业财一体化视角下的采购暂估处理——以用友U8V10.1为例

○青岛职业技术学院 张 静

一、采购暂估的概述

采购是企业常见的经济业务。完整、规范的采购业务流程需要车间(使用部门)、采购、质检、仓储、财务等多部门协同完成，业务单据也在多部门之间传递、流转。从业务角度看，采购业务生成请购单、询价单、订单、到货单、入库单、采购发票、运费发票和付款单等多种单据。从财务角度看，只有企业收到货物、收到采购发票或者支付供应商货款时才需要账务处理，生成记账凭证。

实务中，采购业务的账务处理包括以下情形。

(一)收到货物和采购发票，已支付货款

例：2020年1月20日，大山公司从河海公司采购甲材料10吨，单价1000元，增值税率为13%。1月21日，大山公司收到甲材料并验收入库，收到采购专用发票，同时利用工行网银支付货款。假定不考虑运费等其他情形。

1月21日，财务部门根据传递来的入库单、采购发票及付款单上的价款、税额等信息编制会计分录：

借：原材料——甲材料

10 000

应交税费——增值税——进项税额

1300

贷：银行存款——工行

11 300

(二)收到货物和采购发票，未支付货款

例：2020年1月20日，大山公司从河海公司采购甲材料10吨，单价1000元，增值税率为13%。1月21日，大山公司收到甲材料和采购专用发票。假定不考虑运费等其他情形。

1月21日，财务部门根据传递来的采购发票上的价款、税额等信息，编制会计分录：

借：原材料——甲材料

10 000

应交税费——增值税——进项税额

1300

贷：应付账款——河海公司

11 300

(三)收到货物，未收到发票，未支付货款

例：2020年1月20日，大山公司从河海公司采购甲材料10吨，单价1000元，增值税率为13%。1月21日，大山公司收到甲材料，验收入库。假定不考虑运费等其他情形。

这种情况下，只有入库单，没有发票和付款单，而入库单上只有采购材料的名称、数量，没有单价和金额，所以财务部门无法获取采购材料的准确金额，无法准确编制采购材料的会计分录，暂时不能进行账务处理。

若期末仍未收到采购发票，不做账务处理，就会出现账面没有采购材料的记录，但仓库里有这批材料，甚至这批商品已经被生产领用或者销售，最终会导致账实不符的情形。因此期末有必要对该情形的采购进行采购暂估，由财务部门根据采购合同或者采购订单中的价格、数量进行预估，按照预估价计入原材料(库存商品)成本，同时增加应付账款。

二、采购暂估的处理

(一)采购暂估的账务处理

采购暂估是采购原料(商品)时货到单未到的一个过渡处理，因为未收到采购发票，所以不能确认增值税进项税额，月末先按暂估价确定采购原料成本和应付账款，下月初冲销上月末暂估入账，待以后期间收到采购发票时，再完整、准确编制采购业务的会计分录。

不同阶段，采购暂估包括以下账务处理内容。

1.期末，采购暂估时编制如下会计分录：

借：原材料(库存商品)

10 000

贷：应付账款——暂估应付款

10 000

2.下月初，冲销采购暂估时编制如下红字会计分录：

借：原材料(库存商品)

贷：应付账款——暂估应付款

3.后期收到采购发票时，采购业务编制如下会计分录：

借：原材料(库存商品)

10 000

应交税费—增值税—进项税额

1300

贷：应付账款——暂估款

11300

采购暂估是谨慎性原则、实质重于形式原则在会计实务中的体现，通过采购暂估，一方面增加应付账款，没有低估负债；另一方面增加原材料(库存商品)，即使后续领用了未收到发票的材料或商品，也不会产生存货账簿出现红字余额现象，尽可能做到账实相符。

(二)采购暂估的业务处理

业财一体化背景下，采购暂估与普通采购一样，有正常的请购、询价、订货、到货及入库流程，要按照业务需要填写请购单、询价单、订单、到货单和入库单。但到货单和入库单只能填写数量，不能填写单价和金额，否则期末暂估时无法录入暂估成本。月末没有收到采购发票时，不能录入采购发票，不能进行采购结算，也无法生成正常的采购记账凭证。因此，针对货到单未到的采购业务，用友U8V10.1系统提供了三种暂估方式：月初回冲、单到回冲和单到补差。

