高校预约报销系统流程瓶颈分析

马连成（应天职业技术学院财务处）

随着我国教育事业的快速发展，科研经费不断增长。高校会计核算的工作日益繁重，财务管理工作面临巨大的挑战。近年来，“报销难”已成为广大教职工反映最为强烈的问题，传统的报销模式已经不能满足教职工的需求。针对这一现象，各大高校都在积极地转变报销方式，实行网上预约报销系统，使传统报销模式的整理原始凭证和填制报销单等环节在任何地方都可以完成，减少了教职工的等待时间，提升报销效率和财务处的服务水平。这是会计信息化的又一次改革。因此，本文对高校预约报销系统流程及利弊等问题进行分析，并提出相应的建议和改进的措施。

■传统报销模式的现状分析

（一）财务业务量增大，财务人员偏少，环境恶劣

目前高校都采用了会计电算化，但由于高校的各项经费来源于不同渠道、报销项目也比较繁杂，财务人员既要审核原始凭证，又要进行业务审批，还要填制会计凭证，有时还要为教职工解释财务报销流程和管理制度等方面的财务知识，但由于现阶段高校配备的财务人员较少，从而造成了财务人员极大的工作量。

传统的报销模式，财务人员不但要在嘈杂的环境下认真严谨的审核原始凭证，还要面对排队等候报销的教职工，同时还要提高工作效率。财务人员长时间在此环境下工作，没有了认真思考仔细核对票据的时间，无法有效地完成财务管理工作。

（二）教职工对报销信息不全面了解

财务报销需要严格执行国家有关财政法规、会计制度以及高校管理制度。由于部分经济业务涉及的专业知识比较强，非财务人员无法熟练掌握，造成了教职工对报销制度理解不全面，有时需要多次前往财务处进行咨询才能有效地办理完报销手续。从而影响了财务人员的工作效率，使教职工对财务处及财务人员的工作产生了不满，极大地增加了财务人员的工作难度。同时，高校的财务人员工作能力和工作水平良莠不齐，对更新的财务制度掌握不全面，在办理相关报销业务过程中出现的问题不能准确地给予答复，给财务报销工作带来了相应的负面影响。

（三）教职工报销等待时间较长

传统的报销模式业务流程多，程序复杂，财务人员不能完全满足每一位教职工的需求。尤其是在学期末或年末，教职工会同一时间到财务办理报销手续，由于高校配备的财务人员较少，财务岗位无法实现一对一服务，直接导致财务人员工作量超负荷，影响报销的准确度和效率，在业务量增大的时候，财务人员需要加班加点才能完成工作。

■高校预约报销系统的流程

预约报销系统是借助互联网技术优势的一种新型报销形式。

（一）网上授权

项目经费负责人可以登录学院财务网上报销系统，选择项目授权模块，将其项目授权给经办人，这样不但可以节约项目经费负责人的管理成本，提高报销效率，还可以将不同的项目授权给不同的经办人，有效的杜绝了徇私舞弊的行为发生，也提高了经费的管理。

（二）经办人网上信息录入并投递

经办人取得授权之后，登录网上报销系统，按照报销内容整理好票据分别在系统中录入相关信息，提交之后打印出网上预约报销单。

经办人在取得网上预约报销单之后，由相关领导审批签字，通过合适的时间将报销单据传递到财务处。

（三）财务人员审核制单及差错修改

财务人员在接到报销单据之后，进行初审分单，按照类别分配给不同的财务人员，对没有问题的单据，生成会计凭证，并由出纳利用网银支付系统进行电子支付并短信通知，从而缩短了报销等待、财务人员进行账务处理的时间。对有问题的单据，财务人员电话联系经办人进行差错修改。另外，经办人还可以登录网上报销系统，通过单据处理跟踪模块，实时查询报销进度，有效地避免了经办人多次往返财务处，也避免了报销矛盾的发生。

