刍议大数据时代高校档案管理理念的转变

潘文军

摘 要：随着科学技术的飞速发展，信息技术已然应用于我们生活、生产中的方方面面，大数据时代已经到来。在大数据时代下，人们的思维方式以及工作理念都发生了巨大的变化，通過大数据的相关技术进一步解放了劳动力，帮助我们的数据实现了更加精准化、透明化，让我们的工作效率得到了进一步的提升。高校档案管理工作在大数据时代的影响下，也发生了巨大的变化，其管理理念也随着时代的进步进行了一系列的变革，使整个高校档案管理工作更加全面化发展，为高校以及学生提供更加优质的档案服务。为此，本文首先从大数据时代的相关概念进行分析，进一步研究大数据时代下高校档案管理理念转变的重要性以及现阶段的转变情况，并以此为依据进一步提出有效提高大数据时代下高校档案管理水平的相关策略，希望为高校档案管理工作者提供有价值的参考意见。

关键词：大数据时代;高校;档案管理;理念转变

中图分类号：G641 文献标识码：A 文章编号：2096-3866（2020）21-0-02

第三次科技革命的浪潮将我们带入到了信息化时代，互联网技术的广泛应用以及各种算法的不断提出，让我们通过网络将各种数据进行整合，极大地方便了我们的生产生活，大数据时代正式到来。在大数据时代下，高校档案管理工作也发生了一定的转变，其内容较以往相比更加丰富也更为精准，可以为高校以及学生提供更加优质的档案服务，为高校档案管理工作带来的巨大的机遇与挑战。高校档案管理工作人员必须进行管理理念上的转变，对档案管理工作进行有效的革新，以保证大数据技术可以为其工作带来更大的助力[1]。下面，我们将对大数据时代下高校档案管理理念转变的相关问题更为深入的探讨。

一、大数据时代的相关概念分析

进入21世纪后，大数据得到了更为广泛的发展，各种数据渗入到各行各业的发展之中，已然成为了重要的生产要素。在大数据时代下，人们每天接收海量的信息，通过对信息的挑选与甄别，来找寻出符合自己需要的信息内容，进而实现自身的发展[2]。现代社会是一个高度发达的社会，人们虽然可能距离较为遥远，但由于网络技术的正常运转，人们线上交流越来越密切，应人们的实际需求以及信息技术发展规模的不断壮大，大数据时代应运而生，并在社会中发挥了越来越重要的地位，为人们提供了许多的方便，但是由于网络中存在着大量的黑客，以及在大数据库中可能存在着许多良莠不齐的信息，极容易对人们产生一定的迷惑，甚至使人迷失在大数据时代下，造成一定的经济财产损失。

大数据依托云计算方式对数据进行有效的抓取工作，让人工智能走进了人们的日常工作之中，帮助高校在进行档案管理过程中可以借助大数据的算法来简化自身工作强度，节约更多人力的同时保证了工作的准确性，进一步促进了高校档案管理理念的转变。

二、大数据时代下高校档案管理理念转变的重要性

在大数据时代的影响下，高校档案管理理念正在受着潜移默化的影响，发生着悄然的转变，大数据观、大档案观以及大平台观的未来高校档案管理模式已经在悄然建设之中，这将有效地提高高校档案管理的工作效率，对其业务进行合理的优化。

（一）大数据时代下高校档案管理理念的转变有利于提高其工作效率

在大数据时代下，人们对于智能设备的使用更为广泛，也更加频繁，人们在日常生活中就可以接触到这些高科技产品，将其应用于高校档案管理工作之中，必然会提高其工作效率，让人们在进行档案查询时可以快速地找到自己所需要的内容，简化了档案查找的难度[3]。例如，当需要对高校历史进行查询时，需要查询的内容非常多，信息资料不仅包括高校的大事记、教学文件、外事、行政以及财会等诸多内容，还有许多当时发生的事情没有被进行纸质记录，这对我们的档案查找工作带来了很大的难度，将大数据技术应用于高校档案管理之中，可以通过互联网进行档案录入，让更多的人可以同一时间进行档案查询工作，极大地方便了人们。

（二）大数据时代下高校档案管理理念的转变有利于优化其工作流程

传统的档案管理工作多数情况下都为纸质版留存，需要按照目录进行内容的详细查找，在这期间可能需要工作人员付出大量的时间。并且有些纸质文件可能由于储存不善，出现发霉、虫蛀、水泡以及曝晒等情况，甚至还有可能出现丢页、漏页的问题，严重影响了档案管理工作的正常进展。大数据时代下高校档案管理理念转变有利于对其工作流程进行优化，通过信息化平台的建设，有效简化了收集、整理、储存、查找等流程的难度，使整个工作更加合理化。

（三）大数据时代下高校档案管理理念的转变有利于降低工作强度

大数据时代下，高校档案管理工作者逐渐摆脱了需要大量查阅纸质文件来进行档案整理、分类、收集以及查找工作，极大地降低了工作人员的工作强度，工作人员在日常工作过程中，利用大数据技术对文件进行一次录入后，就可以随时随地利用网络来进行档案的查询工作，即使在休息日依旧可以为高校以及学生提供有效的服务。