1.月初回冲

月初回冲是月末暂估入库后，在下月初直接冲销上月末暂估入库的处理，待收到采购发票时，再按照发票金额补做正确的采购和入库分录。

2.单到回冲

单到回冲是月末暂估入库后，在下月或以后期间收到采购发票时直接冲销上月末暂估入库的处理，同时，按照发票金额补做正确的采购和入库分录。

3.单到补差

单到补差是月末暂估入库后，在下月初不做任何处理，待收到采购发票时按照实际金额与暂估价格的差额冲销上月末暂估入库。

三、业财一体化视角下采购暂估的处理流程

案例：2020年1月20日，大山公司从河海公司采购甲材料10吨，合同单价1000元，增值税率为13%。1月21日，大山公司收到甲材料，验收入库。直到1月30日，未收到采购发票，也未支付货款。2月10日，大山公司收到采购发票，注明不含税单价990元，数量10吨。截止2月底，该采购业务未付款。假定不考虑运费等其他情形。

(一)初始设置

1.参数设置

若要在U8V10.1系统中顺利处理暂估业务，需要事先进行必要的参数设置，从而保证业务流程和业务控制复核业务要求。参数主要包括存货核算中暂估方式的设置，执行业务工作|供应链|存货核算初始设置|选项|选项录入命令，打开选项录入窗口(图1)，在核算方式页标签下勾选暂估方式，包括月初回冲、单到回冲和单到补差三种，系统默认月初回冲，企业也可以根据实际情况，选择合适的暂估方式。暂估方式一旦选定使用，以后不能修改。

图1 暂估方式参数设置窗口

2.科目设置

(1)增加应付账款明细科目。增加应付账款的明细科目——暂估应付账款，执行基础设置|基础档案|财务|会计科目命令，打开会计科目窗口，在应付账款科目下增加明细科目暂估应付账款，勾选供应商往来辅助项，同时清空受控系统，即该科目不受控于应付系统。

(2)设置对应科目。执行业务工作|供应链|存货核算|初始设置|科目设置|对方科目命令，打开对方科目窗口，单击增加按钮，依次增加存货对应的对方科目和暂估科目。其中，采购入库对应的对方科目是指入库时生成凭证涉及到的科目，暂估科目是指暂估入账时生成凭证涉及到的科目。

(二)月末暂估处理

暂估处理是指采购业务在经过正常的请购、询价、订货、到货和入库后，月末未收到采购发票时，为保证账实相符，同时与手工处理吻合，U8V10.1系统提供采购暂估处理，即期末录入暂估价格，结合入库单的采购数量，生成暂估的入库业务记账凭证。

案例中，2020年1月底未收到采购发票，需要使用暂估价格进行采购暂估。通常以合同价或者以前同类采购价格作为暂估价格，假定本例使用合同价1000元/吨作为暂估价格。

1.生成入库单

按照正常的操作流程，填写(或生成)请购单、询价单、订单、到货单和入库单。需要注意的是：如果入库单是利用到货单生单而成的话，入库单会自动复制到货单的单价和金额，此时要将单价和金额手工清除，也就是入库单中只显示存货名称和数量，否则后续无法录入暂估价格。

2.录入暂估价格

执行业务工作|供应链|存货核算|业务核算|暂估成本录入命令，打开暂估成本录入窗口，在单价栏录入暂估价1000元，单击工具栏中的保存按钮。

3.生成暂估记账凭证

(1)执行业务工作|供应链|存货核算|业务核算|正常单据记账命令，勾选购买甲材料的采购入库单，将该记录正常记账。

(2)执行业务工作|供应链|存货核算|财务核算|生成凭证命令，打开生成凭证窗口，单击工具栏中选择按钮，在查询条件窗口勾选“采购入库单(暂估记账)”，在未生成凭证单据一览表里选择采购河海公司的入库单，点击确定按钮，显示指定科目(图2)。

图2 凭证指定科目

(3)点击生成按钮，系统会生成一张采购暂估入库的记账凭证。期末，要对该凭证正常审核、签字和记账。此时无论业务上，还是账务上，都完整处理了采购甲材料业务，做到了账实相符。

(三)下月回冲处理

月末暂估处理后，要对采购管理、应付款管理、库存管理、存货核算和总账依次结账。下月对上月暂估入账的采购业务，按照企业实际情况选择U8V10.1系统提供暂估方式，进行回冲。

1.月初回冲

月初，直接执行业务工作|供应链|存货核算|财务核算|生成凭证命令，打开生成凭证窗口，单击工具栏中选择按钮，在单据选择窗口点击确定按钮，进入选择单据界面(图3)，勾选上月末暂估入账的入库单，点击工具栏中确定按钮，系统会自动生成红字的回冲记账凭证。

