数据分析型矩阵管理模式在大型审计项目中的应用

韩康生 范海啸

一、数据分析型矩阵管理模式在大型审计项目中的可行性

（一）什么是矩阵管理模式

矩阵管理模式也称系统式或多维式管理，主要是将管理部门分为两种，一种是传统的职能部门，另一种是为完成某一项专门任务而由各职能部门派人联合组成的专门小组，并指定专门负责人领导，任务完成后，该小组成员就各回原部门。如果这种专门小组有若干个的话，就会形成一个为完成专门任务而出现的横向系统。这个横向系统与原来的垂直领导系统就组成了一个矩阵，因此称矩阵管理（见图1）。这种矩阵结构，又称规划—目标结构。参加这一“规划—目标”组织的成员，既接受某项专门任务小组领导，又受原职能部门领导。

矩阵结构更适用于复杂的管理任务，是一种更加适合管控大型项目的组织架构，可以实现对管理项目更多行政资源、专业资源的投入。其在应用中主要有以下优势。

1.矩阵结构构建了横向、纵向的组织结构，促进了横向项目管理人员的信息共享和沟通，提供横向交流平台，加强不同职能部门之间沟通协调，同时又强化纵向层级部门之间的信息反馈，有利于提高工作效率，建立良好沟通机制，加快解决项目管理各环节、各阶段存在的问题。

2.矩阵式管理具有较强的灵活性和适应性，根据管理任务需要，组织结构及职能划分可进行调整，把常设机构与临时机构结合起来，临时机构在特定任务完成后即撤销，既发挥职能机构的作用，又使行政组织与变化的环境相协调。

3.能有效配置有限的人力资源、专业资源。不同部门、不同技能、不同背景的人分布在矩阵式管理中的不同环节，人员调配灵活，随着项目的变化与需要而流动，实现专业互补，提高效率。

图1

（二）大型审计项目传统管理模式面临的挑战

大型审计项目是指由军委审计署统一组织、各级审计机关上下联动，集中三级审计机构力量，统一目标、统一部署、统一实施，在全军或较大范围共同开展的审计项目，往往覆盖多个地区、多个部门、多种业务。大型审计项目一般具有以下特点：一是规模大，不仅指被审计单位经济体量大，也包括审计项目涵盖的时间、空间跨度大，审计地点呈现分散化、异地化，这导致审计项目组织的边界被扩大，对审计项目组织管理带来挑战。二是审计内容和范围广，大型审计项目涉及行业领域多差异大，增加审计难度，除了合规性审计，审计人员还必须注重揭示查处重大违规违法问题，揭露深层次矛盾和潜在风险。三是信息海量，信息系统差异大。这些特点，都为传统审计管理模式带来巨大挑战。

1.数据分析职能弱化。在传统审计中，审计项目组织管理主要采用“直线职能式”，其最明显的缺陷就是信息反馈和交流机制不健全，信息传递路线较长，反馈较慢，这种管理模式下信息纵向层层传递难以应对审计面临的海量信息数据分析需求和审计环境与情况变化。同时，在传统审计组织管理模式下各分项目审计小组往往采取单兵作战方式，只对各自负责的任务和业务实施分散核查，再将审计证据和数据汇总到大项目审计组，各审计小组之间难以进行信息沟通、相互交流和经验学习，容易形成信息“孤岛”，导致核查收集的数据不具有横向可比性，因而不能对数据进行集成分析，发现共性问题，这或许将造成审计盲区。

2.集权与分权的矛盾。大项目组织方式审计集权度高，通过“五个统一”：即统一工作方案、统一组织领导、统一标准口径、统一审计报告、统一审计公告，实现审计工作高度统一，以充分整合人力资源，发挥整体合力。但是，这样容易造成审计工作缺少弹性和灵活性，使审计人员产生依赖和服从，消极等待工作任务，不利于充分调动审计人员的积极性、主动性和创造性。

（三）数据分析型矩阵管理模式在大型审计项目中的优势

相较于传统审计管理模式，在大型项目审计中矩阵式结构是一种更适合的组织结构，数据分析型矩阵管理面向多变的环境因素、大量不确定信息以及财务和人力资源受限的组织，平衡审计目标和审计人员专长，进行统筹规划。这种管理模式，要求在横向上建立三级数据分析平台。一是在审计中心层面建立审计数据分析中心，主要任务是整合各业务审计组提交的业务数据并根据各审计组提出的需求对数据进行深入挖掘和关联分析，将结果反馈给审计组。二是在业务审计组层面成立数据分析组，根据被审计单位具体情况和业务需求开展针对性的数据采集与分析，并及时将有价值的数据反馈给数据分析中心。三是在审计成员层面组织小型数据分析团队，通过职业判断迅速完成数据采集和个性化分析。

