高校档案统计工作的问题与对策研究

刘灿

摘 要：目前，我国科学技术的发展速度极为迅猛，它不仅推动了经济的发展，还在高校档案统计工作中起着至关重要的作用，在加深档案自身所具有的功能的基础上，还加快了档案的根本性建设。在管理高校档案的各环节中，最为关键的是统计工作环节，统计工作通过提供大量的数据信息，给高校的各项工作带来了很大的便利。就现阶段而言，档案统计工作仍有许多的不足之处，存在着各种各样的问题，阻碍了高校各项工作的顺利开展，本文主要对高校档案统计工作的现状进行了分析，并对存在的问题提出了一系列的解决方案。 

关键词：高校;档案;统计工作

一、引言

档案统计工作就是将统计技术与方法运用到档案管理中去，把档案管理工作的现状和发展变化用数字和表格的形式表述出来。高校档案部门对统计到的数据进行整理、分析和归纳后，根据需求的差异将这些数据进行比较分析，然后将各类的统计指数计算出来，通过这些指数不仅可以对高校档案部门的发展近况和发展速度有所了解，更有利于相关部门掌握档案的发展规律以及预测以后的发展趋势，从而使得高校档案的管理工作更为科学高效。

二、高校人事档案统计工作的内容

记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用职工的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

高校是各类人才的聚集之地，承担着知识创新、人才培养和服务社会的重要使命。人事档案是高等学校发现人才、管理人才、选用人才的重要依据，是稳定教职员工队伍的有力凭证，在人才预测、政策决策及人力资源开发等方面起着十分重要的作用。人事档案管理是学校管理中的关键、是最活跃、最具有艺术性也是难度最大的工作，而档案统计工作又是人事档案管理事业中一项重要业务工作，是人事管理中的一个重要环节。档案事业的改革发展、开拓、创新都离不开基础统计数据。随着高校人事制度的进一步深化，探索人事档案统计工作的新模式、新体制、新方法成为当前人事档案管理工作的重中之重。高校要不断强化内部管理，运用科学的管理方法，探讨和研究档案及统计工作的特点和规律，提高准确的有科学价值的档案资料，以更好地为学校服务、为社会主义现代化建设服务。

三、高校档案统计工作中存在的问题

1.档案统计工作方法落后

一些高校档案统计工作方法比较落后，他们对数据的整理大多是通过手工进行的，这种方法的效率极低，在当下这个数据对应关系复杂并且数据统计范围不断变大的复杂背景下，如果不借助先进的技术而是依靠手工进行统计的话，则常常会出现计算错误甚至漏算等较大的失误，在浪费大量人力和时间的基础上，还给档案统计工作的有效性和权威性帶来了负面的影响。不仅如此，统计人员在计算数据方面就耗费了大量的时间和精力，因此已没有多余的精力更加深入的对 数据进行分析，从而使得统计工作的整体质量水平不够突出。同时，部分高校受学校条件的限制，档案管理部门的原始资料不够完善，使得基础数据短缺，只能借鉴之前的数据来估计当下需要的数据，这样的做法使得档案信息既不科学也不可靠。

2.档案统计人员对统计观念淡薄

统计工作的根基是高校档案信息，它客观地将学校的发展史反映了出来。现阶段，大部分统计人员的统计观念落后，对档案统计的重要性认识不足，他们没有办法在第一时间里将档案管理的真实情况反映出来，有的还在档案信息上弄虚作假，使得档案信息越来越不可信。不仅如此，还有一些档案统计人员的素质欠佳，他们对档案数据的分析不够精确，有的高校一直都是在应付差事，这些因素使得档案统计工作越来越形式化，其自身的作用也难以发挥出来。

3.档案管理人员没有及时上报统计信息

准确性和时效性是高校档案统计工作中极为重要的两个因素，两者之间有所联系。统计的时效性为档案的准确性提供了保障，档案统计工作的关键就在于统计信息的及时性和准确性，因此档案统计人员一定要重视这两者之间的联系。就现阶段而言，大部分高校档案统计人员普遍存在着统计信息上报不及时的现象，该现象不仅使统计工作徒劳无功，还给汇报工作的顺利开展带来了阻力。

4.不能准确理解档案统计指标涵义

档案统计人员只有对统计指标涵义有具体的了解，才能按照指标要求收集到真实有用的数据信息，保证统计信息的统一性。可现阶段，多数统计人员对统计指标的重要性理解不够准确，统计的信息也不够科学，长时间下去，会使信息的差错越来越多。

