基于智慧校园下的高校档案信息化建设分析

左晓薇　何大齐　王瑞娜

摘 要：随着智慧校园概念的深入人心，各个高校都将智慧校园融入到了校园建设和办学理念上。智慧校园是指高校在日常的教学和科研上，通过各种先进的智能化信息技术，来为广大师生的工作和学习提供更好的服务。在高校档案工作中，通过智慧校园理念引入，能够提高档案的管理效率和管理质量，让档案管理更加规范，对于高校建设有着重要作用。基于此，通过对智慧校园下的高校档案信息化建设进行分析，为高校档案信息化建设提出一定建设策略。

关键词：智慧校园;高校档案;信息化;建设

随着互联网信息技术和大数据技术的不断发展，高校的档案管理也面临着很多的机遇和挑战。一方面信息化特点对高校档案的传统管理模式造成了很大冲击，不能满足信息化校园的档案存储需求。而另一方面信息化技术也为高校档案管理创新提供了发展契机，如何建设出信息化高校档案管理模式，是高校的一项重要工作。因此对智慧校园建设大环境下，高校档案信息化建设进行研究分析，有着重要的研究价值。

一、智慧校园概念

智慧校园背景下，一些先进的信息化技术在校园的各个方面都得到了普及，不仅融入到了校园的日常教学和管理中，对于一些教职工和学生的生活也产生了很大影响。智慧校园要求在实现网络全覆盖的前提下，通过一种高度集成的系统平台建立，让智慧校园内的信息流动更加便捷，从而实现了高校校园内一些知识和数据的共享。智慧校园的建设，打破了传统高校运营互不干扰的状况，高校内的各种业务管理和教学活动能够紧密配合，变得更加开放，这在一定程度上实现了教育资源流动性和高校教育的可持续性。总之，智慧校园的信息化技术，是提高高校教学和管理质量的关键，有着较强的应用意义。

二、高校档案信息化建设现状

高校档案信息化建设，指的是和高校内所有的教学、科研以及管理等有关的档案管理工作。这种信息化建设主要是以现代信息技术为主要载体，对相关的档案资源信息进行收集整理，通过合理的分析来达到对档案信息资料合理利用的目的，并且还要提供市场化的服务。目前档案管理信息化建设主要分为两个层次，一是建设档案管理，二是对信息进行自动化处理，尽量保证信息内容的可靠性，然而以目前的档案信息化建设现状来看，其还存在一些问题，主要体现在以下几个方面。

1.档案信息化建设质量良莠不齐

档案信息化建设具体来讲，可以分为基础设施建设、标准规范制定、信息资源收集、信息安全保障体系以及人才队伍建设等方面，任何一个因素的不足，都会影响到最终的档案信息化建设质量。以目前的高校档案信息化建设质量来看，由于资金、人员以及信息技术等内外部环境因素的不同，信息化科技水平和信息资源水平都偏低，直接导致了建设过程中各个环节质量良莠不齐，不能很好地发挥档案信息化建设的作用，对档案的开发利用造成了一定限制。

2.档案信息化建设人才缺乏

目前高校的档案管理人员并非信息化专业出身，虽然对于传统和档案管理的模式和要求有着比较透彻的了解，但是由于缺乏相应的信息化技术，有着计算机专业操作不熟练和信息化专业管理知识欠缺的问题出现。这种整体档案管理队伍素质不高的现状，并不能满足档案管理信息化建设的要求，造成档案利用率低下。而且还有很多信息化管理人员对档案信息化管理的认知有着不足，在具体工作上缺少了一种与时俱进的服务意识，导致整个档案管理信息化建设进程缓慢，也是智慧校园背景下档案信息化建设所需要突出解决的问题。

三、高校档案资源开发利用的必要性

档案资源的开发利用是档案工作的生命线，是实现档案工作价值的重要保障。目前大部分高校档案资源形式上还是以纸质档案为主，其储存需占用空间较大，不利于检索、提取、开发，使用及利用效率较低，特别在现在大数据时代背景下，更不具有优势。因此，高校档案资源工作必须寻求创新，紧跟时代的潮流。高校学生本身就是时代发展的推动者及前沿者，高校档案资源更好地开发利用为了更好地为师生服务。

四、智慧校园背景下高校档案信息化建设策略

1.转变档案管理观念，促进规范管理

要在智慧校园背景下做好高校档案的信息化建设，就需要档案管理人员及时的转变自身档案管理观念，结合智慧校园的发展趋势，来对思想观念进行创新，从而对信息化建设做出有效指导。档案管理人员需要具备一种开拓和创新的意识，将传统档案管理模式和信息技术进行有效融合。具体策略实施上，档案管理观念的转变需要从两个方面入手，一是工作职责的转变，二是管理思想。比如，传统的档案管理工作中，加强对档案资料的安全性管理是重中之重，也是传统管理模式中的主要内容。而在信息化建设中，就只需要对档案安全性问题采取相应的防范措施即可，比如加强对档案资料的备份，健全对各种档案信息的技术性处理措施，就可以对一些档案资料破损丢失和机密信息泄露等情况进行很好避免。因此档案信息化建设中，应该把档案的利用效率提高作为工作主要内容，并且促进档案资料信息的传播。由此可以得出，这种管理观念的转变，需要对工作重点和主要职责进行明确，同时及时思想变化，适应信息化建设的需求，从而也能促进智慧校园的建设。

由于目前高校档案信息化建设的各个环节层次质量良莠不齐，所以在及时转变档案管理观念的过程中，还需要保证档案信息化建设的标准化和规范化。需要所有档案管理人员合理担任工作职责，建立起一整套完整的标准和规范，用一种健康的体系去进行管理，对高校档案信息化建设有着重要作用。

2.抓好基礎设施建设，和智慧校园系统实现有效对接

高校良好的档案信息化建设，还需要配备出一种良好的软硬件基础设施，转好基础设施的建设，对于档案管理信息化建设的有序展开有着重要推动作用。其中档案信息化建设的硬件设施应该包括扫描仪、计算机、打印机、复印机以及存储器等必要的工作辅助设备，而软件系统则主要是指在信息化建设过程中，所用到的信息处理系统、档案信息数据库以及软件程序等等。这些基础实施可以说是高校档案信息化建设的根本，同时也是智慧校园开展的基石。