制造业企业ERP实施方法及其关键环节探讨

2021-01-02克佳

企业改革与管理 2021年18期

克佳

（江苏普莱克红梅色母料股份有限公司，江苏常州 213022）

企业资源计划（Enterprise Resources Planning，以下简称ERP），是一套以优化供应链为核心，将企业的信息流、业务流、物流集成统一，实时获取业务数据并加以运用的信息管理系统。制造业企业实施ERP，不仅可以通过信息化和数字化来实现转型升级，还可以将ERP所代表的管理思想自上而下地贯彻到企业的每一层级，提升企业的管理水平。

一、制造业企业实施ERP的重要性

制造业企业实施ERP的重要性，可以从以下三个方面展开：

1.从企业内部视角出发

随着整个国民经济尤其是制造行业的快速发展，企业面临的市场竞争也愈发激烈，对企业的经营管理水平提出了更高的要求。ERP作为一种集成了企业各项数据的信息管理系统，最近几十年特别是进入21世纪以来，已经在我国各行各业得到了深入发展和实践积累。诸多成功的实施案例证明，ERP通过把企业的各项作业如物料清单设定、原料请购、存货管理、往来结算、成本核算、会计处理等整合集成在ERP系统中，为企业提供了各项实时准确的业务数据和财务数据，有效支持了企业的经营分析和决策，大大提升了企业的竞争力。

2.从企业外部视角出发

首先，制造业企业通过实施ERP，可将供应商与客户的完整档案信息和往来业务数据进行维护管理，能够打破数据壁垒，提高企业与上下游业务伙伴的沟通效率，有利于维护好供应链合作关系。其次，制造业企业实施ERP后，可以深入分析业务数据，从而聚焦核心经营指标，通过层层推导拆解，找到在具体业务的开展中究竟是哪一项作业或环节决定了指标的结果，并对其加以改进，以更好地应对同行业日趋激烈的市场竞争。

3.从国家发展规划视角出发

目前，国家在积极推进两化融合，在“十四五”规划中，主管部门提出将加快制造业的数字化、网络化、智能化发展步伐，加强两化融合标准体系的建设推广，通过企业贯标实现新一代信息技术在制造业的深化应用和快速推广。上述发展规划内容为制造业企业通过实施ERP实现数字化转型提出了明确的指导方向和具体要求。

二、制造业企业ERP实施方法

1.项目管理概述

所谓项目管理，就是为了满足特定的需求，项目管理人员利用有限的资源，对项目涉及的具体工作运用系统的理论和方法进行计划、组织、执行和控制，最终实现项目目标的管理行为。制造业企业实施ERP，是一项典型的项目管理工程，最终实施的成功概率在很大程度上取决于企业是否采用了项目管理的方法。

2.ERP项目周期

ERP项目周期的起点和终点应当定义明确，即以组建实施小组并任命项目经理作为开始，以实现项目目标作为结束。

实施任何一个项目，在项目周期内都是分阶段依次进行的，就ERP项目而言，一般可分为五个阶段。阶段一是前期阶段，该阶段从组建实施小组和任命项目经理开始，主要工作包括ERP基本原理培训、管理诊断和需求分析、对待改进流程制定解决方案、确定项目目标、ERP产品选型等；阶段二是准备阶段，该阶段从完成选型并确定ERP产品开始，主要工作包括产品应用培训、编制项目计划、准备基础数据、设定系统参数等；阶段三是模拟阶段，该阶段从完成数据准备开始，主要工作包括录入数据和参数、完成必要的开发、进行应用模拟、编写工作流程与准则文件初稿等；阶段四是切换阶段，该阶段从通过应用模拟开始，主要工作包括完成操作人员的培训及考核、审批工作准则与制度文件、切换运行、项目评价并验收等；阶段五是实现目标阶段，历经上述四个阶段后，最终实现全部业务及数据上线并走通系统。

3.ERP项目组织

ERP项目的实施会涉及大量的工作，需要组建一支得力的团队来保障实施工作的按期推进。团队人员的素质、接受培训的程度、团队之间的配合种种人的因素，都将直接影响项目实施的进程和结果，因此项目组织工作非常重要。

ERP项目组织是由企业的规模和项目性质决定的，通常包括三个层次，即领导小组、实施小组和职能业务组。领导小组由企业负责人主持，由企业高层领导组成，侧重于重大问题的决策，如确定项目范围和目标、确定最终的选型、优化业务流程等，对项目最终的成败负责。实施小组由项目经理主持，由各个业务部门主管或业务骨干组成，在整个项目实施过程中，实施小组要分解工作内容、制定并执行实施计划、控制工作进程，承担项目的应用和实施工作。职能业务组大多由实施小组的成员担任各组组长，主要任务是在业务一线使用ERP并提出改进建议。每一个层次对各自所属的工作分别负有相关责任，上下层次之间的有效沟通和反馈确认是工作顺利推进的重要保障。

