基于全面风险管理理论的高职院校人事档案管理研究

何宗哲　黄晓云　赵群　黄春蓓

摘 要：高职院校人事档案经过多年的发展和实践，人事档案安全风险管理逐渐受到重视。本文以高职院校人事档案风险为研究对象，运用全面风险管理理论，从目标维度、组织层级和风险管理要素维度等三个维度分析、研究高职院校人事档案安全风险管理，提出人事档案风险管控措施，发挥人事档案在教学中的地位与作用。

关键词：人事档案风险;高职院校;全面风险管理

在校企合作、产教融合和“互联网+”档案背景下，高职院校人事档案经过多年的发展和实践，逐渐意识到人事档案安全管理不能仅仅从人事档案管理部门的角度进行考虑，而应该从全校、从部门与部门之间的联系进行全面、全方位的把控。并且，不同的风险组合在一起会有不一样的结果。因此，对高职院校人事档案进行全面风险管理，将有助于分析、建立人事档案安全管理体系，提出风险管控措施，发挥人事档案在组织、人事及教学等工作中的作用与地位。

一、高职院校人事档案安全管理存在的主要风险

近年来，国家对人事档案安全管理问题给予了高度重视，并强化了对人事档案管理机构的档案安全管理要求。高职院校人事档案蕴藏着丰富的信息资源，要使人事档案信息得以充分发挥，就必须保障人事档案及人事档案信息的安全。目前，高职院校人事档案安全管理主要存在以下三个方面的风险：

1.人事档案风险管理体系不够完善

2018年底，《档案馆安全风险评估指标体系》的出台，为我国档案事业的安全风险管理指明了方向，并进一步促进了人事档案安全管理工作的开展。但是由于档案概念的范围较广，而人事档案属于涉密性质，因此在涉密信息管理方面的内容，如人事档案信息的共享、远程阅档、异地出具档案证明等方面还需进一步深入研究、探讨和细化。此外，国家关于档案风险管理方面的法律法规还不够全面，仍需进一步地优化，使高职院校人事档案风险管理有法可依、有路径可查，使人事档案安全管理更科学化、更深入人心。

2.人事档案安全风险管理意识较为薄弱

人事档案管理人员的安全风险管理意识，对人事档案的安全管理工作的开展起着关键性的作用。人事档案数字化作为一个新兴事物，其建设到完成需要一个过程。因此，高职院校在开展人事档案整理及人事数字档案建设的过程中，部分人事档案安全风险点可能是人事档案管理人员没有遇见过或没有意识到的，这无形中就给人事档案带来风险隐患。特别是如果这个风险属于重大风险源，便会给高职院校的人事档案安全造成极大的威胁，甚至会导致不可挽回的人事档案损失，并会在社会上造成不良的影响。因此，在信息化时代对人事档案管理人员提出了更高的人事档案安全风险要求，既要做好人事档案日常管理工作，同时也需要具备丰富的人事档案安全风险管理知识，并能為高职院校人事档案安全风险控制的决策提供必要的方案建议。

3.人事档案风险管理工作的科学性有待加强

高职院校人事档案安全风险管理工作，涉及风险管理制度建设、技术支持、系统管理、纸质档案管理等方方面面。由于国家尚未出台统一的人事档案风险评价标准，因此各地、各单位在开展人事档案安全风险管理过程中，制定的制度、风险控制的策略都会带有一定的地方色彩，评估的标准无法统一，对同一风险源的判断也各有不同。因此，各人事档案风险管理单位在开展档案风险评估工作时就容易出现意见不统一的情况，实施的科学性有待进一步研究和加强。

二、高职院校人事档案全面风险管理策略

全面风险管理理论为我们打开了全方位、立体评估人事档案安全风险的窗口。要提高高职院校人事档案安全管理水平，需从目标维度、组织层级和风险管理要素维度三个方面提升和改进高职院校的人事档案风险管理，从而更好地为人事档案的开发和利用保驾护航。

1.目标维度

（1）提高站位，统筹全局

高职院校人事档案，为学校发展建设、组织人事及教职工职称评定等工作发挥了重要的基础信息作用。而人事档案安全问题，是人事档案工作的底线。它不仅包含纸质人事档案安全、人事档案信息安全，还包括设备安全和库房安全等方面。而高职院校人事档案风险管理水平，很大程度上取决于管理层的风险偏好和风险处理的态度和方法。因此，管理层要提高站位，高度重视人事档案安全管理工作，并具备系统的风险管理知识，统筹全局，构建高职院校人事档案风险管理体系。同时，对人事档案管理人员要提出风险管理要求，加强人事档案安全风险管理，推动风险管理工作的有序开展。

（2）保障人事档案风险管理科学化、合理化

从目标的角度出发，就要确保高职院校整个风险管理的科学化、规范化和合理化。因此，高职院校人事档案管理部门要从风险组合、风险容忍度、风险偏好等方面进行综合的研究和分析，广泛征集人事档案管理相关部门、教职工的意见和建议，并提出合理性解决方案;由高职院校人事档案管理部门从总体上把握和提出风险评估的要求和方法，并建立风险评估指标体系，严格按照章程评估风险并寻求解决策略，更好地规避风险或化解风险。此外，根据人事档案风险管理的特点，对人事档案风险实行监控，及时辨识重大风险源和一般风险源，并呈报领导小组研究风险控制策略，确保人事档案安全工作有效、有序、科学和合理开展。

（3）定期报告人事档案风险管理情况

高职院校人事档案风险管理涉及方方面面，参与部门涵盖组织部、校办公室、财务、后勤、纪检等多个部门。因此，人事档案管理部门在开展年度风险管理时，要定期向相关部门发布人事档案风险排查要求，同时定期向分管领导报告风险管理情况，及时发现问题并做好应对的准备。对于重大风险源，要做好动态管理和监控工作;对于突发风险情况，要根据风险应对步骤及时做出应对策略，及时、有效地控制好人事档案风险，并做好风险应对记录和报告工作。必要时，及时向教职工公布人事档案风险应对情况，增强教职工人事档案安全意识，营造全员护档的工作环境和工作氛围。