前端控制思想在医院合同档案管理中的运用

余洁

摘 要：将前端控制思想运用于医院合同档案管理中，对合同档案形成、整理、归档等过程进行质量控制，有利于保证合同档案的完整、齐全、规范，确保合同档案质量，提高医院合同档案的利用效率。

关键词：前端控制;合同档案;档案管理

前端控制思想最早是在电子档案管理中提出的，并在其他类型的档案管理中形成了一些成熟的做法，但目前对前端控制思想在医院合同档案管理中运用的探讨和研究较少。医院合同档案是保障医院合法权益的重要依据，合同档案管理质量的好坏直接影响合同档案的利用。笔者认为，将前端控制思想运用于医院合同档案管理，具有重要的意义。

前端控制思想源于电子文件的产生，是档案管理工作者在电子文件生成之初就进行关注和干预，对电子文件从生成到归档的全过程进行规划、监督和控制，提前规定电子文件的归档范围、文件质量和保存条件等标准，使电子文件内容和形式更加规范，保证电子文件的凭证性价值，提高电子档案的质量。医院合同档案的前端控制，就是将控制环节提前到合同形成阶段。档案管理工作者在合同形成时提前介入，对合同档案形成、收集、整理、保管和利用等过程进行全面质量控制，保障合同档案真实有效和齐全完整，确保合同档案质量。

一、医院合同档案实施前端控制的必要性

1.前端控制是保证合同档案质量的有效措施

随着医院业务的不断发展，在医疗、保健、科研、教学等管理工作中会产生越来越多的合同档案。医院合同类别多样，内容繁杂，专业性较强，涉及的部门也较多，比如，科研课题合同由科研部形成、人员聘用合同由人力资源部形成、基建项目合同由后勤管理部形成、卫生耗材及医疗设备购置合同由设备科形成等等。由于各部门合同承办人员的业务水平参差不齐，加上缺少有效的约束机制，合同经办人员往往会根据自己的经验签订合同，合同檔案的质量难以保证。比较常见的问题有：合同条款不全、合同内容有缺漏，比如缺少违约责任、缺少签名、漏盖公章、漏签日期，合同文字不严谨、意思不明确、表达不清晰，合同格式不符合规范要求，审批手续不完善，相关支撑材料缺失等，这些都会直接影响到医院合同档案的质量。为此，有必要关口前移，采取有效的管理措施，确保医院合同档案质量。

2.前端控制是保证合同档案归档齐全的必要手段

医院不少部门对合同档案重要性的认识不足、归档意识和责任心不强，导致合同归档不全的现象时有发生。主要表现在两个方面：一方面是合同签订后，部分承办人员没有及时对合同进行整理和收集，也不会主动将合同移交到医院档案部门归档;还有些承办人员为了方便自己利用，将签订后的所有合同审签文件保留在自己手中。另一方面，档案部门对医院合同签订情况不甚了解，无从知晓医院到底签订了多少合同、是哪些部门负责签订的，而且医院各部门之间缺乏有效的配合和协调，也影响到档案部门对医院合同签订情况的掌握。这些都给医院合同档案的收集带来一定的困难，导致医院合同档案归档不及时、甚至未归档，部分合同原件丢失和损坏，合同档案的完整性和齐全性得不到保证，给医院造成无法挽回的损失。因此，有必要采取前端控制手段，要求承办部门按照管理流程，在合同签订完成后，及时将合同文本及相关材料收集整理，及时归档，才能确保医院合同档案齐全和完整。

3.前端控制是实现合同档案有效利用的重要保障

合同档案的有效利用是合同档案本身价值的体现。笔者在医院档案管理工作中发现，虽然合同档案的利用频率相对较高，但医院合同档案利用效率却比较低。究其原因：一是合同归档不全影响了合同档案的有效利用。由于缺乏完善的管理措施，部分合同没有及时归档，导致在利用者需要借阅合同时，档案部门无法为其提供所需的合同档案，更谈不上有效利用;二是合同档案质量不高影响合同的法律效力。由于没有制定统一的合同管理流程，有的合同没有经过相关部门及领导的审核，归档合同的格式不够规范、合同内容不够完整;有的甚至存在关键要素缺失。这些都极大地影响到医院合同档案的法律效力和利用价值，导致医院的合法权益受到损害。为解决上述问题，在医院合同档案管理中实施前端控制显得尤为重要。

