浅谈医院人事档案数字化建设的重要性

周沁雪

摘要：随着数字化医院建设，医院人事档案的数字化管理已成为大势所趋，革新档案管理模式，实现网络化、数字化、精细化管理，可提高人事档案的全面性、准确性，检索利用的便捷性，更有利于对人员信息进行统计、分析。

关键词：档案;医院;人事;数字化;精细化管理

一、引言

人事档案管理是医院人力资源工作的一项重要内容，随着医药卫生体制改革和事业单位人事制度改革的深入，医院管理逐步向精细化、科学化管理推进，由此也带动了传统的医院人事档案管理手段向数字化管理手段的转变。

二、当前医院人事档案管理现状分析

1.1、档案管理中存在不足

长期以来，相对于“医疗”、“教学”、“科研”等医院核心工作，档案管理处于一个从属的地位，传统的人事档案管理模式耗时费力，且档案的完整性、及时性难以保障。传统的档案管理模式侧重对静态资料的描述，所收集的资料注重历史性和过去时的记录。与此同时，随着医院规模的不断扩大，人事档案归档的难度与之俱增且工作量的大幅提升，如果发生归档错误，则需要对各类档案进行核对、查找，工作量耗大。此外，个人信息查找困难，且多次翻阅原件，极易造成档案毁损。

1.2档案资料的使用范围受限，利用率不高

大量的人事档案只能靠人工建档登记造册，如需要进行档案的查找、编辑、数据分析等相关工作，只能依靠人工检索，工作效率低下，制约了档案信息数据的利用。

三、医院人事档案数字化建设的意义与作用

3.1 档案数字化建设的呈现特征

档案管理的内容向着更加多元化的方向发展，以满足档案管理的目的以服务为中心进行展开。另外，档案数字化发展也是对社会信息使用平台的改进，计算机和智能手机的使用已经得到互联网技术的普及，人们对信息的使用方式已经过渡到了数字信息时代。信息化档案的发展也是人们对信息使用特征的体现。档案信息作为信息管理的重要内容，伴随多媒体与数据库的广泛应用，数字信息化的档案管理已经成为时代变革要求。所以数字信息化档案的发展与管理是未来档案发展的必然趋势。

3.2档案数字化建设的概述

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，實现资源共享。

3.3 档案数字化建设的优势

档案数字化是数字档案建设最基础的工作， 是适应时代发展的新举措、新要求。传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高精细化管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理提供高效率的全面服务。

四、档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性

4.1、提高经济效益

数字化档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

4.2、提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用;可提供详细、即时的数据信息，为医院组织人事任命、人力资源调动等决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

4.3、增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

4.4有利于社会发展的需要

我国数字信息化发展速度可谓是日新月异，而其中电子信息化的飞速更新对各行各业的发展更是起到了推波助澜的作用。传统的纸质化管理手段已经不能满足当下社会的发展需求，所以强化医院的档案管理工作及时人们大众对信息日渐强烈的需求，同时也是适应社会发展的客观需要。

4.5有利于医院的人事管理

传统的医院人事档案管理模式存在很多的弊端，包括管理机制不完善，未实现精细化管理等。大数据时代的到来，意味着医院可以通过网络资源及时将内部人员的信息资料进行实时共享，既有利于医院各个部门的相互协调合作，又节省了人工搜寻相应档案的工作时间，除此之外，通过对医院人员的档案信息实行授权访问的保护措施，使人事档案管理系统进一步做好保密工作，有效提升人事档案的信息完整性以及安全时效性，更有利于医院的人力资源管理工作。

五、结语

随着我国医疗卫生事业的发展，医院规模的不断扩大，人事档案管理工作越来越繁重。通过数字化信息技术在档案管理中的应用，可以有效提升人事档案管理工作的质量，实现医院人力资源的优化配置，有助于医院管理走向科学化、规范化、精细化的现代化发展的进程，对医院发展战略的制定有着指导意义。因此，积极响应国家改革号召，大力推进医疗卫生改革，跟上数字化管理时代潮流，推进医院人事档案数字化建设刻不容缓。

参考文献

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[2]姜力浅议医院档案的数字化管理[J].黑龙江科技信息，2010，45（22）：679-680