企业档案信息资源开发利用的问题与对策

彭洋

摘 要：企业档案信息资源属于档案管理工作的基础准备，在企业管理中需要先保证企业档案信息资源的整齐、完备，再谈信息资源的开发利用。随着现代企业文化的不断完善，有序地对档案信息资源进行开发利用已经成为企业发展的条件之一。因此，如何做到档案信息资源的合理开发、有效应用，为企业创造更完备的发展前景，是各个企业的管理层以及相关工作人员应该认真考虑的问题。本文从企业档案信息资源开发利用的必要性、现存问题以及应对对策几方面入手，通过深入剖析为相关企业的综合性发展提供理论参考。

关键词：企业档案;信息资源;开发利用;对策

引言

近来，档案信息资源开发利用的问题被各个企业所重视，企业档案是企业在经营过程中的重要记录，不仅详实记录了企业的历史背景，还对企业的未来建设有重要指导意义。科技化时代的到来让企业档案信息资源的存在凸显出来，只有将企业档案的开发利用提上日程，将信息资源最大化的呈现出来，才能让企业档案信息资源成为发展动力，促进企业发挥其最大价值。

一、企业档案信息资源开发利用的必要性

首先，从企业管理层的决策来说，做好企业档案信息资源的开发利用可以让企业管理更具准确性。在企业的经营活动中，管理者需要以大量信息資源为基础，那么企业档案就是其中一项依据。新进管理者可以通过档案了解企业的历史以及发展动向，前辈管理层也可以通过回溯来更加准确地把握未来企业经营目标，在企业档案信息资源的支持下，企业管理者必将做出对企业发展最好的规划。其次，企业档案为企业文化的建设做出贡献。在长期的企业经营活动中，企业的生产活动变迁、企业市场经济的改变都被记录在档案中，形成了无比珍贵的企业知识体系，这对企业文化的建设与发展都起到发扬作用。同样，企业想要长远发展，更离不开企业文化的奠基，企业档案信息资源的开发利用是帮助企业文化一步步形成的工具。在企业文化的推广过程中，企业可以建立属于自己的形象，企业的核心竞争力也会随之增强。最后，企业档案信息资源的开发利用为企业经济效益提供保障。企业档案的管理能够体现企业最根本的需求，对信息资源合理开发利用后，企业投标竞标、科研投入、硬件改造等过程面临的问题都会迎刃而解，企业经营制度会越来越完善，企业的后期发展方向会越来越明确。由此可见，企业档案信息资源开发利用对企业经营来讲是有益的，企业经营良好经济效益自然会随之提高。

二、企业档案信息资源开发利用的问题

1.信息资源的开发力度不够

目前，很多企业受传统经营方式所限，没有意识到企业档案管理与信息资源开发利用的必要性，企业中的档案管理部门没有形成信息资源的长期开发思想，这就限制了企业管理的方式。部分企业档案管理人员仍然秉承“保存收据，按时记录，无需拓展资源”的想法，对于信息资源的开发利用完全没有重视，企业档案的利用率极低，这就导致企业认识不到档案信息资源的无限潜能，无法实施信息资源开发的新举措，从而使档案信息资源起不到作用，限制了企业的健康发展。部分企业做到了合格的档案管理与借阅，但是在信息资源的开发上没有做足功夫，如果企业不能跟随现代化进程的脚步，把信息资源的开发列入企业发展规划之中，那么企业在不久的将来也会面临经营危机。

2.档案管理的制度不够规范

在市场经济下，很多现代企业已经了解了国家出台的档案管理的规范条例，但是企业内部这些条例却没有发挥其应有的作用。很多企业的档案管理部门只给出了管理制度，却没有严格按照规定进行下去。往往档案管理这部分工作是细碎而繁杂的，管理者没有足够的精力去关注每一次的工作记录情况，这就让档案管理人员松懈了下来。造成的后果在企业经营活动的进程中慢慢显现出来，档案的调取工作、整理工作一拖再拖，在真正需要借取档案资料时拿不出来，企业的生产经营效率也因此受到制约。以上问题在大部分企业中都存在，所以各企业不能抱有侥幸心理，制定规范化的档案管理制度，科学地进行档案管理工作监督是企业目前的重点任务之一。