四、优化高效档案统计工作的对策

1.采取科学的档案统计方法

想要了解高校的实际情况，一定要采用科学的档案统计方法，它直接影响着统计工作数据信息的规范性和全面性，由此可知，科学的档案统计方法对统计指标的准确性起着决定性的作用。通常情况下，绝对数、相对数和平均数是统计的指标三要素。绝对数在统计学中被广泛的使用，它能反映出档案工作的真实情况，具体体现在档案卷宗总数、档案库建立的数量、档案库房总面积等方面;相对数一般以分数和倍数的形式体现出来，它是两个或多个有关联信息的相对比率;算术平均数是统计高校档案工作时广泛使用的方法，它反映的是全部统计信息的普遍水平。

2.充分发挥统计分析的作用

只有对统计数据进行详细分析得出科学的结论，并根据分析过程中存在的问题提出有用的建议，才能将高校档案统计工作的作用充分地发挥出来。统计分析是档案统计工作的重要环节，从大数据中总结出数据的规律性是统计分析的主要目的，通过对数据的分析很容易找到存在问题的影响因素，再结合分析的结果提出有针对性的解决方案。在统计分析时，应注意以下几点：首先，要依据具有时效性的分析结果，画出曲线图，为相关人员了解档案统计工作情况提供方便;其次，统计结果一定要客观公正，真实地把统计工作中现有的问题以及形成该问题的因素科学的反映出来;最后，要重视档案统计工作各环节的内在联系，因为它们之间的联系在统计工作中有着极为重要的作用，进行统计分析时，工作人员可以由浅入深进行多角度思考，让档案统计工作能够更好的为高校发展保驾护航。

3.加强高校档案统计服务水平和数据质量

高校档案统计工作的根本和基本要求是统计数据的质量。只有统计数据的质量得到保障，高校档案统计的工作才能够做好，这是每一位统计人员都应尽的职责。要想保证数据的质量，就需要统计人员做到以下几个方面：第一，以提高统计数据的质量为出发点，加大统计数据的审查力度，对数据源的建设与管理一定要极为重视，与此同时还要把统计台账的作用发挥出来，确保档案统计数据的准确性。第二，统计工作者要对上报的档案数据进行及时的统计，确保档案统计数据的时效性。若上报档案统计数据不够及时，那么再高的统计数据质量也毫无意义。第三，对统计数据的质量要高度重视，统计人员要对数据质量进行严格把握，提高自身的诚信意识，对待统计数据质量要有极高的紧迫感与责任感。

4.努力推进高校档案统计现代化建设

加快高校档案统计的分析与现代化建设，把计算机技术广泛运用到高校档案统计工作中去，从而将手工统计档案逐步转化为计算机统计档案。只有对统计数据进行详细的分析与调查，全面科学的将档案管理工作中的数据反映出来，从这些数据中观察出它们的区别与联系，才能提高档案统计的预测、预警以及分析工作。同时也可将高校档案统计工作的重要作用在档案管理工作中发挥出来，在实现高校档案统计工作价值的基础上，提高统计人员的热情和积极性，让他们对待统计工作更为负责，为学校的决策提供可靠的数据分析支撑，更好地为高校档案事业的管理和长久发展服务。

5.加强档案统计人员的素质提升

专业科学的统计团队是提升高校档案统计水平的重要因素，因此各高校都应对档案统计人员进行科学的培养，定期对统计人员进行培训，从而提高他们的综合素质水平与专业素养。现阶段，部分高校都能够做到從实际出发，实事求是，均已设置了专门的统计人员，定期让他们参加社会上各种形式的培训，不仅如此，统计人员也要对自身所在岗位的重要性有充分的认识，积极完成各环节的统计工作，认真学习统计技能及其知识，更好的为高校档案统计工作服务。

五、结束语

在现今这个大数据时代，高校档案统计工作存在着多方面的挑战，承受着难以想象的压力，因此我们要时常对高校档案统计工作进行调整和优化，这也是许多高校进行改革的首要内容。只要各个方面一起努力，结合实际情况提升高校档案统计工作水平，才能使档案统计发挥出真正的优势，更好地为高校服务。

参考文献：

[1]岳俊秀.基于高校学生档案统计的构建探究[J].财经界（学术版），2014

[2]孙艳华.浅谈高校档案统计工作[C].决策论坛——管理科学与工程研究学术研讨会，2016

[3]朱 冰，胡 佳.新时期如何做好高校档案管理工作[J].统计与管理，2015

（作者单位：湖南广播电视大学）