民办高校档案管理工作存在问题与对策研究

骆建

基于对民办高校档案管理工作存在问题与对策的研究，首先，阐述民办高校档案管理工作的重要作用。然后，分析民办高校档案管理存在管理制度有待完善、工作人员素质有待提升等问题。最后，针对民办高校档案管理，给出构建完善管理制度、提升工作人员素养、加强对档案价值的认同、加强档案资源整合等措施。

民办高校是我国高等教育事业中的重要组成部分，民办高校想要实现自身更好发展，要意识到档案管理工作的重要作用。在档案管理中涉及到许多不同内容，比如，学生档案、党建档案等，此类资料内容会直接影响民办高校发展。因此，对于档案管理工作要给予更多重视与关注。从目前民办高校档案管理中可以看出，在其中存在许多不同问题，问题的出现，影响民办高校的市场竞争力。所以，本文将针对民办高校档案管理工作存在问题与对策相应内容进行阐述。

一、民办高校档案管理工作的重要作用

档案能够将民办高校发展中的真实情况进行记录，是一種宝贵的信息资源。档案能够将民办高校的实际情况进行详细记录，在民办高校校园文化建设、内部管理、外部管理以及科学研究中，发挥着不可替代的作用。在实际民办高校的发展中，教学设备投入水平，相较于公办学校而言存在一定差异。因此，在档案工作的开展中，往往无法形成较为有效的学校教学档案，以及人才培养档案系统等。而且民办学校的学生数量不断增多，办学规模不断扩大，这为档案管理工作的展开带来一定影响。在此背景下，民办高校档案管理工作要尽量实现信息化。实现纸质档案管理与数字化档案管理同步进行，通过管理工作展开，能够为档案收集、归档等工作打下良好借基础，并且能够及时发现在此类工作中存在的问题。针对问题给出相应解决措施，提升管理水平。在这一过程中，档案信息利用率也得到一定提升，实现高校更好发展。增强民办高校在社会市场中的竞争力，为民办高校创造更多经济效益与社会效益。

二、民办高校档案管理存在问题

（一）管理制度有待完善

在实际民办高校档案管理工作开展中，需要完善管理制度，对管理工作展开提供有效引导。这样才能避免管理混乱情况产生，提升档案管理水平。但在实际档案管理工作中可以看出，并没有制定档案管理制度。尽管有民办高校制定档案管理制度，但是管理制度的可操作性不强。也就是说，无法将其应用在档案管理工作中。这一情况的产生，会影响民办高校档案管理工作的有序进行。

（二）工作人员素质有待提升

档案管理工作人员自身如果能够具备较强综合素质，对自身工作能够有正确认识，才能提升档案管理质量与管理效率。但在实际民办高校档案管理工作中可以看出，工作人员的素质需要进一步提升。及时对管理人员的知识框架进行更新，促使工作人员能够掌握更多先进的档案管理知识与管理技巧。学校方面对于工作人员素质的提升造成忽视，这一问题的出现，会影响档案管理工作的落实。为避免此类情况产生，要不断提升工作人员素养。

三、民办高校档案管理措施

（一）构建完善管理制度

通过构建完善档案管理制度的方式，能够实现民办高校档案管理工作的顺利展开。因此，民办高校要将构建完善管理制度作为重点与关键。在实际构建完善管理制度，开展档案管理工作时，可以从以下几点展开：1.从目前民办高校的发展以及所扮演的角色中可以看出，高校要履行职业教学的发展方式与原则。然后对自身办学条件进行分析与了解，根据实际情况，制定符合自身发展的档案管理制度。在档案管理制度中，要对档案工作人员的工作岗位与工作职责作出明确，设置工作人员标准、软件建设标准与硬件建设标准。确保档案管理制度能够为档案管理工作展开提供高质量、科学化服务，能够从理念上给予民办高校档案管理工作一定支持与保障。2.民办高校管理者要将自身作用与价值发挥出来，及时与教育行政主管部门之间加强联系与沟通，构建完善档案工作交流考核机制，建设学期档案管理规范方式，通过不同手段，比如，增加档案经费手段、增加投入工作人员手段、增加只能档案查阅设备手段，促使档案管理工作能够朝着规范化方向发展。3.当地教育部门要对考核机制进行完善，对档案管理流程与细节进行考核与评估，考核工作与评估工作的展开要确保定期进行，这样才能及时发现在档案管理中存在的问题。在实际制度的构建与完善中，要积极鼓励工作人员参与到其中，使得管理制度的完善性得到保障。将规范化工作理念、法制化工作理念、信息化工作理念以及智能化工作理念，融合到档案管理制度建设中。不断增强档案管理制度的可操作性，为后续档案管理工作展开打下良好基础。在完成档案管理制度建设后，要将其落实到实际档案管理工作中。及时发现在档案管理制度中存在的不足之处，从而给出相应调整措施，为档案馆开工作的有序进行打下基础。