3.档案信息资源开发人员的专业性较差

对于企业档案信息资源的开发利用工作来说，从业人员的专业素养直接影响工作进行的流畅程度以及完成效率。没有掌握专业技能的开发人员会对信息资源的整合不能形成体系化的工作流程，加之其不熟悉操作，没有进行过专业训练，在刚开始做此类工作时会手忙脚乱，影响工作进程。但是目前社会上真正接受过专业训练并且能够熟练运用先进设备进行信息资源开发的人才少之又少，这让企业档案信息资源的开发利用陷入僵局。企业的专业档案管理人员工资低、培训少、学习机会和晋升空间都比较少，这就导致职工的工作态度散漫，能力提高较少。与此同时，企业对档案信息资源开发人员的管理缺少规范，企业内部缺少培训课程，外部没有与其他企业联合学习经验，就会导致档案管理人员没有学习机会，也就没有专业方面的提高。从企业自身角度来说，对专业人才的聘用与发掘是现在的工作重点，只有从根本提高了档案信息资源开发人员的专业素养，企业档案信息资源开发才能呈现出欣欣向荣的趋势。

4.档案信息资源的开发与管理意识淡薄

近年来，即使在国家法律法规、企业规章制度的指导下企业员工已经逐渐意识到档案信息资源开发利用的重要性，但还是存在很多职工对信息资源开发认识不足的情况，绝大多数的职工对档案管理、信息资源开发利用的意识不够，往往会忽视企业的文件资料在工作中发挥的作用。企业的档案管理部门在工作时只能做到基础整理，档案分类归纳、档案归档等工作没有全方面展开，档案利用效率低、档案信息资源不完整的问题仍然存在。现在的企业档案信息资源管理工作已经不仅仅是简单地归纳整理，档案管理部门只要能收集更多企业的经营信息，企业就会依据信息资源找到科技发展的方向，那么企业的业务水平也会随之提高。由此可以看出，档案管理部门的开发意识、档案资源的完整、规范对企业的发展起着至关重要的作用。

5.没有及时统计档案的实际利用价值

在企业的实际生产工作中，仅仅对企业档案进行整理、对档案利用次数进行统计，而对企业档案的实际利用价值没有重视起来，这对企业最终的收益计算是一种损失。每年的年终总结时，档案管理部门通常只是统计年度的档案利用人数、卷宗应用情况等，不会对各种内容进行总结，也没有结合企业经营情况反馈相应问题。企业各级档案部门对于信息资源没有汇编整理，即使对档案材料的情况了如指掌，也不能为企业创收。企业档案资料需要系统性地整理分类，只有这样才能深层次挖掘信息资源的价值，有针对性的把所有有利于企业经济建设的档案开发出来。虽然管理人员对档案使用数据也会有一定需求，但仅仅依靠数据是不能说明企业的发展变化情况的，数据所展现的只是企业大致情况，不能揭示企业真正的诉求，因此将数据背后的深层含义挖掘出来，才是档案管理人员与管理层人员的重要工作。

三、企业档案信息资源开发利用的对策

1.提高企业对档案信息资源开发利用的重视

企业档案信息资源开发利用是企业档案部门工作的核心，因此只有相关工作人员对信息资源的开发先一步重视起来，才能带动企业各部门的共同关注。企业首先要对档案信息资源的开发利用有一定认知，这是一种企业文化的展现形式，并且对企业发展有指导意义。企业管理固然重要，但如果缺少信息资源开发利用，那么企业也是无法健康发展的。企业档案管理人员要先做到热爱自己的本职工作，工作时不马虎、不糊弄，不消极工作，及时处理企业内部的不同声音，紧紧把握市场的实时动向，在专业技能的提升上肯下功夫，这样就能在企业里形成重视档案信息资源开发利用的风气。下一步需要企业领导的配合，在企业内部举行信息资源的讲座、档案文化的追溯活动、各种信息资源竞赛等促进其他员工对其产生兴趣，从而宣扬企业文化，为企业的经营活动打好基础。

2.从档案管理入手，创建实用的档案管理体系

企业档案是企业发展的成果展示，进行档案管理要着眼于基础档案留存与档案深层加工两方面。在基础档案留存方面，大部分企业做的很好，无需赘述。在档案深层加工方面，企业需要做到不断拓展数据库，建立健全档案管理体系，才能切实提高企业档案管理的水平。档案管理体系中包括企业制度的规范化管理，硬件设备的配齐配全，档案管理人员的专业素养培训等。比如，随着现代化的计算机不断升级，简便式打印机已不能满足工作需要，企业应该及时更新设备，如扫描仪、打印机，甚至是3D建模机器都应合理配备。想要创建实用的档案管理体系，需要为全体员工提供最便利的档案查用系统，这需要企业将档案信息平台建设成为对企业内部开放的公众平台，然后将档案分类整理，实现资源共享自由。企业同样可以将档案开发为软件，这样对档案的存储也是一种保障。在做到档案存取自由后，还需考虑档案的反馈问题，如果档案管理系统的工作人员不能及时得到其他人的反馈，那么给双方的工作都会带来困扰。档案管理体系采用内部账号登陆方式，可以避免双方的交流不畅通的麻烦，同样可以避免企业机密外泄的风险，是一举两得的方式。反馈问题的方式不仅仅局限于线上反馈，同样可以开展线下问卷调查、匿名投票等方式，这能够提升企业经营活动的效率，为企业提供更优质的内部管理体系。