图3 选择月初回冲单据

待收到采购发票时，按照录入发票、结算发票和审核发票等正常的流程进行业务处理，并生成记账凭证即可。若月末仍旧未收到发票，重复上月末的暂估处理，下月初继续自动回冲。

2.单到回冲

(1)录入采购发票

本月收到采购发票后，执行业务工作|供应链|采购管理|采购发票|专用采购发票命令，打开专用发票窗口。依次点击工具栏增加按钮、生单|入库单按钮，选择上月采购甲材料的入库单，单击确定后，生成采购专用发票，同时修改发票中的单价为990元。点击工具栏结算按钮，将本月采购发票与上月入库单进行自动结算(图4)。

图4 生成采购专用发票

(2)审核应付单据与制单

执行业务工作|财务会计|应付款管理|应付单据处理|应付单据审核命令，打开单据处理窗口，双击选择甲材料采购发票，在发票界面点击审核按钮，系统提示“是否立即制单？”，点击“是”，生成采购记账凭证。

(3)处理结算成本

处理结算成本的目的是将发票价格替代、调整原有的暂估价。执行业务工作|供应链|存货核算|业务核算|结算成本处理命令，打开结算成本处理窗口，选择上月末暂估甲材料入库业务，单击“暂估”按钮，系统提示“暂估处理完成”。

(4)生成单到回冲记账凭证

执行业务工作|供应链|存货核算|财务核算|生成凭证命令，打开生成凭证窗口，单击工具栏“选择”按钮，在选择单据界面选择采购入库的红字回冲单和蓝字回冲单(图5)，点击“确定”按钮，系统显示红字冲销上月暂估入账和单价准确的入库单两张记账凭证对应科目。直接点击工具栏“生成”按钮，系统生成记账凭证。

图5 选择单据窗口

此时，本月收到的采购发票完成录入、结算、审核和制单处理；上月末暂估入账的业务也实现单到回冲处理，生成红字记账凭证，并按照发票金额对上月入库材料生成正确的入库记账凭证，单到回冲的全部账务处理结束。

3.单到补差

单到补差情形下，月初不做业务处理和账务处理。收到采购发票时，录入发票、结算、审核、结算成本处理与单到回冲情形基本相同。但为了简化核算，需要将应付款管理中采购记账凭证的借方科目修改设置(图6)。

图6 单到补差情形下生成采购记账凭证

执行业务工作|供应链|存货核算|财务核算|生成凭证命令，打开生成凭证窗口，单击工具栏“选择”按钮，在选择单据界面选择入库调整单的采购入库业务，点击确定，系统显示入库调整单记账凭证的对应科目。点击工具栏“生成”按钮，系统生成单到补差的记账凭证。

至此，采购甲材料的成本、应付款已经调整为准确金额，单到补差的业务处理和账务处理全部完成。

四、建议

本文用一个完整的实例阐述了业财一体化背景下，用友U8V10.1对采购暂估业务的业务处理和账务处理，包括月末的暂估处理和下月(初)的回冲处理。

通过分析，不难发现三种暂估方式的原理相同，具体回冲方式不同。月末采购暂估的业务处理和账务处理，三种方式完全一致，没有区别。下月初，三种方式都不需要主动进行业务处理，但月初回冲方式要在月初生成一张红字回冲记账凭证，无需其他操作，直接在存货核算生成凭证。待下月收到采购发票，三种暂估方式都要按照正常流程录入采购发票，进行结算、审核和生成记账凭证。在回冲处理上，月初回冲不需要处理，单到回冲和单到补差都需要结算成本处理，生成回冲凭证，其中单到回冲是全额回冲，而单到补差是只回冲差额。

月初回冲与手工账务处理一致，下月初全额回冲上月暂估，待以后收到采购发票再补做正确会计分录，但若下月仍未收到发票，下月末仍需采购暂估，再下月初继续回冲，产生多笔回冲记录，所以不适合发票久久不到的企业。单到回冲方式下，只有收到发票才进行回冲处理，没有多余回冲记录，回冲凭证与手工类似，完整全面且易于理解，适合范围较广。单到补差情形下，虽然处理相对简单，记账凭证数量少，但因为是差额调整，所以要求财务人员对采购业务非常熟悉，财务人员要区分发票内容是否前期已入库来调整科目设置。实务中，企业可根据实际情况选择暂估方式，但都要求财务人员熟悉经济业务，同时熟练掌握业务处理流程。