高校人事管理信息化建设研究

文/宋尚函

随着近年来人才引进政策的出台，大量的优质师资涌向大中城市，加大了高校之间人才的流动性。同时，各地高校不断扩大编制规模，新招聘的教职工数量也逐年增多，使得高校拥有着庞大的、动态的人事数据，无疑给高校人事管理增加了一定难度。显然，传统的填表、转递纸质材料的人事管理手段已经无法满足工作要求，取而代之的应该是数据精准统一、审批灵活迅速的信息化管理模式。因此，加快高校人事管理信息化建设是信息化时代每所高校的必经之路。

一、高校人事管理现状分析

（一）人事信息碎片化问题严重

高校人事工作可以分为招聘调配、工资薪酬、社会保险、师资职称、人事档案管理、教师工作部（培训晋升）等几个模块，人员规模较大的高校会根据模块类别分为对应的若干科室，人员规模较小的高校则没有科室划分，而是一人分管一项或者多项工作。每个工作模块的开展都离不开基础的人事信息，比如招聘阶段，需要依据教育背景来判断是否符合用人部门的要求；在起薪阶段需要通过工作经历来划定工资等级；在评职称过程中需要准确的学术研究数据。而在实际工作过程中会发现，由于人事部门平时工作繁多，部门干部之间没有进行良好的沟通，各自掌握各自的数据，人事信息分散零乱，没有形成一个统一的数据库作为数据来源。导致完成许多人事工作前都要先进行信息汇总，这种重复性的工作严重降低了人事管理效率[1]。

（二）人事信息共享性差

对于高校而言，人事信息不仅供本部门开展各项工作使用，还需要按时向上级部门完成信息上报的工作。以天津市为例，市委编制工作办公室要求各高校定期通过编制信息管理系统上报实名制材料；市教委要求各高校及时更新教育部部署的全国教师系统数据；人社局要求每年通过人力资源和社会保障报表系统进行年报。此外，还有涉及财务的工资系统、涉及社会保险和离退人员管理的社保系统以及配合其他部门填报的各类报表系统。多种多样的系统并未互通，而是各自独立，不同的部门根据自身的需求，统计角度也有很大差异，给人事工作带来巨大压力。而且，高校本身人事系统的使用并未普及。在调研的45所高校中，仅有16所高校人事部门拥有专业厂商或软件公司开发的人事系统，占比仅为35%；12所高校使用其他平台自带的人事基础模块或上级单位下发的单机版系统；剩余17所至今未使用人事系统。总之，上级部门各类系统之间不能共享人事信息，使得高校人事部门重复性工作增加，部分高校使用原始的Excel表统计方式很难保证数据的准确性，令数据维护及上报工作难上加难。

（三）人事部门缺乏信息化岗位设置

人事信息化建设工作离不开人事信息的及时更新维护。经调研发现，大部分高校人事部门均未安排有计算机背景的教职工负责信息化建设工作。即便是个别已经拥有独立人事系统的高校，日常的系统维护还需要靠服务外包来实现。由于人事部门缺乏信息化岗位设置，人事信息化建设工作往往会交给稍年轻的人员来负责，而对于大部分没有计算机专业背景的年轻人来说，学习操作系统需要耗费极大的精力，很难确保在完成本职工作的同时充分学习系统维护知识，这就容易导致系统失于维护，人事信息无法及时地更新，从而人事系统形同虚设，从“工具”变为“道具”，不能更好地为人事工作提供服务[2]。

二、高校人事管理信息化建设的优势分析

（一）有利于随时应对数据分析工作

人事信息经过整合统一后将形成一个完善的数据体系，人事干部可以根据工作需求，借助于人事系统，简单点击鼠标操作后获得想要的数据。应对上级部门各类报表或突发情况时，将节省大量的人力与时间，极大地提高人事工作效率。以2020年初新型冠状病毒肺炎疫情为例，在疫情蔓延初期，各高校需要了解教职工的健康状况以及是否接触过湖北地区人员，但当时正逢寒假期间，很难直接了解到这些信息，给健康上报工作带来很大困难。倘若高校人事管理事先进行了信息化建设，人事部门将在第一时间根据已掌握的教职工籍贯、住址、联系方式等人事信息作出疫情响应，从而能有效地避免迟报、漏报现象的发生。