3.加强档案信息资源开发人员的专业培养

归根到底，开发人员才是企业档案信息资源开发利用的主体，那么他们的工作能力直接决定了企业信息资源的开发潜能。加强档案信息资源开发人员的专业培养要从以下几个方面入手，一是开发人员的意识要紧跟市场潮流，不能落后于市场的发展，“落后就要挨打”，及时创新，敢于改革，这是评价开发人员的标准。二是开发人员的思想应该超前一步，如果仅仅保持企业跟随市场的风向，那么企业是无法做到行业顶尖的，只有引领信息资源开发方向的企业才能成为行业中的佼佼者。三是在工作中不断进取，学习更先进的信息技术，这样开发人员就能用最先进的方式完成最优秀的企业档案服务。四是依据开发人员的真正工作能力，给予相应的薪水，如果企业只对开发人员做出各种要求，却不付出相应的薪酬，那么很可能造成人才流失，失去专职信息资源开发人才对企业来说是莫大的损失。不难看出企业档案信息资源开发利用与企业的经济、管理密切相关，加强档案信息资源开发人员的专业培养是企业档案管理工作的关键。

4.强化企业档案信息资源开发意识，增强服务观念

针对企业档案信息资源开发人员意识淡薄的问题，因为很多从业人员对图像、声像等实物档案信息资源的开发和管理意识较弱，而企业档案信息资源的开发利用又是企业档案工作的重中之重，那么只有强化开发意识，增强服务观念，才能让档案管理人员对工作负责，促进企业向生产经营更高目标奋进。在新时代企业应该对员工进行档案信息资源意识培养，在信息公开性、及时性方面建立工作制度。公开性是要求对企业的机密文件保密的同时，对员工开放企业的背景文化信息等，让员工充分了解企业文化，这有利于企业的长久发展。及时性是要求企业档案管理人员有服务意识，明白汇编档案信息资源是为企业员工服务的项目之一，不能存在侥幸心理，要落实工作内容，提高工作效率。总之，对于企业档案信息资源的开发利用，企业应该突破传统枷锁，强化档案管理人员的工作意识，将服务观念贯彻始终，为企业员工提供更好的信息平台。

5.利用先进科技加速对档案信息资源的开发利用

随着信息化时代的不断建设，企业档案信息资源开发利用的工作将从传统的档案借阅转换为电子信息查询。为此，在企业内普及企业信息平台的应用，实现全体员工查阅档案自动化管理;合理应用通讯技术，实现档案信息资源传递的实时化;科学运用光学技术，实现信息高密度存储。做到以上几点，企业就能将信息资源以最快、最新、最广泛的方式配合经营活动，提高企业档案运营的效率。同时，为了保证企业后期工作的顺利进行，在档案信息资料的开发过程中，需要按目录输入信息，做到边分类边录入，自动生成档案管理系统，使信息检索更加简便，提高员工的工作搜索速度。档案信息资源的开发得到落实后，企业应当建立数字化的档案管理系统，包括成立信息资源的数据库、健全信息开发利用的基础设备、建立信息资源的安全防火墙。数字化的档案管理系统在应用过程中需要注意与时代接轨，尽量采用先进技术和大众软件，便于数据库的长久保存。

四、结束语

综上所述，企业档案管理与信息资源开发利用对企业经营活动、生产管理、文化建设、经济效益都具有深远意义，针对企业对信息资源开发利用不重视、档案管理制度不完善、专职人才缺乏等问题，需要企业管理者尽快重视起来，将规范档案管理体系提上日程，加大开发人员的技能培养投入，以此做到现代化企业档案管理与科学信息资源开发利用。企业做到信息资源广泛利用后，必将实现档案价值的最大化开发，为企业未来的发展画下美好蓝图。

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（作者单位：四川九洲电器集团有限责任公司）