■实行高校预约报销系统的优势

（一）减轻财务人员的工作量，减少教职工的报销时间

教职工在进入预约报销系统之后，根据有关提示准确的填入相关内容，如报销项目、原始凭证的张数和金额等。高校预约报销系统可以按照预约报销单内容信息，财务人员结合投递的原始凭证，自动生成会计凭证，有效地降低了财务人员手工填制的出错率，保证了财务内容的真实准确性，且提高了财务信息内容的全面性，有利于为上级部门提供准确无误的财务报表。同时，也大大节约了财务人员的工作时间，把传统的财务人员工作重心由复杂、费时、费事、费力、低效的劳动中解放出来。

实行网上预约报销之后，教职工可以在任何时间提交报销申请，选择自己合适的时间到财务处办理，避免报销人员频繁到财务且长时间的排队等候，同时，财务处如大市场无秩序、拥挤的现象也随之消失。

（二）提高财务服务水平，有效改善教职工的满意度

高校财务处的主要职责是为行政部门、教学单位、科研部门以及后勤部门等提供高质量的服务，其服务能力水平直接关系到其他部门对财务处的综合评价及学校的未来发展。预约报销系统的推行，促使财务工作从核算型向管理型进行转变。财务人员应即时对更新的财务知识进行学习，开拓知识体系，促使财务人员更加有效地掌握处理业务的能力，提高其服务质量。在运用预约报销系统时，教职工可以逐渐掌握报销流程和财务报销制度，从心理上对财务人员退回不合理的原始单据给予理解，降低了与财务人员在报销过程中所产生的矛盾。同时，预约报销系统的实行，实现了财务数据的信息化，为财务人员对前来办理报销业务的教职工营造了一个和谐的工作氛围。根据对办理报销业务的教职工进行问卷调查，可以发现在实施网上预约报销系统之后，大家对财务的工作效率、服务水平、服务质量及服务态度等有了大幅度的提升。

（三）提升决策管理水平，实现财务管理细致化

传统的财务管理职能偏向于核算，忽视了管理。随着我国教育事业的快速发展，高校的教育教学、科研经费不断增长，高校的教育科研逐渐呈现出多样化，资金的多元化，财务处也从原来的核算转向科研经费管理及利益的分配等方面，强化部门管理和财务岗位资源统筹分配迫在眉睫。实行网上预约报销系统，是对财务部门业务流程的优化，财务岗位的重新分配，将财务人员的工作内容转向至收入、支出、预算、控制、评价经营业绩等方面进行精细化，做到对事前预测分析、事中预算控制、事后核算评价，保证各项经费的真实性、全面性、完整性，有效地优化了资金的使用，提升了财务管理的细致化水平。

■实行高校预约报销系统的弊端

使用预约报销系统办理报销业务，减少了排队等候的时间，为教职工提供了便捷、高效的服务水平，减轻了财务人员的工作压力。但在使用过程中，由于系统不够完善，出现了以下几种问题。

（一）报销人员操作不规范

预约报销系统的信息填制要求将原始单据进行分类汇总，录入的内容要按照报销类型进行填写，如购买商品、通讯费、邮电费等。因此，此报销系统对报销人员的要求比较高，虽然使用预约报销系统大多是学院教职工，学识比较高，但隔行如隔山，部分教职工对报销系统操作流程不太熟悉，使得报销人员会在原始票据分类汇总录入上产生混淆。对有些科研项目的报销需要录入的内容比较多，需要掌握一定的会计专业知识才能顺利地办理报销手续。再加上对预约报销系统中的内容填写以及数据的修改等不太熟悉，常常会出现差错，从而导致修改数据时才发现前期录入数据丢失，或者造成预约报销不成功的情况，影响了报销的进度，同时也影响了教职工对使用预约报销系统的耐心。部分负责科研的老师，觉得使用预约报销系统填写相关信息比较繁琐，没有传统的报销模式将票据直接交给财务人员进行归类汇总方便。基于以上存在的问题，导致大家对预约报销系统的使用产生了抵触情绪，从而影响了预约报销系统的全面推广。

（二）原始凭证传递过程存在安全隐患

原始凭证是会计凭证中最为重要的票据，不仅记载着详细的经济业务信息，而且是付款的重要依据，因此，原始凭证中信息的安全性和全面性尤为重要。所以在校内设立原始票据投放点必须安全可靠，严防原始票据被不法分子盗取或者故意篡改。