三、大数据时代下高校档案管理理念的转变情况分析

传统的档案管理工作，多数情况下是对资料进行纸质版文件收集与保存，进而完成档案收集、档案管理以及档案利用的三大环节，虽然也可以为人们提供正常的档案相关工作，但无论是工作准确度还是工作效率都大打折扣，大数据时代的到来导致了高校档案管理理念的转变，为高校档案管理工作的发展提供了新的可能。

（一）受大数据时代影响，高校档案管理理念向大数据观转变

受大数据时代的影响，高校在进行档案管理的过程中由原来的抽样式管理模式向“全数据”观转变，逐渐形成了大数据理念，可以更好地保留档案文件的内容，减少个人主观意识对档案留存工作产生的干扰，为后期档案查阅者提供更加真实、准确的档案信息，促进了高校档案管理理念向大数据观发展[4]。

（二）受大数据时代影响，高校档案管理理念向大档案观转变

高校档案管理工作的重要工作内容，就是将高校发生的一切事情进行真实、准确的记录，为未来留下可以查阅的历史性资料，供后人借鉴。但传统高校档案管理工作过程中由于受到自身条件的制约，无法对所有信息进行收录，也没有办法有效地了解高校发生的每一件事，在信息收集的过程中存在一定的缺失。受大数据时代影响，高校档案管理工作可以进行更大范围以及更大规模的信息收集工作，管理理念逐渐向大档案观发展，对高校中所发生的一切都进行归档工作。

（三）受大数据时代影响，高校档案管理理念向大平台观转变

传统的高校档案管理工作由于采用纸质化管理模式，并不需要进行大平台搭建，也无法进行有效的大平台搭建。在大数据时代的影响下，高校在进行档案管理工作时，必须建设高校发展实际需要的数据化平台，让工作人员以及查询人员都可以迅速地找到自己所需要的档案内容，极大地促进了档案的交流与管理工作，减少了因時间与空间问题所造成的档案信息查询困难的情况发生，大平台观得到了一定的发展。

四、有效提高大数据时代下高校档案管理水平的相关策略

大数据时代不仅影响着我们的生产生活，也为高校档案管理理念的转变提供了新思路、新想法，高校档案管理工作在大数据时代影响下，进行了不断的创新与改革，可以说现阶段档案管理工作已经发生了翻天覆地的变化，而如何有效提高大数据时代下高校档案管理水平是我们必须研究的热门话题[5]。

（一）相关工作人员应转变传统的档案信息收集方式

高校档案管理工作面对的人群主要为学生、教职人员以及高校行政人员，想要在大数据时代下提高档案管理水平，就必须清楚地认识到传统纸质档案收集方式与大数据时代下档案收集方式存在的不同，并对主要面对人群进行宣传与讲解，转变传统的档案信息收集方式。

（二）相关工作人员应学会对档案资料进行科学整合

高校档案管理工作中整合是一项任务强度较大、结果较为重要的工作，在大数据时代下，相关工作人员应学会利用信息化平台，对大量碎片化档案进行整理，确保整体档案收集的全面性、科学性[6]。

（三）相关工作人员在大数据时代下应加强高校档案安全管理意识

档案的安全性直接关系到国家、学校以及个人的实际利益，在大数据时代下想要提高高校档案管理水平，就必须清楚地认识到大数据技术下可能存在的安全隐患，加强高校档案安全管理意识，避免出现安全漏洞。

五、结语

综上所述，本文主要研究了在大数据时代下，高校档案管理工作管理理念的转变情况，以及更好地提升档案管理水平的相关策略。大数据时代为我们的生产生活带来了极大的便利，也让我们的工作更加简便、清晰，将大数据的相关技术应用于高校档案管理之中，革新档案管理理念，将对档案管理工作的有效开展产生强大的助力，促进我国高校档案管理工作的顺利开展。为此，高校档案管理工作者必须转变自身管理理念，树立大数据观、大档案观以及大平台观，真正地落实好高校档案管理工作，为高校以及学生提供更加专业、细致的档案管理服务，让档案管理部门发挥更大的效用，进一步促进高校更好更快的发展。

参考文献：

[1]张虹.大数据时代高校档案管理理念的转变探讨[J].办公室业务，2018（20）：144-145.

[2]郭婷.大数据时代高校档案管理理念的转变[J].文学教育（上），2018（03）：166-167.

[3]刘玥，吴园园.大数据时代对档案管理发展的思考[J].科技资讯，2019，17（04）：117+120.

[4]宋方圆.数据时代下高校人事档案管理面临的挑战与应对策略[J].当代教育实践与教学研究（电子刊），2018（9）.

[5]石剑文.大数据时代高校数字档案共享服务研究[J].遵义师范学院学报，2018，20（05）：167-169.

[6]杜昀蕙.大数据下高校人事档案信息化建设的新思考[J].企业改革与管理，2018（04）：95-96.