现代企业档案管理必须走信息化建设之路

闫晓君

摘要：本文主要探索企业档案信息化建设的必然要求及共建设途径。

关键词：企业档案；信息化建设；责任意识

一、企业档案走信息化管理之路具有必然性

从历史经验来看，档案绝不单单是企业运行情况相关资料的“储藏室”、“保管箱”，档案管理也不应是流水帐式的简单管理，对于档案的管理应充分认识到，开发利用档案信息资源是进行科学决策和管理的根本需要，但各企业实际情况不同，如何建设并利用好这样一个管理咨询信息系统，不同企业应灵活处理，全面提高档案利用效率，最大限度地满足企业各部门对档案利用需求，企业高层领导要高度重视并积极协调，更需要具备战略的跟光和务实的作风，将档案信息化建设纳入企业信息化总体规划之中，有计划、有组织、有安排，做到层层落实，项目清晰，并应当投人一定资金予以支持。

企业档案的信息化管理是在信息时代背景下产生的档案理论与实践，以档案资源信息化为核心内容的新时期档案管理信息化理论和工作体系逐渐形成和发展并指导着具体工作。其主要内容包括：

1、档案资源技术信息化。档案资源信息化是档案资源和档案各项管理过程，通过信息系统加工和计算机网络的传输保存，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，实现档案资源的合理配置与有序、进行信息化有效开发利用，实现档案资源的社会共享。其主要内容包括：一是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段，建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库；二是档案基础平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。

2、档案管理方法科学化。档案工作方法科学化，就是根据信息社会的特点和档案工作的客观规律进行合理的组织计划和控制。自然科学和社会科学的最新研究成果运用到档案管理中，如在系统论、控制论等的指导下作出正确的决策。此外，管理方法的科学化还包括正确恰当地运用经济手段和行政手段按照管理对象的实际和它自身固有的规律来决定采用何种手段，以及使用这些手段乃至最终用法律形式来保证。管理方法的科学化是新形势下管理现代化的核心。

3、管理人员素质职业化。信息时代档案种类和载体的多样化、档案管理方法的不断改革，对档案管理人员在业务知识、科学技术知识及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。档案管理人员除了应具备广博的知识外，还要有一个结构合理的人才群体。档案管理人员要有一个合理的比例，有较好的知识结构、年龄结构、素质结构等。

4、档案利用的社会化。随着社会档案意识的增强及档案效益的显现，档案利用从用户对象上正在发生着明显的变化，非官方组织与社会公众对档案的利用不断增长，经济活动利用明显上升。随着档案进一步开放、电子文档的实行，档案利用将出现跨地域、跨行业的局面，突破时空界限，真正实现资源共享。

二、抓住机遇，全面推进企业档案信息化建设

企业档案信息化建设正面临着难得的发展机遇，而且现代信息化技术的发展也提供了十分优越的客观条件，因此，必须统筹谋划，精心实施，在秉承传统工作的基础上，做好以下几点：

1、积极推进，尽快实现档案管理数字化。档案管理数字化是一项艰巨而又紧迫的任务。档案工作者不能观望等待，要主动出击。首先，在行文不规范的企业中，尽快完善文件制度，为各种机读档案目录的建立及管理软件的编制做准备：其次，根据企业馆藏特点，结合行业通用标准，及时编制出索引工具，以实现档案的自动化检索功能。档案是历史的原始记录，是人类社会的真实记忆。历史的延续和社会的发展都在档案中留下最可靠的印记和渐变。时间越久远，档案的历史价值就越发突出，档案也越显珍贵。对于档案数字化过程的加速，也是对这些传统的有效保留和传承。

2、更新观念，多渠道开辟档案信息资源。对企业发展至关重要的档案信息要格外予以重视，适当扩大档案收集对象和收集范围，不仅要收集与档案关系密切的各种资料，对有关企业生产经营决策的信息资料也要注意收集。同时，企业档案的收集要充分利用现代通信电子手段，从收集信息的深度和广度两个方面加以拓展，档案保管重点要转向企业自身形成的材料和与企业经营有直接关系的文件。要以市场为导向，挖掘各种适销对路的档案信息。如：企业为了定价，就必须知道市场状况；为了制定促销策略，就必须了解产品销售周期性及市场竞争状况；为了发掘新产品，就必须全面了解生产厂家，如此等等。如果档案人员能在这些方面为企业及时提供真实、详细的档案资料（数据、文字、图表等），就会为企业的正确决策提供有力的支持，其为企业提供的服务就是高级的信息服务。

3、建立健全制度，规范档案管理。企业档案部门要把握信息化带来的企业管理的新思维、新模式，树立创新意识，运用先进的技术手段，实现企业档案制度创新。建立健全适应企业信息化环境下的档案管理制度，保证企业档案工作在企业信息化环境下扎实有序发展，完善企业档案的收集范围，及时调整和扩展企业档案信息的接收范围，尤其对那些对企业可持续发展具有潜在价值的文字材料；建立电子文件的归档办法，完善企业文件材料的归档制度；建立数字化档案信息管理和利用制度，保障电子档案信息的数据储存及利用的安全。

4、加强档案人才队伍建设，建设好档案管理工作软环境。社会的发展、科技的进步一方面给档案管理理论、管理模式、档案工作领域和工作手段与工作方法带来强烈冲击，另一方面又对档案管理人员的素质提出新的更高的要求，因此，提高档案管理人员的素质，是加速档案工作科技进步、推动档案事业科学发展的关键。为适应档案管理信息化建设的需要，必须对在岗档案工作人员不断开展多渠道、多形式的岗位培训，让管理档案的专业人员历经时间积累和沉淀的能力，就会让档案为社会各界有效利用，并适应档案信息化建设的要求。要确立档案信息化建设所需人才队伍建设的标准，明确培养目标和方向，完善档案信息化人才队伍培养的制度与机制，加快档案复合型人才培养，对不合理的岗位设置应及时予以调整，对做出突出贡献的档案管理人员给予表彰奖励。要挑选一批思想政治觉悟高，业务能力强，热爱档案事业，具有一定企业管理业务水平的人员充实到档案队伍中来。