（二）提升工作人员素养

上文说到档案工作人员专业能力与综合素质，对于档案管理工作的展开会产生直接影响。因此，要将提升档案管理工作人员素养作为重点与关键。在实际提升档案管理人员素养，开展档案管理工作时，可以从以下几点展开：1.民办高校档案管理工作人员，都要保证持证上岗。设置持证上岗标准，这样档案管理工作的展开将会得到保障。要积极鼓励档案管理工作人员，能够积极主动参与到档案行政部门举办的从业资格培训中，对于培训合格与考核合格的工作人员，要及时颁发相应证书。通过系统性考核工作的展开，能够在一定程度上提升档案管理工作人员的工作能力与工作水平。2.民办高校档案管理工作的展开，在未来要逐渐朝着信息化方向发展。在此背景下，工作人员对于先进计算机技术以及信息管理技术要有正确认识。及时对先进技术进行学习，不断完善自身知识框架。要及时将不具备管理能力与工作能力的工作人员淘汰，在这一过程中，可以通过远程教育培训方式、档案信息制度考核方式、民办高校档案管理分析工作会议方式等，及时发现在档案工作中存在的问题，针对问题给出相应调整措施与解决措施。通过有效的业务监察，使得民办高校档案信息化工作质量与工作效率都可以得到保障。3.民办高校管理人员要及时与教育部门进行沟通与联系，对于民办高校发展能够达成共识，将民办高校教学工作纳入到学院可持续发展规划设计中。做好质量把关工作，使得民办高校能够对档案工作有更深入的认识与了解。从而针对档案管理工作能够加强监督与管理，促使档案工作人员能够对自身工作有正确认识，为档案管理工作的有序进行打下基础。4.在日常工作开展中，要及时对档案工作人员进行考核。明确档案管理工作人员自身存在的问题，同时要积极鼓励档案工作人员参与到学习中。促使工作人员的档案管理知识能够得到更新，将更加先进的工作理念应用在档案管理工作中。

（三）加强对档案价值的认同

在实际档案管理工作开展中，无论是教师还是学生，都要对档案价值有着认同感。因此，要立足于两个方面，分别是学生方面与教师方面，促使全校师生能够对档案价值有正确认识。在此期间，要做好以下几点工作：1.民办学校要将传统重视课题，忽视科研的局面扭转，同时将传统课题项目立项时，过于注重論文发展的局面进行调整与优化。为促使档案工作，能够成为科研、教育等一体化综合性工作，要从不同方面落实档案管理工作，比如，科研宣传方面、科研成果方面、课堂研究方面以及论文发表方面等。这样不仅能够实现档案工作的顺利展开，同时能够起到知识传承的价值。2.针对全校师生对档案收集的重视程度要进一步明确，与科研工作中的新思想与新知识进行有机结合。然后指定合理的科研工作交流计划，配备专业科研档案管理工作人员，针对全校师生开展科研档案业务培训工作与指导工作，使得档案收集与档案归档工作能够有序进行。

（四）加强档案资源整合

在实际民办高校档案管理工作开展中，要及时做好档案资源整合工作。这样才能提升档案资源利用率，实现民办高校更快进步。在实际档案资源整合中，要安排专业工作人员负责。能够在日常工作开展中，将档案资源整合工作落实。在此期间，要确保资源整合的合理性与完善性，及时将档案资料中的无效资源剔除，使得档案资料的价值性得到保障。与此同时，还可以加强对先进科学技术的应用，通过先进计算机技术，对档案资源进行收集、整理与分析，实现对有效信息的自动保存，然后将数据信息存储到数据库中。想要利用某项档案信息时，可以直接到数据库中调取，节省更多时间与精力。档案信息也可以得到有效应用，从而为相应工作展开提供保障。总之，对于档案资源整合工作，工作人员要加强重视程度。采取有效措施，实现对档案的收集与管理，增强民办高校在高等教育中的竞争地位。

四、结语

综上所述，民办高校档案管理是民办高校发展中的重点工作。通过档案管理工作的展开，能够提升档案信息利用率，同时实现民办高校的更好发展。因此，对于档案管理工作，民办高校要加强重视程度，及时分析在档案管理中存在的问题，针对不足给出有效解决措施。促使档案管理工作，能够逐渐朝着信息化、规范化方向发展，为民办高校各项工作的展开提供有效引导。提升档案管理水平与管理质量，实现民办高校教学事业的可持续发展。（作者单位：湖南涉外经济学院，综合档案室）