教职工需要真实填写报销单，并要充分相信财务人员。财务人员也应当严格遵守职业操守，认真严谨地审核报销单及原始凭证，在各项手续齐全的情况下准予报销付款，不得因个人情感或私欲，从而引起报销纠纷，降低了财务处的威严，影响了预约报销系统的推进。

（三）预约报销模式与传统报销模式的矛盾

在财务人员不繁忙时段，传统报销模式与预约报销模式之间没有较大的冲突性；反之，在遇到报销繁忙，财务人员业务量大的时候，如期末或者年末阶段，不仅预约报销人数会增加，而传统报销模式的人数也会增加。若预约报销的教职工集中在某一时间段时，优先办理报销业务的优势将会变成了劣势，教职工对采用预约报销系统的积极性就会降低并产生抵触情绪。另外，在报销的繁忙阶段，使用传统的报销模式与使用预约报销系统相比，教职工将会与财务人员形成新的矛盾，同样也影响财务处在学院的服务满意度。

■实行高校预约报销系统的建议

（一）加强财务报销流程的宣传

财务处应定期到各系部开展网上预约报销系统流程及财务制度的知识讲座，宣传使用网上预约报销系统的优点以及对学院财务管理的意义，宣传网上报销系统的使用说明，并用实例进行讲解操作步骤，也可以在学院官网发布网上预约报销系统的报销流程及相关规定。网上预约报销的专项受理人要做好相应的答疑工作，听取教职工对网上预约报销系统所提出的意见和建议，从而以进一步修正网上预约报销系统的可操作性。

（二）系统安全性问题

预约报销系统主要依靠网络，以网络为媒介传递各种信息，而财务信息都属于机密信息，对信息的安全性尤为看重，而网络安全问题目前得不到很好的保障，因此，高校实行预约报销系统必须考虑财务数据的保密性，充分做到信息的安全性和稳定性，尽量减少木马侵入或黑客攻击。同时，部门管理人员应对不同的使用者给予相应的权限，以免发生漏洞。

（三）优化报销系统

在保证系统的安全性和稳定性的前提下，应做好系统版本的优化和维护。可从以下两方面考虑：①多渠道获取信息。除了短信推送，网络查看之外，高校还可以建立QQ群或者微信公众账号，将报销信息自动推送，方便报销人多渠道获取相关报销信息，同时相关领导也可以在线审批，加快了报销速度。②其他相关信息优化。预约报销系统可以在页面上设计的简洁明了、便于操作，相关必填项目可以表示“*”提醒，一些重要项目，可以在下方备注填写说明，删除一些不必要的填写项目。

（四）合理选择预约方式

教职工在登录预约报销系统之后，可以先选择报销的来源渠道，根据报销项目的类型分类整理原始票据并填写费用报销单，录入相关报销信息。核对报销数据录入无误后，即可进入预约报销模块，即根据同一项目的不同类型采用不同的预约方式。以便财务人员在审核预约报销业务时，不同的报销业务能够分别自动生成相对应的会计凭证，有利于财务人员准确的判断并处理相应的业务。

（五）加强财务人员队伍的建设

随着近些年的税收改革，对会计人员的要求越来越高，要大力培养会计、税收、审计三位合为一体的复合型人才。因此，高校要高度重视会计队伍的培养与建设，不断强化会计人员的业务能力和职业道德，打造一支业务精、能力强、高素质的会计队伍。要拓宽会计人员的专业素养和专业知识，对实操进行培训与指导，逐渐调整会计队伍的结构体系。培养会计人员树立以“始于师生需求、终于师生满意”的服务意识，加强学习的主动性和自觉性，努力成为一名德、能、勤、绩、廉的复合型人才。

■结语

预约报销系统作为一种全新的报销模式，高校推行网上预约报销系统，很好的提升了财务工作效率、服务水平和服务质量，为高校资金的安全性提供了可靠的保证，同时也监督了高校的财务状况，促进提升高校财务管理的工作水平。但高校实行网上预约报销系统既有优势又有弊端，在实际使用过程中还需要不断地优化与完善，从而有效地缓解了高校“报销难”等问题，为学院的持续发展提供良好的支持和保证。