三、ERP实施关键环节

ERP实施可以概括为组织培训、数据准备、模拟运行、制定工作准则与制度文件、后期维护五个关键环节，这五个环节相互关联，存在先导和后续的关系：培训贯穿于项目实施的整个过程，不但能够提高员工素质，也保证了项目的成功实施；通过培训，可以使员工理解系统的要求并按照要求准备数据，模拟运行时才能反映企业的实际情况；只有当模拟运行的结果得到领导小组的认可通过及操作人员的理解后，才可着手编写工作准则与制度文件；在ERP正式运行后，只有持续地维护好系统，才能保证系统运行的有效性和可靠性。下面对上述五个关键环节逐一展开论述。

1.组织培训

ERP与手工管理的区别之一在于它是一种规范化的系统，要求各个岗位人员都要严谨地对待和处理各种信息。在ERP系统中，每一项数据、名词和术语都有明确的定义，每一项作业的处理都有严格的程序，它要求每位操作人员不仅要知道本岗位的工作要求，还要了解本岗位的工作结果对其他岗位有什么关联影响，从系统和全局的角度来理解和做好本职工作。对于在培训中表现优秀的员工，企业可以在物质层面和精神层面给予奖励和表彰，借此在企业内部营造出积极的学习氛围。此外，通过培训使各岗位人员对ERP都有统一的认识和理解，才能在实施中做到齐心协力、步调一致。

2.数据准备

ERP运行所使用的数据，与手工管理所使用的数据存在一定的联系与区别，具体可分为以下三种情况：一是手工管理中已经在使用但内容不够完整的数据，如客户及供应商档案、存货档案等，这类数据比较容易准备；二是手工管理中已经在使用，但因人而异、欠缺规范的数据，如存货编码、物料规格型号、仓库编码等，这类数据需要跨部门核对统一，涉及的工作量较大；三是手工管理中没有使用过的数据，如物料清单、成本中心等，准备这类数据的工作量最大。因此这一环节有大量的数据要准备和确认，需要组织相关部门的人员合作完成。

3.模拟运行

ERP实施会涉及企业的各个业务部门，关系到每个业务流程细节，如果不进行模拟运行而直接在实际业务中去应用，会面临较大的风险。通常模拟运行有以下两个阶段：首先是初步模拟，即实施小组用实际业务数据对ERP做一次全面测试，可以选用一个BOM结构较为简化的产品，以减少数据准备和录入的工作量，但又能全面反映ERP运行过程中暴露出来的问题；其次是实战模拟，是正式切换系统前的最终试运行，在初步模拟中如果发现系统原型有些功能还不能满足管理的需求，就需要由ERP厂商进行针对性的开发，然后把更全面的业务数据录入到系统中做更为广泛的测试，直到运行结果得到领导小组的认可并批准投入实际使用。

4.制定工作准则与制度文件

ERP作为一种规范化的信息管理系统，各岗位人员都要遵循统一的规则来操作执行，才能保证经系统运算处理后的数据准确完整。因此，需要结合企业的实际情况以及ERP的操作逻辑，制定一套实施ERP的工作准则与制度文件。工作准则是处理各种事务的基本原则，是系统操作的总体规范。制度文件是处理各项作业具体步骤方法的书面表达，ERP运行中的每一项内容，如数据准备、设计变更、编制物料清单、编制生产计划和物料需求计划、成本计算等都要制定各自具体的制度文件。制定工作可由实施小组会同各职能部门共同完成，并结合模拟运行进行验证，最终经领导小组批准后执行，以确保ERP正式运行后的有据可依。

5.后期维护

ERP正式上线运行后，制造业企业还应特别关注系统的后期维护工作，具体可以从以下几方面着手：一是定期组织人员检查在既定业务流程未发生改变的情况下，ERP操作的规范性和准确性，是否存在未按照工作准则或制度文件操作的异常行为，一旦发生应立即予以纠正；二是如果某项业务流程发生变动，或产生了新的业务流程，应组织领导小组和实施小组成员共同讨论应在系统中如何调整以满足变动业务或新增业务的需要；三是建立健全奖惩机制，让每位ERP操作人员都清楚地知道企业关于ERP工作的引导方向，督促员工更加积极负责地进行系统操作和维护；最后应定期完善和修订用户手册、数据维护规范、业务操作规范等制度文件，为操作人员提供更为明确的操作规范及指引。