在审计实施中，审计组通过三级数据分析平台开展高效率的“头盔式审计”，即通过信息采集传输和数据分析来发现疑点并准确定位，再通过审计查证精准打击，最后反馈信息，数据分析平台总结审计发现问题的共性，提出意见建议，形成审计经验方法，完成预期任务。见图2。

图2

二、数据分析型矩阵管理模式在大型审计项目中的构建

（一）计算机审计环境的搭建

搭建一个与数据分析平台相配套的计算机运行环境、软硬件环境和完整的基础建设，是开展数据分析型矩阵管理模式的坚实基础。搭建计算机审计环境的主要目的是保障审计数据的采集分析和分发汇总、审计信息的交流与反馈、审计指令的下达与传递，保证在纵向上审计组与上级审计机构之间、现场审计与非现场审计之间的指令和信息传递，在横向上各业务审计组之间、数据分析团队之间、审计组和数据分析平台之间的信息交流和共享，以防出现各自为政和信息“孤岛”的现象，减少审计盲区。计算机审计环境主要是局域网搭建和互联网搭建，局域网面向被审计单位的各类信息系统，是审计人员针对性采集和快速分析被审计单位原始信息的环境基础，是现场审计查证人员和数据分析团队信息交流传递的平台。互联网为数据分析人员之间和各业务审计小组之间提供信息交流共享的通道，审计人员按照认证权限通过互联网访问审计专网，在异地就能进行信息及时沟通共享。

（二）人员配备和分组

矩阵管理的一个优势就是能打破业务部门统一调配审计力量，有效合理地配置有限的审计资源，使审计组成员知识结构和审计技巧有机结合，同时相互之间还能互相学习，取长补短，交流经验心得，有助于揭示问题和提高审计质量。审计组人员配备主要分为以下四类：一是计算机专业背景的人员，负责审计现场环境搭建和维护，提供技术服务；二是熟悉计算机审计的不同专业骨干人才，负责对具体审计业务信息数据的采集分析；三是不同审计业务处室相关负责人，具备长期组织管理等工作经验，负责对具体审计业务的综合指导；四是具备一定审计经验的审计人员，在长期审计工作中积累了大量实践经验，在业务执行中重点突破，精准打击。

审计成员的分组主要分为纵向上的审计业务组和和横向上的数据分析组，四类审计人员共同组成审计业务组，而前两类审计人员又组成了各业务审计组中的小型数据分析团队，各小型数据分析团队通过矩阵横向组织管理又构成了整个数据分析组，数据分析组负责人由审计机构指派，数据分析组主要负责被审计单位原始数据的采集整理，同时接受审计成员对审计数据分析的需求，开展数据综合分析，发现疑点并反馈给审计成员；后两类审计人员主要执行审计查证和核实的职能，负责具体的操作业务，必要时也可在数据分析组辅助下共同完成查证核实，同时向数据分析组提出需求，在数据分析组技术指导下发现问题、精准打击。由此，在纵向成立多个审计业务组，同时在横向上成立一个数据分析组，形成“1横N纵”的矩阵结构。见图3。

图3

通过上述人员配置和分组，实现数据信息与业务经验相结合，人力资源与设备资源相结合，业务骨干与计算机骨干相结合，有效解决被审计对象规模庞大、数据海量、分支机构多、涵盖业务广和审计机构人力资源、专业资源、设备资源不足的矛盾。

（三）矩阵管理模式的审计流程

1.审计准备阶段。审前调查在整个审计工作中至关重要，直接影响到审计实施方案的编制，关系到审计实施的可操作性。这一阶段的主要工作是对被审计对象的相关信息进行采集和分析，审前调查和审计工作方案的编制主要集中在数据分析层面下，因此可将绝大部分审计力量编入数据分析组中，根据业务重点将不同专业背景和特长的人员划分到不同的数据分析团队并进行任务分工。

2.审计实施阶段。确定审计目标和审计重点后，将人员分配到具体的审计业务组，同时依旧将具有计算机专业背景人员和熟悉计算机审计的专业骨干保留在数据分析组中。在这个阶段，审计业务组根据数据分析确定的疑点线索和重点问题，实施精准打击、重点突破，同时将审计业务执行过程中发现的问题及时反馈给数据分析组和数据分析中心进一步挖掘，数据分析组和数据分析中心对关联数据作深入分析，查找各审计业务组存在的共性或相互关联问题，并将分析结果提交审计项目领导组。

3.审计报告编制阶段。现场审计结束后，在纵向上各审计业务组根据审计结果向审计项目领导组提交工作底稿和小组报告，由审计项目领导组复核汇总形成审计报告提交上级审计机构；同时在横向上数据分析组对各业务线上的信息反馈和数据分析结果进行整理汇总形成小组报告，这是揭示同类型问题的专题报告，并总结经验、教训，探索方法，从机制体制和制度设计层面上提出相关的意见建议，提交审计机构。