高职院校会计档案信息化管理思路探析

董静

摘 要：随着科学技术的快速发展，我国各行各业都不断走信息化道路。在高职院校中，档案信息化发展的越来越快，内容也由以往的单调变得丰富，顺理成章，校园档案管理工作变得尤为重要。高职院校档案管理部门应追随这一浪潮，充分利用各类资源，将人才信息资源的价值发挥到最大程度。此外，高职院校对档案信息化建设仍在不断完善，促进档案信息化的进程，使得高职院校的会计档案在社会发展的整个进程中发挥其应有的作用。

关键词：信息化管理 会计档案 思路

引言：随着信息化的快速发展，近年来高职院校会计档案的管理工作也迅速发展。它是一种新型的载体，档案管理的相关人员对这种形式并没有充分认识及理解，甚至是一片空白，因而人们的重视程度并不高。同样的，我们现实中面临的各种档案状况是：文件形成过程不完善、文件的管理工作不到位、管理形式繁多、没有完整的法律、法规配套，由此可鉴，档案管理工作仍存在很多问题。高职院校会计档案信息化是现代化档案管理的一种便捷方式，因而，学校管理层十分注重档案信息化管理，并对高职会计档案管理的方法进行深入探究。但是，目前世界上高职院校会计档案管理工作仍处于发展阶段，没有成熟的技术手段。我们可以充分利用现有的科学技术和管理制度，对高职院校会计档案管理工作进行改善，将相应的档案进行完善保存，保存历史。

一、实现高职院校会计档案信息化管理的重要性

简而言之，高职院校会计方案信息化管理是高职院校会计档案自身发展的一种信息化建设，它主要通过对高职院校会计在工作过程中产生的各种信息进行储存、加工，进而检索对电子计算机进行高效利用，其主要服务内容是为高职会计档案提供一切所需。会计档案信息化管理与以往档案管理工作的区别是：高效率、误差小、采用先进的技术手段进行管理，提高准确率。在进行社会记录时，多媒体等先进仪器已代替以往进度缓慢的手写纸质方式，这使得传统的高职会计档案工作受到一定的冲击。在科学技术高速发展的今天，需要一种新的高职会计档案管理制度相对应，传统的高职会计档案管理模式已与现实社会脱节，更甚之，一些高职会计档案出现丢失、失控等现象。而实行高职院校会计档案信息化管理可以很好地避免这种现象，将现实工作理论与科学技术进行有机结合，实现真正的资源共享、管理有序、内容丰富等要求。

二、高职院校会计档案信息化管理思路

1.完善信息化建设的规章制度，对相关法律予以确立

建立档案管理部门规章制度不仅能够确保档案信息化的进程，也有助于发挥档案信息化的重要作用。为了保证档案信息化的顺利进行，高职院校会计档案管理部门需要制定合理的档案信息化运行方式、明确档案信息化建设的重要性、目的性地指导高职院校会计档案管理工作的维护，使会计档案信息化管理呈现出标准化与合格化。一般而言，档案信息化建设制度主要包括五大制度：保密制度、安全使用制度、调查运用制度、合理操作制度和工作人员岗位责任制度。通过对不同的规章制度进行完善，树立档案的权威性。

2.加强对高职院校会计档案信息化的安全管理

会计信息系统安全是会计信息安全的关键点。因而，高职院校应对学生加强会计信息系统的安全防范意识，提高学生的警惕性，让学生拥有一个安全的会计信息环境。主要安全保护方式有：①提高电脑配置、使网络操作系统及财务软件系统正版化、硬件专门化，对相关数据进行安全保护，防止出现数据丢失等问题，对系统及时升级，降低系统出现死机概率；②机房管理人员要进行专人化，全面安装摄像头等先进监控仪器，完善机房安全设施，防止发生事故发生。③对效力器做到专人定期修护，对出现的问题及时处理，并予以记载。④对系统设备做到实时监控、安装安全有效的杀毒软件、建立独立的防火墙，形成从外部网到校园网的两道防线，对一些不必要的端口进行隐藏、关闭，防止黑客盗取数据信息；⑤适当地运用通讯加密技术，对一些重要数据进行多层加密，防止被不法人员拦截；⑥对一些重要信息利用先进技术进行多重备份处理。

3.遵循高职院校会计档案信息化管理制度

会计信息化，顾名思义，它是将会计行业与计算机网络系统进行有机结合，利用先进的技术改善传统的会计业务处理方式。为了创建良好的会计业务环境，需从以下几方面进行改善：①建立、健全会计岗位。主要设置有以下岗位：会计主管、系统技术员、数据录取员、出纳、复核、会计信息数据分析与处理、会计档案处理。②会计档案信息化工作人员必须严格按照“责任到人”的原则开展工作，合理分配系统权限。对于系统操作处理职务、数据处理、审核、维护职务、数据录取职务等不相容的职务应分离工作。不同职务的管理人员间应存在相互制约，需要实施多重权限的交叉配备。如会计主管与系统处理员的相互制约，需要所有工作人员共同操作。对于这些重要事项都要进行合理分配。③坚持日志存档留底与权限分配原则。不同岗位的操作人员在开展自身工作时，都会形成系统日志，这些日志中涵盖了用户的身份及工作类型、主要参数等信息。此外，相关人员还应对日志文件定期下载，以便进行审计。

4.加大对档案管理的资金投入，提高档案业务的软硬设备的质量

电脑是高职院校会计档案业务运行的主要工作用具。因而，档案业务需要高质量的电脑等仪器设备，但是这是一项投入大、见效迟的工作，学校不能急于求成。此外，学校应注重对档案业务的支持，提供一切业务服务，对实现档案信息化管理给予最低保证。教育部门也不例外，需要大力高职院校会计档案信息化管理工作，加大对会计档案业务的资金投入，使高校在建设会计档案信息化的进程中能够有可靠资金保障。另外，高校要凭借自身能力进行资金筹集，提升档案业务的软硬设备档次，加大会计档案信息化的投入力度。档案管理部门也应增加自身的合理收入，将其它部门的支持与自身的积累相互结合，发挥高职院校的数据资源信息管理能力。

5.注重人才资源的培养，加强人才素质能力

高职院校会计档案管理部门始终以学生为主体，注重对档案管理人员的素质能力培养，提高管理人员的计算机操作技术的熟练度，让管理人员充分掌握档案管理方面的相关知识，对以下计算机操作能力都要熟练：档案数据信息的录入及保存、数据库的正确使用、校园网络的安全连接、图像处理等。此外，学校还会定期引进高素质人才，不仅具备操作档案业务的能力，又有高效的计算机操作能力。同时，学校应对档案管理人员进行档案管理培训，一方面，通过知识讲解加强对档案业务的理解，另一方面，通过实践能力培养等方式加强管理人员操作能力，使档案数据信息更加完整，拓展档案业务的视野，提升档案管理人员的业务水平。

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