核地质档案信息服务的实践研究与创新探析

2020-08-17胡慧

管理学家 2020年8期

胡慧

[摘要] 文章运用大量工作实例，通过信息服务对象、信息服务提供者、信息服务内容等角度分析核地质档案信息服务的工作实践，探讨核地质档案信息服务的公共和共享的发展趋势，进一步探究核地质档案信息服务的新模式。

[关键词] 核地质；档案；信息服务

中图分类号：F5 文献标识码：A

随着科学技术的发展，以计算机多媒体为标志的现代化信息技术手段正逐步應用于地质档案信息管理与服务，并深刻地影响和改变着基层核地质大队的档案信息服务情况。核地质档案信息服务的数字化、规范化、程序化水平对基层档案室更好地满足用户需求，充分发挥档案的信息价值，促进核地质大队地质主业又好又快的发展有着重大而深远的意义。

一、核地质档案信息服务模式的内涵

档案信息服务从广义上讲，指的是档案信息机构整个的业务工作，即所有为了促进档案信息流通，加快档案信息传播，提高档案信息利用率，便于利用者获取档案信息所进行的各项活动[1]。狭义上讲，是指档案馆（室）工作人员根据利用者的档案信息需求，组织利用者获取和利用档案信息的工作。笔者所说的档案信息服务主要指的是后者，是档案部门为了最大限度地发挥档案信息的社会效益、经济效益，在服务理念支配下，通过健全的制度、合理的程序、特定机构，将档案信息通过各种方式提供给利用者使用，并为社会大众创造良好的档案信息利用氛围、环境，以发挥档案作为人类活动记录的作用，提高社会整体的档案信息服务水平，并通过档案信息服务工作的成功开展带动档案工作其他环节的发展，提高档案事业的社会地位[2]。

核地质档案信息服务的内容包括信息服务对象、信息服务提供者、信息服务内容、信息服务方式、信息技术、服务管理与政策、信息服务质量7个要素。主要是指核地质档案馆（室）转变被动服务理念，按照一定的制度和程序，采用先进的信息技术和信息系统，通过提供直接的核地质成果、原始和实物档案资料，核地质档案信息检索，核地质档案信息编纂加工，核地质档案信息参考咨询等手段满足用户需要的服务，从而提高核地质档案资料的利用水平，充分发挥核地质档案的信息价值，保证地质项目顺利进行。

一般而言，核地质档案信息服务方式与科技档案的服务方式一样，主要有阅览、出借、复制（扫描、下载）供应、信息交流、咨询服务这几个方面[3]。放射性实物地质资料的利用方式还有参观、观察、取样与测试，馆藏机构要提供相应的实物搬运设备，以及切片机、岩心钻柱机、岩心剖切机等观察取样设备，以便用户方便快捷的利用[4]。

二、核地质档案信息服务的实践——以核地质大队为例

笔者所在的核地质大队的档案室是管理地质、基建、文书、人事、财务档案的综合性档案室，核地质档案资料无论在数量还是日常利用方面都占了很大的比重。建队以来，档案室积累了2万多份的铀矿地质档案资料，包括铀矿区域地质调查、铀矿地质科学研究、地质标准规范等，内容横跨湖南、河南、广西的多个市县地区，既有矿床、矿化点、异常点成果报告及其附图附件，也有野外填图、钻孔编录等原始资料，还有6000多张航片资料，以及购买、接收的不同比例尺的地质图、矿产图、地形图等。地质主业恢复以后，按照电子文件和纸质文件并行保管的“双轨制”管理要求，大队每年归档一定数量的核地质电子档案，新的信息存储介质和信息组织方式给传统的核地质档案信息服务模式带来了冲击和挑战。

（一）服务理念

核地勘单位的档案室作为核地质档案信息的提供者，服务对象主要是本单位领导和技术人员，在服务理念方面基本上还处于单向交流状态，管理方式和利用范围还停留在比较封闭的阶段。目前，大队档案室工作人员正逐步转变传统的被动服务理念，根据单位地质项目的发展需求，积极主动地编研核地质档案信息，提供深层次的信息服务。建立了新的核地质档案信息利用制度、编研制度，注重利用者的反馈和利用效果，转变“看堆守摊”的思想，及时与用户沟通，形成全新的档案信息服务理念。

（二）信息技术

随着国务院颁布《地质资料管理条例》、国土资源部下发一系列开展地质资料目录数据库和地质资料数字化的文件，各地方地质行政管理部门都制定了相应的实施细则，核地勘单位对核地质档案信息的重视程度也进一步提高。近几年，湖南省核工业地质局为档案馆及下属地质大队档案室提供了数字资源信息服务的技术支持，建立了核地质档案信息数据库，将中南地区核地勘单位的成果、原始、实物地质档案信息收录其中。该应用系统平台涵盖信息采集、信息管理、信息服务等功能，实现了放射性地质资料的资源整合和共享，提高了查准率和查全率，并进一步提高了核地质档案信息服务的工作效率和水平，满足了技术人员快速获得资料的需求。湖南省核工业地质局档案馆作为中南地区放射性地质资料委托保管单位，将在未来几年向下属核地质大队的档案室推广基于标准的Web服务技术和互操作技术，对纸介质的核地质老档案通过批量的格式转换实现数字化加工与管理，提供信息动态发布和全文检索功能，快速获取和采集网上资源，对核地质档案信息实现统一的Web查询，大规模提高核地质档案信息的服务水平。