二、医院合同档案前端控制的实施措施

1.制定合同档案管理制度，规范管理流程

完善的管理制度是合同档案规范管理的重要保证。医院通过制定合同档案管理制度和操作流程，明确相关部门的职责、规范合同签订的流程、提出合同归档的质量标准和要求，可以使合同档案管理有序、有章可循。首先，实行合同归口管理，各部门负责对其业务范围内的合同起草、报送审批、签订归档和合同履行;其次，规范合同审批管理流程，按规定的流程进行审批;第三，实行医院合同专用章制度，由院长办公室专人负责用章并履行登记手续;第四，专人负责办理合同归档手续。医院合同签订后，院长办公室应指定专人负责对合同文本及相关支撑材料，及时办理归档手续归档管理。各部门自觉遵守档案规章制度，按流程办事，才能减少工作中的随意性，促进医院合同档案的规范化管理。

2.加大档案宣传力度，提高合同档案管理意识

针对经办人员档案意识薄弱的问题，医院通过加强档案宣传，并通过典型事例，强调合同档案的重要性以及合同归档的必要性，增强经办人员的档案意识和责任意识，使大家对合同档案给予足够的重视，合同档案质量和归档率才能得到提升。

3.重视合同档案业务培训，加强合同归档业务指导

一是档案管理人员要加强业务学习。打铁需要自身硬，档案管理人员要学习合同档案专业知识，熟悉合同签订的流程，只有具备了较高的专业素质和技能，才能更好地完成合同档案管理工作。二是组织对合同承办人员进行档案培训，提高他们的业务水平和工作能力，确保签订的合同符合规范要求。三是档案管理人员加强与业务部门承办人员的沟通，了解合同的签订情况，并对合同承办人员进行合同归档业务指导，督促并协助做好合同的签订、收集、整理及归档工作。

4.加强合同档案全过程质量控制，优化管理模式

优化医院合同档案管理模式，对合同的拟定、审核、签署、履行及归档全过程进行质量控制。具体做法：①合同经办部门负责合同的前期论证，合同起草，组织相关人员与合同对方进行合同谈判，对合同条款及相关资料进行审查，填写《医院合同（协议）审批单》，提交相关部门审核。②财务、审计、监察部门以及法律顾问对合同进行审核，审核部门负责人在审批单上签署意见;承办人员按要求修改，审核通过后，呈院领导审批、签字。③院办安排专人管理合同，合同管理员负责对审核完毕、完成会签的合同进行编号、加盖公章，将合同文本及相关材料进行收集整理，建立合同台账，台账的内容包括合同编号、签订合同的对方单位、合同内容、合同金额、签订日期、经办科室、经办人等基本信息，随后填写《医院合同资料签收单》，将合同副本或复印件分发给相关部门履行，将合同正本及相关材料移交到医院档案部门集中统一管理。通过上述措施，达到对医院合同档案实施前端控制的目的，确保合同档案的准确性和有效性。

三、医院合同档案实施前端控制的管理成效

1.提高了医院合同档案的归档率

医院合同档案管理实行前端控制后，各部门签订合同必须严格遵守合同档案管理制度，按照统一的流程办理合同业务，确定合同专人管理，强调合同管理人员在加盖公章环节对合同文本及相关材料统一收集。有了制度的约束，各部门积极协调合作，使合同档案管理工作有序开展、各环节可控，减少了合同漏归现象，提高了合同档案的归档率。

2.提高了医院合同档案的质量

医院实行合同档案前端控制，加强合同档案全过程质量控制，在医院合同档案管理中起到了至关重要的作用。通过在合同审核、盖章环节进行质量把控，重点审核合同是否符合《合同法》的规定、条款是否合理、内容是否可行，及时纠正合同中的错漏及不规范等问题，避免了合同移交到医院档案部门后发现质量问题再返工的现象，保证了合同的真实性、完整性和有效性，提高了医院合同档案的质量。

3.提高了医院合同档案的利用率

隨着医院合同档案质量和归档率的提升，合同档案的利用率也得到显著提高，能做到合同档案“用时能找到，找到能管用”，较好地满足了合同档案利用者的需求。近年来，在医院执业校验、重点学科申报、课题结题验收和成果鉴定、领导离任审计、其他专项审计、各项检查、设备维护、解决纠纷等管理工作中，医院合同档案发挥了其凭证性的重要作用。

将前端控制思想运用于医院合同档案管理中，采取有效措施，对合同档案的形成、整理、归档等过程进行质量控制，能确保合同档案质量，提高合同档案的利用效率，为医院发展提供强有力的保障。

参考文献

1.卢钰.电子文件管理的前端控制原则.兰台世界，2016（24）.

2.邸燕.医院合同档案管理探析.赤子，2017（14）.

3.郑开.浅谈新时期前端控制思想在医院档案管理中的运用.办公室业务，2017（19）.

（责任编辑：兰卡）