基层档案管理信息化管理途径分析

孙凤芝

【摘  要】随着经济的发展，我国的基层档案管理的发展也有了提高。人类的进步，社会的发展，科技的创新，带动着互联网的发展走向了一个新的高度。在这样的时代背景下，政府部门要不断地与时俱进，推动工作与互联网的紧密结合，实现工作的信息化发展。与此同时，政府部门要不断地总结发展经验，将其运用到本单位的档案管理与信息化的结合过程中，帮助基层单位更好地整理档案，提高工作效率。基层单位在将档案管理与信息化结合的过程中，还要不断地发现里面存在的问题，运用有效且科学的方式进行解决，从而帮助工作更好地得以实现和完成。

【关键词】基层档案管理;信息化管理;途径分析

引言

随着我国经济的快速发展，国家实力的不断增强，中央政府、地方政府、各类企业对科研项目的研发经费投入不断增加，我国现已成为全球第二大研发大国。各类研发项目在立项、审批、设计、实施、试运行以及验收等各阶段产生的文字、图纸、图表、声像、电子文档等各种载体的文件材料，是经过鉴定整理的具有保存和参考利用价值的科研活动真实记录，是各类研发项目的重要组成部分，是重要的科技资源和知识资产，是国家的宝贵财富，也是企业重要的无形资产和软实力的集中体现，所以无论是记载研制（究）过程的档案，还是展示科研成果最终形成的档案，其重要程度是不分彼此、同等重要的。毫无疑问，真实、规范、准确、完整地管理好各类项目研发过程中产生的大量科研项目档案，是项目承研承制单位档案部门的职责和使命。

1.发展趋势

我国比较重视档案管理工作的开展，很多企业和单位在办公室自动化上都下足了功夫，因此，档案信息化和数字化建设也成为了必然。目前，国际上很多国家都开始在档案管理信息化上进行深入的研究，很多档案管理人员会利用先进的网络技术提高档案管理的实效性，很多电子文件和资料被上传到网络空间中，除了一些机密的文件资料，很多档案资料可以供不同国家的不同企业下载利用，档案资料的管理效率提高了很多。未来档案信息化建设要朝着集成化、数字化、安全化的方向发展，电子档案资料要保证其安全性，要重视做好设备的安全保护，做好硬件设备的稳定运行，定期对计算机和扫描仪进行维护和保养，部分保密等级较高的档案资料要严格按照要求进行管理。另外，档案信息化管理要做好数据库的建设，要统一档案资料收集和整理方法，提高档案的利用率。

2.档案信息化发展中的难题

（1）档案管理观念不足。长期以来，人才的管理以及单位的进步都是基层单位发展的主要工作。在这样的工作背景之下，档案管理工作得不到领导的足够重视，处于单位的边缘地带。这样的尴尬局面，在一定程度上对工作人员的工作态度产生影响，使他们无法产生工作的兴趣，忽视档案管理的运行;容易造成档案管理工作无法正常进行，进而导致资料的查找不便，增大工作难度。（2）网络安全问题。在发展的过程中，互联网本身存在的问题不容忽视。首先是病毒困扰。这些网络病毒的出现，使档案管理的具体数据容易遭到破坏，使相关的管理工作无法正常地进行。其次是网络犯罪问题。网络黑客的存在，加上一些不良企图者的小动作，都会使档案库的具体数据受到剽窃和破坏的威胁，对基层单位的数据安全造成破坏，影响工作的整体运行。（3）复合型人才短缺。基层单位档案信息化的实现，还需要复合型人才的加入。复合型人才的出现，一方面能帮助工作人员快速了解档案信息化的基本方针政策，推动档案信息化的实现;另一方面，他们拥有一定的互联网操作能力，能够帮助单位更好地建立相关的数据内容，推动数据信息库的建设。但是，在真正的基层单位里面，相关的复合型人才是相对缺失的，这就在一定程度上影响了基层单位档案信息化的建设。（4）筹集资金难。档案信息的数字化、网络化及其管理服务的现代化，是当前档案事业发展的方向。档案工作要赶上时代的步伐，就必须不断更新设备和技术。同时，新设备、新技术又需要更高标准来维护和保养，这些都需要大量经费来保障。加快档案信息化建设，资金是制约其步伐的瓶颈。根据先行单位的报道，仅档案数字化的资金投入就达20-30万元，这样大的资金投入对于一般基层单位档案部门是较难做到的。再加上电子产品更新速度快，生命周期短，后续维修、更换、升级费用就更加可想而知。

3.档案信息化建设的有效对策

3.1加强对档案管理的重视

基层单位要重视档案的信息化建设工作，要重视先进技术的应用，档案管理工作要与时俱进，体现时代发展的特点，档案管理人员要重视档案管理的重要作用。想要提高檔案管理信息化的建设水平，首先要从观念上进行调整和改变，要认识到档案管理运用数字化技术或信息化技术的优势和重要性，要认识到信息化技术的应用使时代发展的必然结果，尤其计算机网络的大面积普及，办公倾向于自动化和智能化，档案管理工作也要抄着智能化、数字化的方向发展。

3.2加大投入加强档案信息化基础设施建设

基层档案管理部门要加大资金投入，做好档案信息化基础设施建设，购置所需的计算机、复印机、扫描仪等设备，做好硬件与软件的开发与应用，加大资金投入建设档案室，保证档案资料室的温度、湿度控制在一定范围内，为档案资料的存储提供良好的环境。档案资料不仅仅包括纸质档案，还有电子文件和资料，要做好纸质档案的保存，避免其受腐蚀和损坏，电子资料的存储也至关重要，充分利用计算机、硬盘、U盘等介质做好存储和备份，避免档案资料的丢失和被盗窃、篡改等。基层部门要拓宽思路，加强资金筹集，建立档案信息化建设专项资金，确保足够的资金运用到档案管理中。

3.3规范基层档案管理信息化建设

为了提高档案管理的实效性，基层单位或档案管理要制定严格的信息化啊发展战略和方案，严格按照方案进行，结合实际档案管理工作标准，提高档案的信息化啊和集成化质量。要做好档案资料数据库的建立，将一些数据和信息定期录入电子设备，转化为电子文件资料，做好文档、音频、视频等资料的保存，执行档案信息化工作标准，切实提高档案管理的效率。

3.4保障档案管理信息化安全

很多档案资料是具有较高保密性质的，很多档案资料不能随便外借，电子档案的安全管理尤其重要，要避免黑客或不法分子侵入计算机窃取各类资料，也要避免病毒对计算机设备的侵害。因此，要完善网络安全体系，加强病毒和黑客的拦截，设置等级较高的秘钥，用户必须使用账号密码才可以登录相应的数据库，做好档案资料的安全保护，避免机密资料泄露。

4.结语

基层单位，作为国家单位中最为基础的存在，它的发展与创新在一定程度上推动着国家的创新与发展。因此，在对其档案管理工作进行信息化结合的过程中，要重视档案的存在以及创新发展的必要性。为推动与信息化的结合发展，提供相应的制度保障和激励政策，培养和鼓励相关专业人才，进而实现基层单位档案管理工作与信息化的结合，推动单位整体的运行与发展。

参考文献

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