（三）信息服务方式

1.核地质档案信息编研

新一轮找铀兴起后，核地质档案信息资源的价值再次引起重视。针对新技术人员对本单位核地质档案信息利用需求急切但又不甚了解的情况，笔者单位于2010年编制了《科技档案资料分类与收藏介绍》，将库藏资料分为综合报告类、地质找矿勘察成果类、科研报告类、普通图纸资料类、声像资料类和其他类，清楚直观地展示了核档案资料的类目，让来访的用户对库藏有一个轮廓式的了解，方便查找和利用。另外，在单位抢抓矿权的政策背景下，档案室将过去接收的一批老档案进行编研，形成铀矿地质矿点、矿化点、异常点排列登记资料，开展有效的矿权经营提供了宝贵的信息，节约了大量的生产成本。

2.核地质档案信息检索

根据自然资源部《地质资料档案著录细则》，结合局档案馆下发的地质档案管理软件，建立放射性成果和原始地质资料目录数据库。利用该检索系统，档案人员可以根据用户要求，输入资料名称、矿种、勘查程度、编著等关键词，就可以从数据库中检索出有关的核地质档案信息。同时，档案室在旧的索引目录基础上编制新的索引目录，分别按地区和时间对目录重新分类，各打印成册。在严格遵守保密条款的基础上，主动提供给地质部门的资料人员，在统一的web查询技术还未推广的条件下，方便用户以最快的速度查找所需的核地质档案资料。

3.提供核地质档案信息咨询。

统计核地质档案资料的利用情况，了解不同用户的利用特点和需求，熟悉单位年度项目计划、工作安排表，对每个地质项目的资料收集、整理以及利用需求做到心中有数等，使项目人员前来咨询时能准确地提供其所要的核地质档案信息。

三、核地质大队档案信息服务的发展与创新

（一）利用计算及网络技术，核地质大队的档案信息服务走向共享化和公共化[5]

2002年国务院关于颁布了《地质资料管理条例》，档案资源信息的社会化服务及信息资源的共享开始运行。在网络环境下进行信息资源高度共享就成为核地质档案信息资源社会化服务建设的重点。对于档案室而言，要通过建立局域网，组织数字化的信息资源，建立核地质档案的全文和多媒体数据库。实行档案部门的计算机与科研部门、地质项目部门的计算机相连接，在遵守保密条约和尊重知识产权的基础上将部分电子文件共享。这样一方面档案人员可以动态跟踪地质项目或科研项目的进展情况，及时收集核地质档案信息，发掘潜在的档案信息需求，做好核地质档案的归档汇交的前端控制；另一方面，用户也可以方便快捷地利用到所需的核地质档案信息，满足工作的需要，使核地质档案管理的工作向公众回归，与单位日常生产息息相关。

核地质档案信息服务的共享化，还表现为核地质大队的档案室和核地质档案馆的信息共享。根据《全国地质资料汇交管理办法》，放射性地质资料应汇交到委托保管的档案馆。基层的档案室由于档案数量和经费的原因，核地质档案信息服务的水平还比较低，利用核地质档案信息范围也相对比较窄。利用OAIS不同互操作模型，建立档案室之间、档案室和档案馆之间的互操作模式，能弥补基层档案室档案信息与服务设备的不足，更好地挖掘核地质档案的知识资源，提高核地质档案信息的利用率[6]。

（二）建立核地质档案信息服务反馈机制，重视用户的体验

虽然核地质档案信息管理平台及其所需的软硬件设备都逐步搭建起来，但目前并没有独立的核地质档案信息服务系统支持，多数挂靠在档案管理系统中。

其一，建立核地质档案信息服务反馈系统，主要的方式有：1.利用情况登记制度，登记用户利用核地质档案的数量、范围、时间、方式及用途，核地质档案在现实工作中发挥的作用及作用效果；2.用户座谈会制度，在直接交流中获悉用户的利用情况，针对性较强；3.用户意见箱制度，鼓励用户提出意见和建议，并积极解决问题。

其二，以问卷调查的方式，开展核地质档案信息服务的满意度测评。用户满意度问卷调查表可以全面直观地反映用户对现有服务水平的评价，很好地体现了档案人员的日常业务工作的质与量。可以通过以下四个维度来进行评价：

1.档案工作人员。服务态度是否友好、对馆藏核地质档案信息的熟悉程度、对核地质专业了解的程度。

2.核地质档案信息服务的设备。计算机、扫描仪、复印机、打印机、缩微机等是否齐全、检索工具是否好用、编研资料是否符合现实需要、利用环境是否干净整洁、是否有独立的利用空间。

3.核地质档案信息服务的效果。用户从咨询到获取信息所花费的时间、获得的核地质档案信息的有效性与利用程度等。

4.用户对服务质量的感受。满意、基本满意、不满意等。

四、结语

以核地质大队档案室的核地质档案信息服务实践为例，可以清楚地看到科技档案信息服务现实情况，核地质档案信息服务最终要打破“埋首故纸堆”的局面，乘着信息技术的东风，走向公共化，实现信息共享，并以用户为导向，回归服务的本质。在实践过程中，还要注意以下几个方面：

（一）鈾矿作为一种特殊的战略资源，与国防安全、经济发展息息相关。核地质档案信息在实现服务公开和共享的过程中要注意保密工作不能松懈，电子档案和现代移动存储介质的普及加重了泄密的危险，要建立完整的保密制度，保证核地质档案信息的安全利用[7]。

（二）加强核地质档案信息服务系统的共享性、协调性，避免重复开发。在推进数字档案馆建设的过程中，核地质档案信息管理与服务要注重各档案室之间、档案室和档案馆之间的共同性，不跟风盲目投入，减少资金的浪费。