浅谈如何做好县级人大档案的开发和利用

李世征

摘 要：县级人大档案管理工作的最终目的就是合理的开发人大工作开展过程中产生的档案信息资源，有效的服务于机关和社会，合理地开发、利用人大档案信息资源，能创造一定的社会效益和经济效益。只有有效的为机关领导和各级人大代表及社会提供优质的人大档案信息资源服务，才能体现县级人大档案的价值。那么如何做好县级人大档案信息的开发与利用工作，是县级人大档案管理工作当前的重要任务。围绕如何做好县级人大档案信息的开发与利用工作这个课题，本人从以下几个方面谈谈自己几点粗浅的看法。

关键词：县级人大;档案;开发利用

一、县级人大档案信息资源的开发与利用的意义

县级人大档案信息资源的开发与利用是县级人大档案管理工作中的一项重要的工作任务，是县级人大档案管理工作的基础。档案信息资源是隐含在档案实体中数量庞大、价值巨大的资源，其价值不可估量。但是档案信息自身是不能产生任何作用的，只有通过科学的开发、利用才能显示其价值，开发档案信息资源，最终的目的在于向利用者提供使用。所以我们在平时的生活、工作、学习中，应培训自己有意识的去管理、开发、利用人大档案信息资源，去实现县级人大档案信息资源共享。胡锦涛同志曾说：档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，借助档案我们能更好地了解过去，把握现在，预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。而做好档案信息资源的开发与利用工作，可以使档案这种宝贵的有限资源发挥其最大作用，提高各类档案资源利用率，同时可以保护档案实体，尽可能的延长档案实体的保存时限。因此，县级人大档案信息的开发和利用对于提升县级人大档案管理工作的管理水平有着十分重要的意义。

二、县级人大档案信息开发利用存在的问题

（一）开发档案信息意识淡薄。一是档案工作人员能力有限，由于档案工作人员本身责任心、业务水平等方面的原因，对档案信息开发投入精力不够，导致工作中往往只注重档案实体本身的保管利用，而对档案信息资源的开发工作则显得力不从心或不愿意干。另一方面，档案信息意识不强，往往提起档案，大家就觉得很神秘，很重要，不是一般人可以触及的，这给档案信息资源的利用造成了阻碍，使一些有价值的档案信息资源白白浪费，无人问津，而县级人大的档案管理人员，也是存在安于现状问题，不能主动服务于机关及各级人大代表。

（二）县级人大档案收集信息资源不够齐全。县级人大档案收集工作是一个县级人大基础性工作，而这却又是县级人大档案管理建设工作中的一个最薄弱的环节。主要体现在档案资料收集不及时，不完整。例如：县级人大的代表履职档案，履职档案不仅仅是建议、办结文件，而是应该在建议调研开始之前，所有的包括建议前期的所有调研材料，建议文件，建议办理记录，办理结果文件等等。可事实上很多县级人大档案管理部门在建议办结后，才着手进行收集、整理的，而收集的材料也不是完整的，不是缺领导签字的原件，就是没有调研材料，或者办理过程的记录不完整等等。这都给以后的代表履职评比，改造留下了极大的缺失。也使以后开发履职档案资源缺乏必要的材料。因此，档案资料收集如果的不完整，就会给档案信息开发工作带来很大阻碍。

（三）开发信息资源的技术手段停滞不前。随着县级人大档案数字化、信息化工作的推进，数字资源逐渐成为信息传播的主要形式。可在现实工作中，县级人大档案信息还是基本上以纸质形态存在。虽然县级人大也设有文件数据库的查询，但由于软件更新太快，而现实档案信息录入等存在一定的问题，而且没有专项人才和专项经费的投入，导致档案信息的加工、存储以及开发、利用还处于滞后状态。

三、加强县级人大档案信息资源的开发利用的对策

近年来，从国家到地方，各级档案管理部门都十分重视档案信息资源的开发利用工作，出台了相应的工作要求和技术规范。县级人大档案管理工作也不能例外。因此，我们要从以下几个方面做好县级人大档案信息资源的开发利用。

（一）树立创新意识。县级人大档案管理者要主动积极的利用档案信息为机关和各级人大代表提供服务。要在提供服务的理念上、方法上有创新，要突破传统的坐在办公室，等人上门，被动的服务方式，县级人大档案工作要围绕县级人大机关的中心工作，挖掘，整合档案信息，开展县级人大档案的开发和利用。

（二）加强县级人大档案电子信息工作。县级人大的档案电子信息化已经普遍开展，电子文件和纸质文件同时进入档案管理部门，档案管理者首先要提高自己的业务能力，要熟悉档案信息软件，熟练计算机的操作，及时更新档案信息，方便利用者查询，提高档案信息资料的利用率。

（三）加强县级人大档案信息的编辑工作。通过县级人大档案管理者的采集、分析、整理、加工制成《大事记》、《专题资料汇编》、《各种报表汇集》等，可以使机关工作人员直接了解机关发生的延革和大事记，也方便机关工作人员及各级人大代表查找信息，提高档案信息利用的价值。

（四）制作形式各样的检索工具。按照简化整理、深化检查的要求，检索工具的制作是非常重要的，而形式简单，内容丰富的检索工具，可以大大縮短查找档案的时间，提高档案的检准率和检全率。一般县级人大的档案检索工具有：案卷目录、文件级目录、各种专题卡片、文件汇编等等。

总之，县级人大档案管理工作者就一定要认识到县级人大档案信息资源建设的重要性，切实做好县级人大档案信息资料的收集，整理开发利用工作。只有更新理念，变被动为主动的服务态度，从根本上提高自身的专业素养和计算机技能，脚踏实地做好县级人大档案信息的开发与利用工作。只有硬件、软件都到位才能正真让利用者享受到县级人大档案信息资源带来的价值。

参考文献

[1] 张现舟.刍议新时期下如何做好县级人大档案管理工作[J]. 数字化用户， 2017， 23（033）：202.

[2] 赵建华.做好县级人大档案管理工作的几点思考[J]. 山东人大工作， 2015， 000（012）：29-29.