积极向上级部门反馈，便于及时修正不足，以最有效率的方式积极推进突发公共卫生事件档案的整理归档工作。

三、结语

突发公共卫生事件的档案管理工作对未来我国相关部门以及医疗机构内部应急决策、医学研究以及开展教育活动等具有重要意义，因此必须充分认识到突发公共卫生事件档案管理对医疗机构以及未来公共卫生事件的应急决策具有巨大价值和推动性作用。目前，我国公共卫生事件档案管理存在收集保存意识淡薄、缺乏专业的档案管理人员、档案资料面广且分散，难以归档以及档案管理信息化水平不高的问题。因此，要想提高我国公共卫生事件档案管理与利用水平，就必须要从多方面着手。例如，重视档案规整，促进管理人员素质的提高;优化档案分级管理结构，提高档案有用性;通过电子档案将数据归档，加快信息化建设;规范工作流程，统一档案格式等。随着我国社会经济的发展以及各项制度的完善，尤其是档案资料管理与利用机制的完善，未来应对公共卫生事件的能力将会进一步提高。

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（作者单位：1.青岛大学附属医院;2.青岛大学）