（二）可以为人事工作提供决策依据

评优评先、干部任免、职称评定、绩效考核、调配调动等人事管理工作均离不开准确的人事信息。可以说，人事信息与每位高校教职工的利益都息息相关。人事工作经过信息化建设，会将“查找”“核实”“认定”等复杂的工作流程简化为“筛选”“判断”几个步骤。比如高校的职称评定工作，每年在职称评定开始前，需要进行大量的准备工作：一是教职工收集并上交自己的论文课题研究材料，二是人事部门根据现有职称比例确定职称评定名额，三是人事部门联合其他部门依据教职工上交的材料判断其是否具有参评资格。这种原始的工作方式既浪费时间，又不能保证信息的准确性。而信息化建设后，人事干部可以直接根据数据库筛选出具有评选资格的教师，再通过详细的教育背景、业务水平、课题参与等信息进一步筛选，为职称评定工作提供科学的参考依据。

三、高校人事管理信息化建设实施建议

（一）完善信息采集，掌握精准数据

人事信息采集是人事管理信息化的首要重任，精准的人事信息是开展各项人事工作的必要保障。高校应根据人事工作确定本校人事信息的各项指标，并将指标按照模块进行分类。随后请本校网信中心或专业开发公司设计人事信息采集程序，以降低教职工错填的可能性。信息采集工作准备就绪后，可以在学期初或者其他时间为节点，组织全校教职工开展信息采集工作。

采集到的信息需要与之前人事部门掌握的信息进行对比，及时更新原有数据库，以确保人事信息具有时效性。人事档案工作较为完善的高校也可以直接将人事档案的个别信息录入到人事系统中[3]。此外，高校应探索人事系统手机终端的开发，可以让教职工在手机上随时查看自己的信息，及时提出修改申请或增加个人信息。

（二）建立数据共享机制，实时提供最新数据

首先，从管理部门的层面来讲，人事部门应该建立一个完整的人事信息数据库供内部使用，人员基本信息、工资信息、社保信息、职称信息等重要数据都存储在此库中，并根据信息变化情况及时更新维护。人事部门日常工作以及其他部门需要人事信息的时候均从此信息库提取，以确保“数出同源”的共享优势，避免科室之间碎片化信息导致的信息不对称。此外，上级部门应加强事业单位之间的系统融合，争取能够实现系统间的数据共享，避免重复繁重的填表上报工作[4]。理想的工作状态是高校无需再向上级部门上报表格，而是上级部门与高校的人事系统之间建立数据接口，上级部门可以实时抓取各高校动态的人事信息。

（三）加强信息化岗位设置，培养专业人才

人事管理信息化建设工作不仅需要思想道德水平高尚、政治素养过硬的人事干部来负责，更重要的是负责信息化建设的人事干部要有一定的计算机专业背景，日常工作中才能完全摆脱第三方外包公司的制约，充分发掘人事系统的优势，形成自我开发到自我管理的机制。建议有编制空缺的高校可以通过事业单位公开招聘或者学校内部招聘等途径吸收信息化人才到人事管理队伍中，将计算机专业背景与管理素养相融合，必将带来事半功倍的收效。没有信息化岗位设置条件的高校，应安排专人负责人事管理信息化建设工作，同时加大培训力度，提升他们的计算机应用水平及人事系统操作水平，以充分发挥信息化建设的优势[5]。

（四）开展校内培训，提高系统利用率

人事系统是人事管理信息化建设的载体，信息化建设工作的优劣将集中体现在人事系统的使用上。高校花巨资采购人事系统后不应当做摆设，要想充分使用人事系统，必须得到全校教职工的积极参与。经调研发现，不配合使用人事系统的教职工一般有两种：一种是年龄较大的教职工，他们往往计算机水平有限，很难自学系统操作知识；另一种是轻视人事系统的中层管理人员，他们思想比较传统，习惯于原始的工作方式，不愿意尝试使用创新的信息化工具。因此，在全校范围内开展有关人事系统的培训至关重要。同时，可以建立相应的激励机制，将个人人事系统信息维护与考核相关联，培养教职工登录使用人事系统的习惯，令高校人事管理信息化水平得到整体提升。

四、结束语

在信息化时代的潮流下，高校乃至事业单位加强人事管理信息化建设必将成为提升人事管理水平的一条捷径，如何正确开展信息化建设工作也将成为用人单位的巨大考验。面对日益繁杂的人事信息，高校应提前转变管理理念，推进人事管理信息化建设，加大人事系统的投资力度，将碎片化的信息整合成准确可靠的数据库，并建立数据共享机制，切实节约人力和时间成本，从根本上提高人事管理工作效率。